会客人员管理制度

会客人员管理制度一、总则1.目的为规范公司会客管理，维护公司正常办公秩序，保障公司信息安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工以及所有来访的外部人员。3.基本原则（1）礼貌热情原则：对待来访人员应热情、礼貌，展现公司良好形象。（2）安全有序原则：确保会客过程安全，不影响公司正常工作秩序，来访人员有序进出公司。（3）信息保密原则：严格保护公司机密信息，防止泄露。二、会客预约1.预约主体（1）外部人员来访，需提前与公司相关对接人员进行预约。（2）公司员工因工作需要安排外部人员来访的，也应提前办理预约手续。2.预约方式（1）可通过电话、邮件、即时通讯工具等方式进行预约。预约时应明确来访人员姓名、单位、人数、来访时间、来访事由等信息。（2）填写《会客预约登记表》，详细记录预约信息，并由对接人员签字确认。3.预约时间（1）一般应提前[X]个工作日进行预约，特殊紧急情况除外。（2）预约成功后，如因特殊原因需要变更来访时间或取消预约的，应至少提前[X]小时通知对接人员。三、会客流程1.来访登记（1）来访人员到达公司后，应先在公司前台进行来访登记。登记内容包括姓名、单位、来访时间、来访事由、被访人姓名等。（2）前台工作人员应核对来访人员身份信息，并与预约信息进行比对，确认无误后发放临时访客卡。2.引导接待（1）前台工作人员根据预约信息，及时通知被访人。被访人应在接到通知后尽快到达前台迎接来访人员。（2）被访人引导来访人员前往会客地点。在引导过程中，应注意保持礼貌和秩序，避免影响其他人员办公。3.会客交流（1）在会客过程中，双方应围绕来访事由进行交流沟通，确保信息准确、有效。（2）被访人应负责向来访人员介绍公司相关规定和注意事项，提醒来访人员遵守公司规章制度。（3）如需使用公司会议室等公共资源，应提前向行政部门申请，并按照规定使用。4.结束送别（1）会客结束后，被访人应将来访人员送至公司前台。（2）前台工作人员收回临时访客卡，并做好来访记录。来访人员离开公司时，应进行必要的安全检查。四、会客区域管理1.办公区域会客（1）原则上不允许在员工个人办公区域进行长时间会客，如有特殊情况需要在办公区域会客的，应尽量选择相对独立、安静的空间，避免影响其他员工工作。（2）在办公区域会客时，应保持环境整洁，不得随意摆放杂物，不得大声喧哗。2.会议室会客（1）使用会议室会客的，应提前预约，并按照规定使用会议室设施设备。（2）使用完毕后，应及时清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭电器设备，保持会议室整洁卫生。3.接待室会客（1）接待室用于接待重要客户、合作伙伴等来访人员。接待室应保持良好的环境和设施设备，配备必要的茶水、饮料等。（2）接待人员应热情接待来访人员，提供优质的服务，展现公司良好形象。五、特殊情况处理1.未预约来访（1）对于未预约来访的人员，前台工作人员应先询问来访事由和被访人信息。（2）如情况紧急且确实需要会见公司员工的，应及时联系被访人，经被访人同意后，安排临时会见，并做好登记和引导工作。（3）如被访人不在或不方便会见的，应委婉拒绝来访人员，并说明原因，建议其提前预约后再来访。2.重要来访接待（1）对于重要客户、合作伙伴等重要来访人员的接待，应成立专门的接待小组，制定详细的接待方案。（2）接待小组应提前做好各项准备工作，包括场地布置、资料准备、人员安排等，确保接待工作顺利进行。（3）接待过程中，应严格按照接待方案执行，注重细节，展现公司的专业形象和诚意。3.安全突发事件（1）在会客过程中，如发生安全突发事件，如火灾、地震等，接待人员应保持冷静，立即组织来访人员疏散至安全区域。（2）及时通知公司安全管理部门和相关领导，按照应急预案进行处理。（3）确保来访人员的人身安全，配合相关部门做好后续处理工作。六、信息保密1.保密责任（1）公司员工在会客过程中，应严格遵守公司信息保密制度，不得向来访人员泄露公司机密信息。（2）对于涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等重要信息的交流，应采取必要的保密措施，如签订保密协议、限制交流范围等。2.保密措施（1）在会客区域，不得随意放置涉及公司机密的文件、资料等。如需使用，应妥善保管，使用完毕后及时收回。（2）禁止在非保密的通讯工具上谈论公司机密信息。如需交流机密信息，应使用公司内部加密通讯工具或采取其他保密措施。（3）来访人员如需了解公司相关信息，应按照公司规定的程序和范围进行提供，不得擅自扩大提供范围。七、监督与考核1.监督检查（1）公司行政部门负责对会客人员管理制度的执行情况进行定期监督检查。（2）监督检查内容包括会客预约情况、来访登记情况、会客区域管理情况、信息保密情况等。（3）对于发现的问题，应及时督促相关责任人进行整改，并记录在案。2.考核评价（1）将会客人员管理制度的执行情况纳入员工绩效考核体系。（2）对于严格遵守制度、表现优秀的员工，给予适当的奖励；对于违反制度的员工，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。（3）对于因违反会客人员管理制度给公司造成损失的，公司将依法追究相关责任人的责任。