会务前台管理制度VIP

会务前台管理制度一、总则（一）目的为规范会务前台工作流程，提高会务服务质量和效率，树立公司良好形象，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司会务前台工作人员。（三）基本原则1.热情周到原则：以热情、礼貌的态度接待每一位来访人员，提供优质、高效的服务。2.准确及时原则：准确传达信息，及时处理各项事务，确保会务工作的顺利进行。3.保密原则：严格遵守公司保密制度，妥善保管各类文件和信息，不得泄露公司机密。二、岗位职责（一）接待工作1.负责公司前台的日常接待工作，包括来访人员的登记、引导、茶水服务等。2.热情、礼貌地迎接每一位来访人员，主动询问来访事由，并及时通知相关人员。3.对来访人员进行有效甄别，阻止无关人员进入公司办公区域。（二）电话接听1.负责接听公司前台电话，及时转接相关部门或人员。2.礼貌、清晰地应答每一个电话，记录重要信息，并及时传达给相关人员。3.定期清理电话留言，确保重要信息不被遗漏。（三）会务安排1.根据会议需求，提前做好会议室的预订、布置工作，包括桌椅摆放、设备调试等。2.准备会议所需的文件、资料、文具等物品，并确保数量充足、质量完好。3.在会议期间，负责会议的服务工作，如茶水供应、会议记录等。（四）文件管理1.负责公司文件、资料的收发、登记、归档工作，确保文件流转的准确性和及时性。2.定期对文件进行整理、分类，建立电子和纸质档案，便于查询和使用。3.严格遵守文件保密制度，防止文件丢失、损坏或泄露。（五）办公用品管理1.负责公司办公用品的采购、库存管理和发放工作，确保办公用品的正常供应。2.定期盘点办公用品库存，根据实际使用情况及时补充，避免浪费。3.制定办公用品使用规范，引导员工合理使用办公用品。（六）信息传达1.及时传达公司内部的各类通知、公告等信息，确保员工能够及时了解公司动态。2.协助上级领导传达重要指示和工作安排，确保信息传达的准确性和及时性。三、工作流程（一）接待流程1.来访人员到达前台时，前台工作人员应主动起身，微笑迎接，并礼貌询问来访事由。2.对于预约来访人员，确认预约信息后，引导其前往相应会议室或办公室，并通知相关人员。3.对于未预约来访人员，先请其稍作等待，然后通过电话或其他方式联系相关人员，确认是否接待。如同意接待，引导其进行登记，并安排座位等待；如不同意接待，应委婉说明原因，并请来访人员留下联系方式，以便后续联系。4.来访人员离开时，前台工作人员应起身相送，并表示感谢。（二）电话接听流程1.电话铃响三声内，前台工作人员应迅速接听电话，并礼貌问候：“您好，[公司名称]前台。”2.询问对方来电事由，并准确记录相关信息，如姓名、单位、联系方式、来电事项等。3.根据来电内容，及时转接相关部门或人员。如遇相关人员不在，应礼貌告知对方，并询问是否需要留言。4.对于需要留言的电话，应详细记录留言内容，并重复确认，确保准确无误。留言记录应包括留言人姓名、单位、联系方式、留言事项、留言时间等信息。5.及时将留言信息传达给相关人员，并跟进处理结果。（三）会务安排流程1.接到会议通知后，前台工作人员应与会议组织者沟通会议的基本信息，包括会议时间、地点、参会人员、会议主题、会议议程等。2.根据会议需求，预订合适的会议室，并提前与会议室管理人员协调，确保会议室的设备设施正常运行。3.根据会议主题和参会人员名单，准备会议所需的文件、资料、文具等物品。文件资料应确保内容准确、完整，文具应数量充足、质量完好。4.在会议开始前[X]分钟，对会议室进行最后一次检查，确保桌椅摆放整齐、设备设施正常、茶水供应充足等。5.会议期间，前台工作人员应负责会议的服务工作，如茶水供应、会议记录等。茶水供应应及时、适量，会议记录应准确、完整，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等。6.会议结束后，及时清理会议室，整理会议文件和资料，关闭设备设施电源，恢复会议室原状。（四）文件管理流程1.文件收发收到外来文件时，前台工作人员应认真核对文件的数量、内容和完整性，并进行登记。登记内容包括文件名称、文号、发文单位、收文日期、份数等信息。