企划资料管理制度

企划资料管理制度一、总则（一）目的为了加强公司企划资料的管理，确保企划资料的完整性、准确性和安全性，提高企划工作的效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与企划资料相关的部门和人员。（三）定义1.企划资料：指公司在市场调研、项目策划、创意设计、活动组织等企划工作过程中产生的各类文件、资料、数据、图表、报告等。2.机密资料：涉及公司商业秘密、核心技术、战略规划等重要信息的企划资料，一旦泄露可能对公司造成重大损失。二、企划资料的分类与编号（一）分类1.市场调研资料：包括行业动态、市场趋势、竞争对手分析、消费者调研等相关资料。2.项目策划资料：如项目可行性研究报告、项目策划方案、项目预算等。3.创意设计资料：各类广告设计、包装设计、宣传册设计等相关素材和文件。4.活动组织资料：活动策划书、活动执行方案、活动总结报告等。5.其他资料：与企划工作相关的其他临时性资料或特殊文件。（二）编号1.企划资料编号采用[年份][部门代码][流水号]的形式。例如，2023年市场部的第5份企划资料编号为2023SC05。2.部门代码按照公司组织架构进行设定，如市场部为SC，策划部为CH，设计部为SJ等。3.流水号从001开始，依次递增。三、企划资料的收集与整理（一）收集渠道1.内部各部门在企划工作开展过程中及时将产生的资料提交至企划部门。2.市场调研人员通过网络搜索、实地走访、问卷调查等方式收集相关资料。3.与外部合作伙伴交流获取的资料，由相关对接人员及时转交给企划部门。（二）收集要求1.资料应真实、准确、完整，能够客观反映企划工作的实际情况。2.对于重要资料，应注明来源、收集时间等信息。（三）整理1.企划部门收到资料后，按照分类标准进行初步整理。2.对每份资料进行编号，并建立电子和纸质档案。电子档案应按照文件夹结构进行分类存储，纸质档案应放入相应的档案盒中，并在盒外标注类别和编号范围。3.整理过程中，对重复、无效或不相关的资料进行清理。四、企划资料的存储与保管（一）存储方式1.电子资料存储在公司指定的服务器或存储设备上，按照分类和编号建立清晰的文件夹结构。2.重要的纸质资料应进行扫描备份，电子备份文件与纸质文件保持一致的编号和分类。（二）保管责任1.企划部门指定专人负责企划资料的日常保管工作。2.保管人员应定期对资料进行检查，确保资料的完整性和安全性，防止资料丢失、损坏或泄露。（三）存储期限1.一般企划资料的存储期限为[X]年，自资料产生之日起计算。2.涉及公司重大项目、长期战略规划等重要资料的存储期限根据实际情况另行确定，但不得少于[X]年。（四）存储环境1.电子资料存储设备应具备良好的稳定性和安全性，定期进行数据备份和维护，防止数据丢失。2.纸质资料存储场所应保持干燥、通风，避免资料受潮、发霉或被虫蛀。五、企划资料的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅企划资料的，需填写《企划资料查阅申请表》，注明查阅目的、资料名称和编号等信息，经所在部门负责人审批后，方可到企划部门查阅。2.涉及机密资料的查阅，需经公司高层领导审批。（二）查阅流程1.申请人填写《企划资料查阅申请表》。2.提交部门负责人审批（机密资料需高层领导审批）。3.将申请表交至企划部门，保管人员根据申请表提供相应资料，并做好查阅记录，记录内容包括查阅人姓名、部门、查阅时间、资料名称和编号等。4.查阅人应在规定的时间内归还资料，不得擅自复印、拍照或带出存储场所。如需复印或拍照，需另行申请并经审批同意。（三）使用规定1.查阅人只能将资料用于申请审批的工作目的，不得擅自传播或用于其他非工作用途。2.如需对资料进行引用或参考，应注明资料来源。六、企划资料的共享与传递（一）共享范围1.根据工作需要，部分企划资料可在公司内部特定部门或人员之间进行共享。2.共享资料的范围和权限由企划部门根据公司规定和工作实际情况进行设定，并报公司领导审批。（二）共享方式1.通过公司内部网络平台（如共享文件夹、协同办公软件等）进行电子资料的共享。2.对于需要纸质共享的资料，可由保管人员进行复印或分发，并做好记录。（三）传递流程1.资料传递需填写《企划资料传递申请表》，注明传递资料名称、编号、接收部门和人员等信息。2.经企划部门负责人审批后，由保管人员按照申请表要求进行资料传递。3.接收部门和人员收到资料后，应在申请表上签字确认，并及时将资料归档或按照工作需要进行处理。七、企划资料的修改与更新（一）修改原因1.随着市场环境变化、公司战略调整或项目进展情况，需要对企划资料进行修改。2.发现资料存在错误、遗漏或不完整等情况，需要进行修正。（二）修改流程1.提出修改申请的部门或人员填写《企划资料修改申请表》，说明修改原因、修改内容和修改后的预期效果等。2.提交部门负责人审批（涉及重要资料的修改需经公司高层领导审批）。3.将申请表交至企划部门，保管人员根据审批意见对相应资料进行修改，并更新电子和纸质档案。4.修改完成后，保管人员应在修改申请表上注明修改日期和修改人，并将申请表归档保存。（三）更新通知1.对于涉及多个部门或人员使用的重要企划资料，企划部门应在资料修改更新后及时通知相关部门和人员。2.通知方式可采用邮件、内部公告等形式，确保相关人员能够及时了解资料的变化情况。八、企划资料的销毁（一）销毁条件1.资料存储期限已满，且不再具有保存价值。2.资料因公司业务调整、项目结束等原因，已不再使用且无留存必要。3.资料涉及的项目或活动已终止，且相关信息已公开或不再具有保密性。（二）销毁流程1.企划部门提出资料销毁申请，填写《企划资料销毁申请表》，注明销毁资料名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.提交部门负责人审核，审核通过后报公司领导审批。3.经审批同意后，由企划部门会同行政部门等相关人员共同对资料进行销毁。4.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、参与人员、销毁资料明细等，并由参与人员签字确认。5.对于电子资料，应采用专业的数据擦除工具进行彻底删除，确保数据无法恢复。九、保密规定（一）保密责任1.所有接触企划资料的人员都有保密义务，不得向任何无关人员泄露资料内容。2.企划部门应与涉及机密资料的人员签订保密协议，明确保密责任和违约责任。（二）保密措施1.对机密资料进行加密存储和传输，限制访问权限。2.在资料存储场所设置必要的安全防护设施，如门禁系统、监控设备等。3.禁止在非公司指定的场所讨论和处理机密资料，如需在外部场所使用资料，应采取必要的保密措施。（三）违规处理1.如发现有人违反保密规定，泄露企划资料，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.对于因泄露资料给公司造成经济损失的，公司将依法追究其法律责任，并要求其赔偿相应损失。十、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对企划资料管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.企划资料的收集、整理、存储、保管等工作是否符合本制度要求。2.资料查阅、使用、共享、传递等流程是否规范。3.保密规定的执行情况，是否存在资料泄露风