企业询价管理制度

企业询价管理制度总则目的为规范公司询价管理流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及物资采购、服务采购等询价活动。基本原则1.合规性原则：询价活动必须遵守国家法律法规及公司相关规定。2.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，确保竞争环境公平公正。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最小化，提高公司经济效益。询价流程询价申请1.需求部门提出：各部门根据业务需要，填写《询价申请表》，详细注明询价物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息。2.部门负责人审核：部门负责人对询价申请进行审核，确认需求的合理性和必要性，签字批准后提交至采购部门。采购部门受理1.登记备案：采购部门收到询价申请表后，进行登记备案，建立询价档案。2.初步评估：对询价物资或服务进行初步评估，确定采购方式（询价采购、竞争性谈判、招标采购等），对于符合询价采购条件的，进入询价流程。选择供应商1.供应商库筛选：采购部门从公司供应商库中筛选出符合询价要求的潜在供应商，若供应商库中无合适供应商，则通过市场调研、行业推荐等方式寻找新的供应商。2.发出询价函：向选定的供应商发出询价函，询价函应包含询价物资或服务的详细规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容。供应商报价1.报价期限：供应商应在规定的报价期限内回复询价函，明确报出物资或服务的价格、交货期、付款方式等条款。2.报价形式：报价应以书面形式或电子文档形式提交，确保报价清晰、准确、完整。报价评估1.采购部门初审：采购部门对供应商的报价进行初审，检查报价的完整性、准确性，对明显不合理的报价进行标注。2.相关部门会审：组织相关部门（如技术部门、质量部门、财务部门等）对报价进行会审，从技术可行性、质量可靠性、价格合理性、售后服务等方面进行综合评估。3.评估记录：记录评估过程和结果，形成《询价报价评估表》。确定成交供应商1.结果审批：根据评估结果，采购部门提出成交供应商建议，报公司主管领导审批。2.签订合同：确定成交供应商后，采购部门与其签订采购合同，明确双方的权利和义务。询价相关职责需求部门职责1.准确提出物资或服务的需求，确保规格、数量、质量要求等信息清晰明确。2.配合采购部门进行供应商选择、询价评估等工作，提供技术支持和质量意见。3.参与采购合同的验收工作，对物资或服务的质量进行确认。采购部门职责1.负责询价活动的组织和实施，包括供应商选择、询价函发出、报价收集与整理等。2.对供应商报价进行初审，组织相关部门进行会审，提出成交供应商建议。3.签订采购合同，并跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。技术部门职责1.对询价物资或服务的技术规格、性能要求等提供专业意见。2.参与供应商报价的技术评估，协助采购部门确定技术可行的供应商。质量部门职责1.对询价物资或服务的质量标准进行明确和把关。2.参与供应商报价的质量评估，确保所采购物资或服务符合质量要求。财务部门职责1.对采购成本进行核算和分析，提供价格合理性意见。2.参与采购合同付款条款的审核，确保公司资金安全和合理使用。询价记录与档案管理询价记录1.采购部门应详细记录询价活动的全过程，包括询价申请、供应商选择、报价情况、评估过程与结果等信息。2.询价记录应妥善保存，以便查询和追溯。档案管理1.建立询价档案，将询价申请表、询价函、供应商报价单、报价评估表、采购合同等相关文件资料进行归档。2.询价档案应按照年度、项目等进行分类管理，便于查找和使用。监督与检查内部监督1.公司内部审计部门定期对询价活动进行监督检查，重点检查询价流程的合规性、采购决策的公正性、采购成本的合理性等。2.对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，积极配合提供有关询价活动的资料和信息。2.对于外部监督提出的意见和建议，认真研究并采取有效措施进行改进。违规处理违规行为界定1.在询价活动中，存在以下行为之一的，视为违规：未按规定流程进行询价操作。与供应商串通谋取不正当利益。泄露询价信息。其他违反法律法规和公司制度的行为。处理措施1.对于违规行为，视情节轻重给予相关责任人警告、罚款、降职、辞退等处理。2.因违规行为给公司造成经济损失的，责任人应承担相应的赔偿责任。3.涉嫌违法犯罪的，移交司法机关依法处理。附则解释权本制度由公司采购部门负责解释。修订与废止1.本制度根据国家法律法规、