会务场地管理制度

会务场地管理制度一、总则（一）目的为规范公司会务场地的使用与管理，确保会务活动的顺利进行，提高场地使用效率，保障场地设施的正常运行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有会务场地的使用、维护及相关管理活动。（三）基本原则1.统一管理原则：会务场地由公司行政部门统一规划、调配和管理。2.合理使用原则：各部门应根据实际需求，合理申请使用会务场地，避免资源浪费。3.安全第一原则：确保会务场地及相关设施的安全使用，保障人员生命财产安全。4.维护保养原则：定期对会务场地及设施进行维护保养，使其处于良好运行状态。二、会务场地分类及设施配备（一）会议室分类1.大型会议室：可容纳[X]人以上，配备投影仪、音响系统、麦克风、电子白板等设备，适用于公司全体会议、大型培训、重要客户接待等活动。2.中型会议室：可容纳[X][X]人，配备投影仪、音响、麦克风等基本设备，常用于部门会议、小型培训、项目讨论等。3.小型会议室：可容纳[X][X]人，配备简单的会议桌椅，满足日常小型会议、一对一沟通等需求。（二）设施配备标准1.桌椅：根据会议室规模配备相应数量和规格的会议桌椅，确保舒适、整齐。2.照明设备：提供充足、柔和的照明，满足不同会议场景需求。3.空调设备：保证会议室温度适宜，夏季温度控制在[X][X]摄氏度，冬季温度控制在[X][X]摄氏度。4.投影设备：配备高清投影仪，确保图像清晰、稳定，投影幕布尺寸合适。5.音响设备：包括音响、麦克风等，保证声音清晰、无杂音，满足会议发言和播放资料需求。6.电子设备：配备电脑、网络接口，方便会议中使用电子资料和进行网络沟通。7.其他设备：根据实际需要配备白板、笔、纸、绿植等辅助设备。三、会务场地使用申请与审批（一）申请流程1.填写申请表：各部门如需使用会务场地，需提前填写《会务场地使用申请表》，详细注明使用时间、时长、活动内容、参与人数等信息。2.提交申请：将申请表提交至公司行政部门。行政部门负责接收、登记申请信息，并对申请的合理性进行初步审核。3.部门负责人审批：申请表经行政部门初步审核后，提交至申请部门负责人进行审批。部门负责人应根据工作实际情况，对申请的必要性和可行性进行评估，并签署审批意见。4.行政部门统筹安排：行政部门根据各部门的申请情况和场地使用计划，进行统筹安排，确定最终的场地使用安排，并及时通知申请部门。（二）审批权限1.小型会议室使用：由申请部门负责人审批，审批通过后报行政部门备案。2.中型会议室使用：申请部门负责人审批后，需经分管领导审批，审批通过后由行政部门安排场地。3.大型会议室使用：申请部门负责人、分管领导审批后，报公司总经理审批，审批通过后方可使用。（三）特殊情况申请如遇紧急会议或特殊情况需要临时使用会务场地，申请部门应及时与行政部门沟通，说明情况。行政部门在确保场地可用的前提下，可先安排使用，但事后申请部门需按正常流程补办申请和审批手续。四、会务场地使用规范（一）使用时间1.各部门应严格按照申请批准的时间使用会务场地，不得提前或推迟。如需调整使用时间，应提前[X]小时通知行政部门，经同意后方可变更。2.如因特殊情况需要延长使用时间，使用部门应提前向行政部门提出申请，经批准后方可延长。未经批准擅自延长使用时间的，将按规定进行处罚。（二）使用人数使用人数应与申请人数相符，不得超员使用。如因特殊原因需要增加人数，使用部门应提前向行政部门说明情况，经同意后方可增加。超员使用可能影响场地设施安全及会议效果，由此产生的一切后果由使用部门承担。（三）环境卫生1.使用部门应保持会务场地的环境卫生，会议结束后及时清理场地内的垃圾、杂物等，将桌椅摆放整齐。