会务中心管理制度

会务中心管理制度一、总则（一）目的为了加强会务中心的管理，提高会务服务质量和效率，确保各类会议、活动的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司会务中心的所有工作人员以及使用会务中心举办会议、活动的内部部门和外部单位。（三）基本原则1.服务至上原则：以满足客户需求为出发点，提供优质、高效、周到的会务服务。2.规范管理原则：建立健全各项规章制度，规范会务中心的运营管理流程。3.安全保障原则：确保会务中心的设施设备安全、人员安全以及会议活动的信息安全。4.勤俭节约原则：合理利用资源，降低运营成本，提高经济效益。二、会务中心组织架构及职责（一）组织架构会务中心设经理一名，副经理一名，下设会议服务部、技术保障部、物资管理部、综合协调部。（二）职责分工1.经理职责全面负责会务中心的管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调与公司内部各部门以及外部相关单位的关系，确保会务中心工作的顺利开展。负责会务中心人员的管理和培训，提高团队整体素质和业务能力。审核会务中心的各项费用支出，控制成本。定期向上级领导汇报会务中心的工作情况，及时解决工作中出现的问题。2.副经理职责协助经理开展会务中心的日常管理工作，负责具体工作的组织和实施。负责会议服务部、技术保障部、物资管理部、综合协调部之间的工作协调，确保各项工作有序进行。参与会务中心的工作计划制定和费用审核，提出合理化建议。负责处理会务中心工作中的突发事件，及时向上级领导汇报。3.会议服务部职责负责各类会议、活动的会前准备工作，包括场地布置、桌椅摆放、资料准备等。为会议、活动提供现场服务，如茶水供应、会议记录、引导参会人员等。负责会议、活动结束后的场地清理和物品整理工作。收集参会人员的反馈意见，不断改进服务质量。4.技术保障部职责负责会务中心的音响、灯光、视频等设备的安装、调试和维护，确保设备正常运行。为会议、活动提供技术支持，如多媒体演示、网络连接等。制定设备维护计划，定期对设备进行检查和保养，及时排除设备故障。负责技术人员的培训和管理，提高技术人员的业务水平。5.物资管理部职责负责会务中心各类物资的采购、入库、保管和发放工作。建立物资台账，定期对物资进行盘点，确保物资账实相符。合理控制物资库存，避免浪费和积压。负责物资的报废处理和更新工作，确保物资的正常使用。6.综合协调部职责负责会务中心的文件起草、档案管理和信息统计工作。协调与公司内部各部门以及外部相关单位的沟通联络，及时传达会议、活动的相关信息。负责会务中心的考勤管理和绩效考评工作。协助经理处理会务中心的其他日常事务。三、会议服务管理（一）会前准备1.接到会议通知后会议服务部应及时与会议主办部门或客户沟通，了解会议的基本信息，包括会议时间、地点、参会人数、会议主题、会议议程等。根据会议需求，制定详细的会议服务方案，明确服务内容、服务标准和责任人。2.场地布置根据会议的类型和规模，选择合适的会议场地，并进行合理的布置。摆放桌椅时应整齐有序，确保参会人员有良好的视线和空间。在会议桌上摆放会议资料、文具等物品，资料应摆放整齐，文具应齐全。根据会议主题和氛围，进行适当的装饰，如悬挂横幅、摆放鲜花等。3.设备调试技术保障部在会议前一天对音响、灯光、视频等设备进行全面调试，确保设备正常运行。检查麦克风、投影仪、电脑等设备的连接是否正常，画面和声音是否清晰。根据会议需求，设置好设备的参数，如音量、亮度、对比度等。4.物资准备物资管理部根据会议服务方案，准备好所需的物资，如茶水、饮料、水果、点心等。将物资摆放整齐，并做好标识，确保取用方便。检查物资的质量和数量，确保满足会议需求。（二）会中服务1.签到服务在会议入口处设置签到台，安排专人负责签到工作。引导参会人员签到，并发放会议资料和文具。对迟到的参会人员进行登记，并及时向会议主办部门或客户报告。2.茶水服务在会议期间，定时为参会人员提供茶水服务，确保茶水供应充足。服务人员应动作轻盈，避免打扰参会人员。及时清理茶杯，保持桌面整洁。3.会议记录根据会议主办部门或客户的要求，安排专人负责会议记录。