伊利采购管理制度

伊利采购管理制度总则1.目的本采购管理制度旨在规范伊利公司的采购行为，确保采购活动的合法性、合规性、经济性和有效性，保障公司生产经营活动的顺利进行，提高公司经济效益，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于伊利公司总部及各下属分公司、子公司的所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作，确保采购过程透明、公正、公平。经济性原则：在满足公司需求的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。有效性原则：采购的物资和服务应符合公司质量要求和生产经营需要，确保采购活动能够有效支持公司业务发展。诚信原则：在采购活动中，与供应商建立诚信合作关系，遵守商业道德，维护公司良好形象。采购组织与职责1.采购部门设置公司设立专门的采购部门，负责公司采购活动的组织、实施和管理。采购部门根据公司业务需求和采购规模，合理设置采购岗位，明确各岗位职责。2.采购部门职责制定采购计划：根据公司生产经营计划和物资需求情况，制定年度、季度和月度采购计划，确保采购工作有序进行。供应商管理：建立供应商评估和选择机制，对供应商进行调查、评估、筛选和管理，确保供应商的供货能力、质量水平和服务质量符合公司要求。采购执行：按照采购计划和审批流程，组织实施采购活动，与供应商进行谈判、签订采购合同，并跟踪合同执行情况，确保采购任务按时、按质、按量完成。采购成本控制：通过市场调研、供应商谈判、采购策略优化等方式，降低采购成本，提高采购效益。采购风险管理：识别、评估和应对采购过程中的风险，如供应商违约、质量风险、价格波动风险等，采取相应的风险防范措施，确保采购活动的顺利进行。采购信息管理：建立采购信息管理系统，及时收集、整理、分析和反馈采购信息，为公司决策提供支持。与其他部门协作：与公司内部其他部门密切协作，如生产部门、质量部门、财务部门等，及时沟通采购需求和供应情况，协调解决采购过程中出现的问题。3.其他部门职责生产部门：根据公司生产计划，及时向采购部门提供物资需求信息，参与采购合同的评审，对采购物资的质量和交付期进行跟踪和验收。质量部门：制定采购物资的质量标准和验收规范，参与采购合同的评审，对采购物资进行质量检验和验收，确保采购物资符合质量要求。财务部门：负责采购资金的预算管理和支付审核，参与采购合同的评审，对采购成本进行核算和分析，监督采购活动的资金使用情况。法务部门：参与采购合同的起草、审核和签订，提供法律咨询和支持，确保采购合同的合法性和有效性，处理采购过程中的法律纠纷。采购流程1.需求提出各部门根据生产经营计划和实际需求，填写采购申请单，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、需求日期等信息，并提交给采购部门。采购申请单应经部门负责人审核签字后生效。对于金额较大或重要的采购项目，还需经公司相关领导审批。2.采购计划制定采购部门收到采购申请单后，进行汇总和分析，结合库存情况和市场供应情况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购部门负责人审核。对于紧急采购需求，采购部门应及时调整采购计划，优先安排采购。3.供应商选择与评估根据采购计划，采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量等资料，并进行整理和分析。组织相关部门对符合条件的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、售后服务等方面。根据评估结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理，并确定合格供应商名单。4.采购谈判与合同签订采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资的价格、质量、交货期、付款方式、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。采购谈判应遵循公平、公正、公开的原则，确保公司利益最大化。谈判过程中，应做好记录，形成谈判纪要。根据谈判结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规和公司内部规定的要求，条款清晰、准确、完整。采购合同经采购部门负责人审核后，提交法务部门进行法律审核。法务部门审核通过后，报公司相关领导审批。采购合同经审批通过后，由采购部门与供应商签订正式合同，并加盖公司公章或合同专用章。5.采购订单下达采购部门根据采购合同，生成采购订单，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、交货期、交货地点等信息，并发送给供应商。采购订单应经采购部门负责人审核后生效。采购订单下达后，采购部门应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保订单按时、按质、按量完成。6.物资验收采购物资到货前，采购部门应通知质量部门和使用部门做好验收准备工作。质量部门按照质量标准和验收规范，对采购物资进行质量检验，检验内容包括外观、尺寸、性能、质量证明文件等方面。使用部门对采购物资的数量、规格、型号等进行核对，并对物资的适用性进行检查。质量部门和使用部门验收合格后，填写验收报告，并签字确认。对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，确保公司利益不受损失。7.采购付款采购物资验收合格后，采购部门应及时整理相关资料，如采购合同、采购订单、验收报告、发票等，并提交给财务部门。财务部门对采购资料进行审核，审核无误后，按照采购合同约定的付款方式和付款期限，办理采购付款手续。采购付款应严格按照公司财务管理制度的要求进行，确保资金支付的安全、准确、及时。采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括但不限于供应商风险、质量风险、价格风险、交货期风险、合同风险等。采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险应对措施供应商风险应对：建立供应商评估和选择机制，加强对供应商的管理和监督，与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。同时，建立供应商备用机制，在主要供应商出现问题时，能够及时切换到备用供应商，确保采购活动的连续性。质量风险应对：制定严格的采购物资质量标准和验收规范，加强对采购物资的质量检验和验收，确保采购物资符合质量要求。同时，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对质量不合格的物资，及时采取补货、换货、退货等措施。价格风险应对：加强市场调研和价格分析，掌握市场价格动态，合理制定采购价格策略。与供应商进行谈判时，争取有利的价格条款，同时签订价格调整条款，以应对市场价格波动风险。交货期风险应对：在采购合同中明确交货期条款，并要求供应商提供详细的交货计划。加强对采购订单执行情况的跟踪和监控，及时与供应商沟通协调，确保采购物资按时交货。对于可能影响交货期的因素，提前制定应对措施，如增加供应商数量、调整采购计划等。合同风险应对：加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法、合规、清晰、准确。在合同签订前，由法务部门进行法律审核，防范合同风险。同时，建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。3.风险监控与预警建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。设定风险预警指标和阈值，当风险指标超过预警阈值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取应对措施。对采购风险监控和预警的结果进行分析和总结，不断完善采购风险管理体系，提高风险管理水平。采购绩效评估1.评估指标设定采购成本：考核采购物资的实际采购价格与预算价格的差异，以及采购成本的降低率。采购质量：考核采购物资的质量合格率，以及因质量问题导致的损失情况。交货期：考核采购物资的按时交货率，以及因交货期延误导致的生产经营损失情况。供应商管理：考核供应商的满意度、合作稳定性，以及供应商开发和优化情况。采购效率：考核采购流程的执行效率，包括采购申请处理时间、采购订单下达时间、合同签订时间等。2.评估方法定期评估：采购部门定期（季度或年度）对采购绩效进行评估，填写采购绩效评估表，提交给采购部门负责人审核。数据分析：通过对采购数据的统计和分析，如采购金额、采购数量、质量检验结果、交货期记录等，评估采购绩效。供应商反馈：向供应商发放满意度调查问卷，了解供应商对采购部门的评价和意见，作为采购绩效评估的参考依据。内部客户反馈：收集公司内部其他部门对采购工作的反馈意见，评估采购工作对公司业务的支持程度。3.评估结果应用绩效奖金发放：根据采购绩效评估结果，发放采购人员的绩效奖金，激励采购人员提高工作绩效。人员晋升与发展：将采购绩效评估结果作为采购人