企管档案管理制度

企管档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司企管档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的企管档案管理工作。（三）定义企管档案是指公司在经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录等，包括但不限于公司章程、合同协议、规章制度、会议纪要、工作计划与总结、财务报表、人事档案等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：企管档案由公司统一归口管理，确保档案的完整性和一致性。2.分类管理原则：按照档案的来源、内容、形式等进行分类，便于查找和利用。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的泄露、损毁和丢失。4.高效利用原则：充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供及时、准确的信息支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责企管档案的集中管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。（二）各部门职责1.各部门负责本部门企管档案的形成、积累和整理工作，并定期向档案管理部门移交。2.各部门应指定专人负责档案管理工作，确保档案的完整和安全。3.在工作中，各部门应积极配合档案管理部门的工作，提供必要的支持和协助。（三）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案的规范化和标准化。2.妥善保管档案，做好档案的存储、防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。3.定期对档案进行鉴定，及时清理过期、无用的档案，做好档案的销毁工作。4.积极为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，提高档案的利用效率。5.负责档案管理系统的维护和管理，确保档案信息的准确和完整。6.参与公司档案管理制度的制定和完善，提出合理化建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在经营管理活动中形成的各类文件、资料、记录等，包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等。2.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。3.公司内部的规章制度、工作流程、岗位职责等。4.公司的会议纪要、工作计划与总结、财务报表等。5.公司员工的人事档案、培训记录、绩效考核资料等。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门形成的档案，并进行初步整理。2.档案应真实、完整、准确，不得伪造、篡改或遗漏。3.对于重要的档案，应一式多份，分别保存于不同的地点，以防止意外情况的发生。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、内容、形式等进行分类，如分为行政管理类、财务管理类、人力资源管理类、业务管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于查找和管理。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.装订：对于纸质档案，应进行装订，确保档案的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查阅和检索。四、档案的保管（一）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.电子档案应存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应存储在不同的地点。3.对于重要的档案，可采用异地存储的方式，以确保档案的安全。（二）保管期限1.企管档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、年度财务报告等。3.长期保管的档案包括合同协议、重要的规章制度、员工人事档案等，保管期限一般为10年至50年。4.短期保管的档案包括一般性的文件、资料、记录等，保管期限一般为1年至5年。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护。3.档案管理人员应严格遵守库房管理制度，不得擅自进入库房，如需进入库房，应经档案管理部门负责人批准。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.全面审查原则：鉴定工作应全面审查档案的内容、来源、形式等，确保鉴定结果的准确性。3.集体鉴定原则：鉴定工作应由档案管理部门负责人组织，相关部门人员参加，共同进行鉴定。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案进行逐件审查，确定其保管期限和价值。2.分析比较法：通过对同类档案的分析比较，确定档案的保管期限和价值。3.专家咨询法：对于一些专业性较强的档案，可咨询相关专家的意见，确定其保管期限和价值。（三）销毁程序1.编制销毁清册：档案管理部门应根据鉴定结果，编制销毁清册，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.审批：销毁清册应报公司分管领导审批，经批准后方可进行销毁。3.销毁：档案销毁应在指定的地点进行，由专人负责监督，确保档案彻底销毁。4.记录：销毁工作完成后，应做好记录，包括销毁时间、地点、人员等信息。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、抽取、复制或污损。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时报告并追究借阅人员的责任。（三）外部单位查阅与借阅1.外部单位查阅或借阅公司档案，应持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅目的、内容、时间等信息，经公司分管领导批准后，方可查阅或借阅。2.外部单位查阅或借阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅或借阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案。3.外部单位查阅或借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长查阅或借阅期限，应重新办理审批手续。4.外部单位归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时报告并追究外部单位的责任。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.实现档案信息的快速检索和共享，为公司各部门提供及时、准确的档案信息支持。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理措施1.档案管理部门应配备必要的计算机设备和软件，建立档案管理信息系统。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时将档案信息录入系统，确保档案信息的准确和完整。3.建立档案信息备份制度，定期对档案信息进行备份，备份数据应存储在不同的地点，以防止数据丢失。4.加强档案信息的安全管理，设置不同的用户权限，对档案信息进行分级管理，确保档案信息的保密性。八、监督与检查（一）监督检查机构公司设立档案管理监督检查小组，负责对公司企管档案管理工作进行监督检查。监督检查小组由档案管理部门负责人、相关部门人员组成。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作的开展情况。3.档案的查阅与借阅情况。4.档案管理信息系统的运行情况。（三）监督检查方式1.定期检查：监督检查小组定期对公司企管档案管理工作进行检查，发现问题