记录会议的主要内容、决议和讨论情况，确保记录准确、完整。会议结束后，及时整理会议记录，并提交给会议主办部门或客户。4.现场引导在会议现场安排引导人员，引导参会人员就座，并解答参会人员的疑问。关注会议现场的秩序，及时处理突发情况。会议结束后，引导参会人员有序离场。5.设备操作技术保障部安排技术人员在会议现场值班，随时处理设备故障。根据会议需求，及时调整音响、灯光、视频等设备的运行状态。协助会议主办部门或客户进行多媒体演示等操作。（三）会后清理1.场地清理会议结束后，会议服务部及时组织人员清理会议场地，将桌椅归位，清理地面杂物。拆除会议装饰，清理会议资料和文具，将其分类整理后存放。2.设备整理技术保障部对音响、灯光、视频等设备进行关闭和整理，将设备恢复到初始状态。检查设备是否有损坏，如有损坏及时报修。整理设备连接线，将其整齐存放。3.物资回收物资管理部对剩余的物资进行回收和清点，将可重复使用的物资妥善保管，将一次性物资进行清理。对物资的使用情况进行记录，以便后续统计和分析。四、技术保障管理（一）设备管理1.设备采购根据会务中心的实际需求和发展规划，制定设备采购计划。采购设备时应遵循公开、公平、公正的原则，选择质量可靠、性能稳定、价格合理的产品。对采购的设备进行严格的验收，确保设备符合合同要求和质量标准。2.设备安装与调试技术保障部负责设备的安装和调试工作，确保设备安装牢固、连接正确、运行正常。在设备安装和调试过程中，应严格按照操作规程进行操作，确保人员和设备安全。设备安装和调试完成后，应进行全面的测试和检查，确保设备满足会议、活动的使用要求。3.设备维护与保养制定设备维护计划，定期对设备进行检查、保养和维修，确保设备始终处于良好的运行状态。建立设备维护档案，记录设备的维护情况、维修记录和更换部件等信息。对设备的故障进行及时处理，分析故障原因，采取有效的预防措施，避免类似故障再次发生。4.设备更新与报废根据设备的使用情况和技术发展，及时对设备进行更新，确保会务中心的设备始终保持先进水平。对已损坏无法修复或已达到报废年限的设备，按照公司的相关规定进行报废处理。设备报废时，应填写设备报废申请表，经相关部门审批后进行报废处理。（二）技术服务1.多媒体演示服务为会议、活动提供多媒体演示服务，包括PPT制作、视频播放、音频处理等。根据会议、活动的主题和需求，制作高质量的多媒体演示文稿，确保演示内容清晰、生动、准确。在会议、活动现场，协助会议主办部门或客户进行多媒体演示操作，确保演示过程顺利进行。2.网络服务保障会务中心的网络畅通，为会议、活动提供网络支持，包括网络连接、无线网络覆盖等。定期对网络设备进行检查和维护，确保网络设备正常运行。及时处理网络故障，保障会议、活动的正常进行。3.视频会议服务为公司内部和外部的视频会议提供技术支持，包括视频会议设备的调试、连接和维护等。协助会议主办部门或客户进行视频会议的组织和安排，确保视频会议的质量和效果。对视频会议的过程进行记录，以便后续查阅和分析。五、物资管理（一）物资采购1.采购计划制定物资管理部根据会务中心的日常使用情况和会议、活动的需求预测，制定物资采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、采购时间等信息。2.供应商选择建立供应商评估机制，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等方面进行综合评估。选择优质的供应商，与其建立长期稳定的合作关系。定期对供应商进行考核，确保供应商提供的物资符合要求。3.采购流程物资采购应严格按照公司的采购流程进行操作，填写采购申请表，经相关部门审批后进行采购。采购过程中应签订采购合同，明确双方的权利和义务。对采购的物资进行严格的验收，确保物资符合质量标准和采购合同要求。（二）物资入库1.验收标准物资管理部在物资入库前，应按照采购合同和质量标准对物资进行验收。验收内容包括物资的名称、规格、数量、质量、外观等方面。对验收合格的物资，应填写物资验收单，并办理入库手续。2.入库手续物资验收合格后，物资管理部应及时办理入库手续，将物资分类存放，并做好标识。建立物资台账，记录物资的入库时间、名称、规格、数量、供应商等信息。