会展设施管理制度

会展设施管理制度一、总则1.目的为加强公司会展设施的管理，确保会展设施的正常使用，提高设施的利用率，保障会展活动的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有会展设施的管理，包括但不限于展览场地、展示设备、音响灯光系统、会议桌椅等。3.职责分工行政部门负责会展设施的整体规划、采购、验收、登记、调配和报废处理。定期对会展设施进行维护、保养和检查，确保设施处于良好运行状态。制定会展设施的使用规范和操作流程，并监督执行。使用部门根据实际需求提前向行政部门申请使用会展设施，并按照规定的时间和方式使用。负责本部门所使用会展设施的日常清洁和简单维护，发现问题及时报告行政部门。配合行政部门做好会展设施的盘点和清查工作。财务部门负责审核会展设施采购、维修等费用的报销，确保费用支出合理合规。协助行政部门做好会展设施的成本核算和预算控制工作。二、设施采购与验收1.采购计划各部门根据会展业务需求，提前[X]个月向行政部门提交会展设施采购申请，详细说明采购设施的名称、规格、数量、用途等。行政部门结合公司实际情况和预算安排，对采购申请进行汇总和审核，制定年度会展设施采购计划。2.采购实施行政部门按照采购计划，通过招标、询价、谈判等方式选择合格的供应商进行采购。在采购过程中，要严格按照公司采购流程，签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购的设施符合质量要求和使用需求。3.验收标准会展设施到货后，行政部门会同使用部门按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括设施的规格、型号、数量、外观质量、性能指标等，确保设施无损坏、无缺陷，能够正常使用。对于大型或重要的会展设施，可邀请专业技术人员或第三方检测机构进行验收。4.验收记录验收合格后，验收人员应填写《会展设施验收单》，详细记录验收情况，包括设施名称、规格、数量、供应商、验收结果等，并由验收人员签字确认。《会展设施验收单》一式三份，行政部门、使用部门和财务部门各留存一份，作为设施入账、使用和报销的依据。三、设施登记与调配1.登记管理行政部门对验收合格的会展设施进行详细登记，建立《会展设施台账》，记录设施的名称、规格、型号、购置时间、购置价格、使用部门、存放地点等信息。《会展设施台账》应定期更新，确保账物相符。2.调配原则根据会展活动的实际需求和设施的使用情况，行政部门负责会展设施的统一调配。调配设施时，应优先考虑内部调配，提高设施的利用率，降低使用成本。在调配设施过程中，要确保设施的安全运输和完好无损，避免因调配不当造成设施损坏。3.调配流程使用部门如需调配会展设施，应提前向行政部门提交《会展设施调配申请表》，说明调配原因、设施名称、规格、数量、预计使用时间等。行政部门审核《会展设施调配申请表》，根据设施库存情况和其他部门的使用需求进行调配，并及时通知相关部门办理设施交接手续。设施交接时，双方应在《会展设施交接清单》上签字确认，明确设施的数量、状态等信息。四、设施使用与维护1.使用规范使用部门应按照会展设施的使用说明书和操作流程正确使用设施，严禁违规操作。在使用会展设施过程中，要注意爱护设施，保持设施的清洁和完好，不得随意拆卸、改装或损坏设施。使用完毕后，应及时关闭设施电源，清理场地，将设施归还原位。2.日常维护使用部门负责本部门所使用会展设施的日常清洁和简单维护，如擦拭灰尘、清洁屏幕、检查设备连接等。行政部门定期组织对会展设施进行全面维护和保养，包括设备的调试、润滑、紧固、更换易损件等，确保设施性能良好。对于专业性较强的会展设施，行政部门应联系专业维修人员进行定期维护和保养。3.故障维修会展设施出现故障时，使用部门应及时报告行政部门。行政部门接到报告后，应立即组织维修人员进行检查和维修，确保设施尽快恢复正常使用。对于因使用不当或人为原因造成的设施损坏，使用部门应承担相应的维修费用。维修人员应详细记录设施故障情况、维修过程和维修结果，填写《会展设施维修记录单》，并由维修人员和使用部门负责人签字确认。五、设施盘点与清查1.盘点计划行政部门每年定期组织会展设施盘点工作，制定详细的盘点计划，明确盘点时间、范围、人员分工等。盘点计划应提前通知各使用部门，要求其做好准备工作。2.盘点方法盘点采用实地盘点的方法，对会展设施的数量、状态、存放地点等进行逐一核对。盘点过程中，要认真填写《会展设施盘点表》，记录设施的实际情况与台账记录的差异。3.清查结果处理盘点结束后，行政部门对盘点结果进行汇总和分析，编制《会展设施盘点报告》。对于账实不符的情况，要查明原因，属于正常损耗的，按照规定进行账务处理；属于人为原因造成的，要追究相关人员的责任，并及时调整台账记录。根据盘点结果，对会展设施的管理情况进行评估，总结经验教训，提出改进措施，不断完善会展设施管理制度。六、设施报废与处置1.报废条件会展设施符合下列条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且技术性能落后，无法满足会展业务需求的。因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复或修复成本过高的。因技术进步等原因，被新型设备替代，且无使用价值的。2.报废申请使用部门或行政部门发现会展设施符合报废条件时，应填写《会展设施报废申请表》，详细说明设施名称、规格、型号、购置时间、报废原因等，并提交相关证明材料。《会展设施报废申请表》经使用部门负责人、行政部门审核和公司领导批准后，方可进行报废处理。3.报废处置经批准报废的会展设施，行政部门应按照公司资产处置规定进行处置，可采用出售、捐赠、报废拆解等方式。在报废处置过程中，要做好相关记录，确保资产处置合法合规。报废处置收入应及时上缴公司财务部门，统一核算管理。七、安全管理1.安全责任行政部门负责制定会展设施安全管理制度，明确各部门和人员的安全责任。使用部门应严格遵守安全管理制度，加强对本部门所使用会展设施的安全管理，确保设施使用安全。2.安全检查行政部门定期组织对会展设施进行安全检查，重点检查设施的电气系统、消防设施、安全防护装置等是否完好有效。使用部门在每次使用会展设施前，应对设施进行安全自查，发现安全隐患及时报告并整改。3.安全教育行政部门定期组织会展设施使用人员进行安全教育培训