将登记后的文件及时转交给相关部门或人员，并办理签收手续。签收手续应包括签收人姓名、签收日期等信息。发出公司文件时，前台工作人员应按照文件审批流程，确保文件已经过相关领导审批签字。然后，根据文件的发送对象，选择合适的发送方式，如邮寄、专人送达等，并进行登记。登记内容包括文件名称、文号、发文单位、发文日期、发送对象、发送方式等信息。2.文件归档定期对公司文件进行整理、分类，按照文件的类别、年份、月份等进行编号，建立电子和纸质档案。将整理好的文件放入相应的档案盒或文件夹中，并在档案盒或文件夹上标注文件类别、年份、月份等信息，便于查询和使用。定期对档案进行备份，确保档案的安全性和完整性。（五）办公用品管理流程1.办公用品采购根据公司办公用品的使用情况和库存数量，定期制定办公用品采购计划。采购计划应包括办公用品的名称、规格、型号、数量、预算等信息。按照采购计划，选择合适的供应商进行采购。在采购过程中，应与供应商进行充分沟通，确保所采购的办公用品符合公司要求，价格合理，质量可靠。对采购回来的办公用品进行验收，核对办公用品的数量、规格、型号、质量等信息是否与采购合同一致。如发现问题，应及时与供应商联系，协商解决。2.办公用品库存管理设立专门的办公用品仓库，对采购回来的办公用品进行分类存放。仓库应保持整洁、干燥、通风良好，确保办公用品不受潮、不受损。建立办公用品库存台账，详细记录办公用品的入库、出库、库存数量等信息。库存台账应定期进行核对，确保账实相符。定期对办公用品库存进行盘点，盘点结果应与库存台账进行核对。如发现盘盈或盘亏情况，应及时查明原因，并进行相应的处理。3.办公用品发放员工因工作需要领取办公用品时，应填写办公用品领用申请表，注明领用办公用品的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。前台工作人员根据办公用品领用申请表，核实员工的领用情况，并按照规定的标准发放办公用品。发放后，应在办公用品领用申请表上签字确认，并更新办公用品库存台账。对于一些贵重或限量使用的办公用品，应实行专人专用制度，严格控制领用数量和使用范围。（六）信息传达流程1.公司内部通知、公告等信息发布后，前台工作人员应及时将其整理成书面文件或电子文档，并进行编号登记。2.根据信息的重要程度和受众范围，选择合适的传达方式，如张贴公告、内部邮件、微信群通知等。3.在传达信息时，应确保信息的准确性和完整性，同时提醒员工关注相关信息，并按照要求及时反馈。4.对于重要信息，应跟进员工的反馈情况，确保信息得到有效传达和执行。四、服务规范（一）仪容仪表1.前台工作人员应保持良好的个人形象，着装整洁、得体，符合公司职业形象要求。2.头发应梳理整齐，不得留怪异发型；面部应保持清洁，化淡妆，不得浓妆艳抹；指甲应修剪整齐，不得涂有色指甲油。3.佩戴工作牌，工作牌应佩戴在胸前显眼位置，便于来访人员识别。（二）言行举止1.前台工作人员应保持热情、礼貌的服务态度，说话语气亲切、温和，不得使用生硬、冷漠的语言。2.接待来访人员时，应主动微笑、点头示意，并使用礼貌用语，如“您好”、“请坐”、“请问有什么可以帮您”、“谢谢”、“再见”等。3.站立姿势应端正，不得弯腰驼背、东倒西歪；坐姿应端正，不得跷二郎腿、抖腿；行走姿势应轻盈、稳健，不得奔跑、跳跃。4.不得在前台区域大声喧哗、嬉笑打闹，不得做与工作无关的事情。（三）服务态度1.始终以客户为中心，全心全意为来访人员提供优质、高效的服务。2.耐心倾听来访人员的需求和问题，认真解答，不得推诿、敷衍。3.对于来访人员的投诉和建议，应虚心接受，并及时反馈给相关部门或人员，跟进处理结果，确保来访人员满意。五、培训与考核（一）培训1.新员工入职时，应接受公司组织的会务前台岗位培训，培训内容包括公司基本情况、会务前台岗位职责、工作流程、服务规范等。2.定期组织会务前台工作人员参加业务培训，培训内容包括沟通技巧、服务礼仪、办公软件操作等，不断提升工作人员的业务水平和综合素质。3.根据公司业务发展和工作需要，适时安排工作人员参加外部培训或学习交流活动，拓宽视野，学习先进的管理经验和服务理念。（二）考核1.建立会务前台工作人员考核制度，定期对工作人员的工作表现进行考核