将物资验收单和采购合同等相关资料整理归档，以备查阅。（三）物资保管1.保管环境根据物资的特性，选择合适的保管环境，确保物资不受潮、变质、损坏等。对贵重物资和易损物资，应采取特殊的保管措施，如单独存放、专人保管等。2.库存管理定期对物资进行盘点，确保物资账实相符。合理控制物资库存，避免物资积压或缺货。根据物资的使用情况和库存数量，及时提出物资采购建议。3.物资安全加强物资保管区域的安全管理，设置必要的安全设施，如防火、防盗、防潮等设施。对物资保管人员进行安全教育，提高其安全意识和防范能力。确保物资保管区域的安全，防止物资被盗、被损坏等情况发生。（四）物资发放1.发放流程使用部门或个人需要领取物资时，应填写物资领用申请表，经相关部门审批后到物资管理部领取。物资管理部根据审批后的物资领用申请表，发放物资，并填写物资发放登记表。物资发放时，应核对物资的名称、规格、数量等信息，确保发放的物资与申请一致。2.发放标准按照公司的相关规定和会议、活动的实际需求，合理确定物资的发放标准。对贵重物资和限量物资，应严格控制发放数量，并做好记录。定期对物资发放情况进行统计和分析，以便合理调整物资采购计划和发放标准。六、综合协调管理（一）文件管理1.文件起草综合协调部负责会务中心各类文件的起草工作，包括工作计划、总结报告、通知、制度等。文件起草应符合公司的公文格式和语言规范，内容准确、清晰、简洁。在文件起草过程中，应充分征求相关部门和人员的意见，确保文件的可行性和有效性。2.文件审核与审批文件起草完成后，应提交给相关领导进行审核和审批。审核和审批人员应认真审查文件的内容，提出修改意见，确保文件质量。文件经审核和审批通过后，方可正式印发。3.文件印发与存档综合协调部负责文件的印发工作，确保文件及时、准确地传达给相关部门和人员。文件印发后，应将文件的纸质版和电子版进行存档，以便后续查阅和使用。定期对文件进行整理和归档，建立文件档案管理制度，确保文件的安全和完整。（二）档案管理1.档案收集综合协调部负责会务中心各类档案的收集工作，包括会议资料、活动记录、设备档案、物资档案等。档案收集应及时、全面，确保档案资料的完整性。在档案收集过程中，应认真核对档案资料的真实性和准确性。2.档案整理与归档对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案管理的要求进行编号、装订、编目等工作。将整理好的档案资料存入档案柜或档案数据库，建立档案索引，方便查阅和使用。定期对档案进行清查和核对，确保档案的安全和完整。3.档案查阅与借阅因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经相关部门审批后到综合协调部查阅。查阅档案时，应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。如需借阅档案，应填写档案借阅申请表，经相关部门审批后办理借阅手续，并在规定的时间内归还。（三）信息统计1.统计内容综合协调部负责会务中心各类信息的统计工作，包括会议数量、参会人数、设备使用情况、物资消耗情况等。统计信息应准确、及时，为会务中心的管理决策提供数据支持。2.统计方法建立信息统计台账，对各类信息进行详细记录。定期对信息进行汇总和分析，生成统计报表，如月度会议统计表、季度设备使用情况统计表等。运用数据分析工具，对统计数据进行深入分析，发现问题和趋势，提出改进措施和建议。3.统计报告定期向上级领导汇报会务中心的信息统计情况，提交统计报告。统计报告应包括统计数据、分析结果、存在问题和改进建议等内容。根据上级领导的意见和建议，及时调整信息统计工作的重点和方法。（四）沟通协调1.内部沟通综合协调部负责会务中心与公司内部各部门之间的沟通协调工作，及时传达会议、活动的相关信息。定期组织会务中心内部的工作会议，沟通工作进展情况，协调解决工作中出现的问题。加强与公司内部其他部门的协作配合，共同完成公司的各项工作任务。2.外部沟通与外部相关单位保持密切联系，如会议主办单位、参会人员、供应商等。及时了解外部单位的需求和意见，协调解决合作过程中出现的问题。维