2.禁止在会务场地内吸烟、随地吐痰、乱扔果皮纸屑等，不得在场地墙壁、桌椅上随意涂写、刻画。3.如需使用一次性水杯、餐具等，使用后应分类放置在指定垃圾桶内，不得随意丢弃。（四）设备使用1.使用部门应爱护会务场地内的设备设施，按照操作规程正确使用投影仪、音响、麦克风、电子白板等设备。如发现设备故障或损坏，应及时通知行政部门维修人员进行维修，并做好记录。2.禁止私自拆卸、改装设备设施，不得擅自更换设备配件。因使用不当造成设备损坏的，使用部门应照价赔偿。3.在使用电子设备时，应注意保护数据安全，不得随意删除、更改或传播与会议无关的文件资料。（五）安全管理1.使用部门应加强会务场地的安全管理，确保人员和设备的安全。会议期间，应安排专人负责现场秩序维护，防止发生拥挤、踩踏等事故。2.严禁在会务场地内使用明火、大功率电器等可能引发火灾的设备。如需使用电器设备，应提前向行政部门申请，并由专业人员进行操作。3.会议结束后，使用部门应关闭所有电器设备、照明设备、空调设备等，确保场地安全。五、会务场地维护与保养（一）定期检查1.行政部门定期对会务场地及设施进行检查，包括桌椅、照明、空调、投影、音响等设备的运行情况，以及场地的环境卫生状况等。2.每月至少进行一次全面检查，填写《会务场地检查记录表》，对发现的问题及时记录并安排维修或整改。（二）日常维护1.保洁人员负责会务场地的日常清洁工作，包括地面清扫、桌面擦拭、垃圾清理等，保持场地整洁卫生。2.维修人员定期对设备设施进行维护保养，如检查投影仪灯泡寿命、音响设备调试、电子白板校准等，确保设备正常运行。3.对于易损部件，如投影仪灯泡、麦克风电池等，应提前做好储备，及时更换，避免因部件损坏影响会议使用。（三）设施维修1.当会务场地设施出现故障或损坏时，使用部门应及时通知行政部门维修人员。行政部门接到通知后，应在[X]小时内安排维修人员进行维修。2.维修人员应在维修完成后填写《会务场地维修记录单》，详细记录故障现象、维修过程及更换的零部件等信息。3.对于因自然老化、正常使用损耗等原因导致的设施损坏，由公司承担维修费用；因使用不当、人为损坏等原因导致的设施损坏，由责任部门或个人承担维修费用。六、费用管理（一）场地使用费用1.公司内部各部门使用会务场地，原则上不收取费用。但对于因特殊情况外租场地或举办商业活动等产生的费用，按照公司相关规定执行。2.外租场地费用根据场地类型、使用时间、服务内容等因素确定，具体收费标准由行政部门制定并报公司领导批准后执行。（二）设备租赁费用1.如需租赁额外的设备设施，如投影仪、音响、电子白板等，使用部门应提前向行政部门申请，经批准后由行政部门统一安排租赁。2.设备租赁费用按照市场价格收取，租赁费用由使用部门承担，并在申请使用时一并提交费用预算。（三）费用结算1.对于外租场地及设备租赁等产生的费用，行政部门应定期与供应商进行结算。结算时，应提供相关的发票、合同等凭证，经审核无误后按照公司财务制度进行付款。2.各部门在使用会务场地过程中产生的费用，如水电费、清洁费等，由公司统一承担，纳入公司运营成本核算。七、违规处理（一）违规行为界定1.未按规定申请、审批使用会务场地的。2.擅自改变场地使用用途的。3.超员使用、提前或推迟使用场地，且未按规定办理变更手续的。4.损坏会务场地设施设备，未照价赔偿的。5.未保持场地环境卫生，违反场地使用规范的。6.其他违反会务场地管理制度的行为。（二）处理措施1.对于首次违规行为，行政部门将给予口头警告，并责令其立即整改。2.对于多次违规或情节严重的行为，行政部门将视情况给予书面警告、通报批评、罚款等处罚，并限制其在一定期限内使