会场预定管理制度

会场预定管理制度一、总则1.目的为规范公司会场预定管理，合理安排会议场地，提高会议效率，确保公司各类会议及活动的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及下属子公司在公司总部或其他指定地点进行会议、培训、活动等的会场预定管理。3.基本原则公平公正原则：所有部门和人员在会场预定方面享有平等的权利和机会，按照规定的流程和标准进行申请和安排。合理安排原则：根据会议或活动的规模、性质、时间等因素，合理调配会场资源，确保资源的高效利用。提前规划原则：鼓励提前预定会场，以便有足够的时间进行场地准备、设备调试等相关工作，避免因临时预定导致的资源紧张或安排不合理。二、会场分类及设施1.会场分类大型会议室：可容纳[X]人以上，适用于公司年度会议、大型培训、重要客户接待等活动。中型会议室：可容纳[X][X]人，常用于部门会议、中型培训、项目讨论等。小型会议室：可容纳[X][X]人，主要用于小组会议、一对一沟通、小型头脑风暴等。特殊功能会议室：如视频会议室、董事会会议室等，具备特定的设备和功能，满足公司特定会议需求。2.会场设施基本设施：各会场均配备桌椅、投影仪、音响设备、白板、书写笔等基本会议设备。特殊设施：大型会议室和特殊功能会议室根据需要配备高清视频会议系统、同声传译设备、远程会议接入设备等；部分会议室还配备了无线网络、空调、灯光控制系统等设施，以满足不同会议的需求。三、预定流程1.申请填写申请表：各部门如需预定会场，需提前填写《会场预定申请表》，详细说明会议或活动的名称、时间、预计时长、参与人数、会议内容、特殊要求等信息。提交申请：申请表经部门负责人签字确认后，提前[X]个工作日提交至行政部。如遇紧急会议或活动，需在申请表上注明“紧急”字样，并尽可能提前通知行政部。2.审核行政部初审：行政部收到申请表后，对申请信息进行初步审核，包括会议时间是否冲突、场地是否可用、申请信息是否完整等。如初审通过，将申请表提交至相关领导进行审批。领导审批：行政部根据会议或活动的重要性、涉及范围等因素，将申请表提交给相应级别的领导进行审批。审批通过后，申请表返回行政部进行后续安排。3.预定确认场地安排：行政部根据审批结果，按照“先申请先安排”的原则，为申请部门预定合适的会场，并与申请部门沟通确认场地信息，包括会场名称、地址、时间、设备要求等。发送确认通知：行政部在预定成功后，及时向申请部门发送《会场预定确认通知》，告知预定结果及相关注意事项。确认通知应包括会议时间、地点、设备清单、联系人及联系方式等内容。4.变更与取消变更申请：如因特殊原因需要变更会议时间、地点、参与人数等信息，申请部门需提前[X]个工作日填写《会场预定变更申请表》，说明变更原因及具体变更内容，经部门负责人签字确认后提交至行政部。变更审核与确认：行政部收到变更申请表后，按照预定流程进行审核，如涉及场地调整或其他资源变动，需重新提交领导审批。审批通过后，行政部及时与申请部门沟通变更结果，并发送变更确认通知。取消申请：如会议或活动取消，申请部门需提前[X]个工作日填写《会场预定取消申请表》，说明取消原因，经部门负责人签字确认后提交至行政部。行政部审核后，及时取消预定，并将取消结果通知申请部门。四、使用规范1.会场布置申请部门负责：申请部门应根据会议或活动的主题、内容和形式，提前与行政部沟通会场布置方案，并在行政部的指导下进行布置。布置应简洁、大方、得体，符合公司形象和会议要求。不得擅自改动：未经行政部同意，申请部门不得擅自对会场的设施设备进行拆卸、移动、更换或损坏。如需对会场进行特殊布置或使用额外的设备，需提前向行政部提出申请，并承担相应的费用。2.设备使用遵循操作规范：使用会场设备时，应严格按照设备的操作规范进行操作，避免因操作不当导致设备损坏。如遇设备故障或问题，应及时通知行政部安排维修人员进行处理。爱护设备：参会人员应爱护会场设备，不得随意涂抹、刻画、损坏设备。如因个人原因造成设备损坏，需照价赔偿。3.环境卫生保持整洁：会议或活动结束后，申请部门应组织参会人员清理会场，保持会场整洁卫生。将垃圾清理至指定地点，不得随意丢弃。检查设施：清理会场时，应检查会场设施设备是否完好，如有损坏或丢失，应及时向行政部报告并说明情况。五、费用管理1.费用标准场地租赁费用：根据会场类型、使用时间等因素制定不同的场地租赁费用标准，具体标准见附件《会场租赁费用标准表》。设备使用费用：如需使用额外的设备，如投影仪、音响设备、同声传译设备等，按照公司规定的收费标准收取设备使用费用。其他费用：如因会议或活动需要提供餐饮、茶歇、文具等服务，费用按照实际发生额由申请部门承担。2.费用结算定期结算：行政部每月定期统计各部门的会场使用情况及费用明细，并制作《会场费用结算清单》发送至各部门核对。各部门应在收到结算清单后的[X]个工作日内进行核对确认，并签字反馈给行政部。费用支付：经核对无误后，行政部根据公司财务制度办理费用支付手续。费用支付方式为[具体支付方式]，支付周期为[X]个工作日。如遇特殊情况需要调整支付周期，需提前与财务部门沟通协调。六、监督与考核1.监督机制行政部监督：行政部负责对会场预定及使用情况进行日常监督，定期检查会场设施设备的维护情况、环境卫生状况等，确保会场的正常使用和良好环境。内部审计监督：公司内部审计部门定期对会场预定及费用管理情况进行审计，检查预定流程是否规范、费用支出是否合理、报销凭证是否合规等，发现问题及时督促整改。2.考核办法纳入部门考核：将各部门的会场预定及使用情况纳入部门绩效考核体系，对严格遵守制度、合理使用会场资源、积极配合行政部工作的部门给予适当加分；对违反制度、造成资源浪费或不良影响的部门进行扣分处理。个人考核关联：对于因个人原因导致会场设备损坏、环境卫生不达标等问题的个人，将根据情节轻重给予相应的批评教育、绩效扣分或经济处罚，