仓储入库管理制度

仓储入库管理制度一、总则（一）目的本管理制度旨在规范公司仓储入库流程，确保货物准确、及时、安全地入库，提高仓储管理效率，保障公司生产经营活动的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于公司所有仓储入库业务，包括原材料、半成品、成品等各类物资的入库管理。（三）基本原则1.准确性原则：确保入库货物的数量、质量、规格等信息准确无误，与送货单、采购订单等原始凭证一致。2.及时性原则：及时办理货物入库手续，避免货物积压，确保生产经营活动的连续性。3.安全性原则：采取必要的安全措施，保证入库货物的安全，防止货物受损、变质或丢失。4.责任明确原则：明确各部门和人员在仓储入库过程中的职责，做到责任到人，便于追溯和管理。二、入库流程（一）到货通知1.采购部门：采购人员在货物发出后，应及时将预计到货日期、货物名称、规格、数量等信息通知仓储部门，以便仓储部门做好接收准备。2.供应商：供应商应在货物发运前或发运后及时通知公司相关部门到货信息，包括到货日期、运输方式、运单号等，并提供必要的随货资料，如送货单、质量检验报告等。（二）入库准备1.仓储部门：根据到货通知，安排库位，准备好相应的搬运工具和设备，如叉车、托盘等，并确保库位清洁、干燥、通风良好，符合货物存放要求。2.检验人员：提前了解货物检验要求，准备好检验工具和场地，做好货物检验前的准备工作。（三）货物验收1.数量验收仓储人员在货物到货时，应根据送货单或采购订单核对货物的数量。采用计数、称重、丈量等方法进行数量清点，确保货物数量准确无误。如发现货物数量短缺或溢余，应及时与送货人员或供应商沟通，并做好记录。2.质量验收检验人员按照相关质量标准和检验规范对货物进行质量检验。对于外观质量、规格型号等进行直观检查，对于需要进行理化检验的货物，应按照规定的检验方法进行检验。如发现货物质量不符合要求，应填写质量检验不合格报告，注明不合格原因，并及时通知采购部门和供应商处理。3.单据核对仓储人员在验收货物时，应仔细核对送货单、采购订单、质量检验报告等单据的一致性。检查单据上的货物名称、规格、数量、供应商等信息是否与实际货物相符，单据是否齐全、有效。如发现单据与货物不符或单据有问题，应及时与相关部门沟通，要求更正或补充。（四）入库手续办理1.验收合格：经数量、质量和单据核对无误后，仓储人员在送货单上签字确认，并加盖“验收合格”章。2.入库单填写：仓储人员根据验收情况填写入库单，入库单应包括货物名称、规格、数量、供应商、入库日期、库位等信息。3.入库单审核：入库单填写完成后，依次由仓储主管、财务部门审核。仓储主管审核入库单的准确性和完整性，财务部门审核入库单与采购订单、发票等的一致性，确保财务核算的准确性。4.系统录入：仓储人员将审核通过的入库单信息录入仓储管理系统，更新库存台账，确保库存信息的及时、准确。5.货物上架：根据入库单指定的库位，仓储人员使用搬运工具将货物搬运至相应库位，并进行合理摆放，确保货物存放安全、整齐、有序。（五）特殊情况处理1.紧急到货对于紧急到货的货物，仓储部门应优先安排库位和验收工作，确保货物尽快入库。采购部门应及时通知相关部门，说明紧急到货的原因和预计入库时间，协调各部门做好相应的工作安排。2.货物损坏在验收过程中发现货物损坏，仓储人员应立即停止验收，并对货物损坏情况进行拍照记录。通知采购部门和供应商到现场查看，共同协商处理办法。如属于供应商责任，要求供应商负责更换或赔偿；如属于运输过程中的问题，应及时与物流公司沟通，协商解决赔偿事宜。3.退货入库因质量问题、规格不符等原因需要退货的货物，由采购部门或销售部门通知仓储部门办理退货入库手续。仓储人员按照入库流程进行验收和入库操作，在退货入库单上注明退货原因，并与原入库记录进行核对。对于退货涉及的货款处理，按照公司相关财务规定执行。三、部门职责（一）采购部门1.负责与供应商沟通协调，确保货物按时、按质、按量供应。2.在货物发运后及时通知仓储部门到货信息，并提供相关采购订单等资料。3.负责处理因采购原因导致的货物退货、换货等问题。（二）仓储部门1.负责仓储入库的日常管理工作，包括库位安排、货物验收、入库手续办理、货物上架等。2.对入库货物进行妥善保管，确保货物安全、完好。3.定期盘点库存，核对库存账目，保证账实相符。4.负责提供库存信息，协助其他部门做好生产、销售等工作。（三）检验部门1.按照质量标准和检验规范对入库货物进行质量检验。2.出具质量检验报告，对检验结果负责。3.参与处理因质量问题导致的货物退货、换货等事宜。（四）财务部门1.审核入库单与采购订单、发票等的一致性，确保财务核算的准确性。2.负责与供应商核对货款，办理付款手续。3.对仓储入库业务进行财务监督和管理。四、入库人员管理（一）人员资质1.仓储入库工作人员应具备相应的业务知识和技能，熟悉仓储管理流程和货物特性。2.从事货物检验工作的人员应具备相关的质量检验知识和资质证书。（二）培训与考核1.仓储部门应定期组织入库人员进行业务培训，包括货物验收标准、入库流程、安全操作规范等方面的培训，不断提高入库人员的业务水平。2.建立入库人员考核机制，对入库人员的工作表现、业务能力等进行考核，考核结果与绩效挂钩。（三）行为规范1.入库人员应遵守公司的各项规章制度，严格按照入库流程操作，确保工作质量和效率。2.工作期间应保持良好的工作态度和职业操守，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。3.注意保护公司货物和财产安全，不得擅自挪用、损坏货物或设备。五、入库设备与设施管理（一）设备配备1.根据仓储业务需要，配备必要的入库设备和设施，如叉车、托盘、货架、计量器具、检验设备等。2.定期对设备和设施进行检查、维护和保养，确保设备正常运行，设施完好无损。（二）设备维护与保养1.制定设备维护保养计划，明确设备维护保养的内容、周期和责任人。2.设备操作人员应按照操作规程正确使用设备，发现设备故障及时报告，并配合维修人员进行维修。3.维修人员应定期对设备进行巡检，及时发现和解决设备存在的问题，确保设备处于良好的运行状态。（三）设施管理1.对仓储设施进行定期检查，如库房屋顶、墙壁、地面等，及时发现和处理设施存在的安全隐患。2.保持仓储设施的清洁卫生，通风良好，为货物存放提供良好的环境。六、入库记录与档案管理（一）入库记录1.仓储部门应建立完善的入库记录档案，对每一笔入库业务进行详细记录，包括货物名称、规格、数量、供应商、入库日期、库位、验收情况等信息。2.入库记录应及时、准确、完整，不得随意涂改或删除。（二）档案管理1.将入库记录档案按照时间顺序或货物类别进行分类整理，妥善保存。2.入库记录档案应保存一定期限，以便查询和追溯。一般情况下，入库记录档案保存期限为[X]年，重要物资的入库记录档案保存期限应适当延长。3.建立入库记录档案查阅制度，严格控制档案查阅权限，未经授权不得随意查阅或复印入库记录档案。七、库存盘点与对账（一）库存盘点1.仓储部门应定期组织库存盘点，全面清查库存货物的数量、质量和存放情况。2.盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月、每季度或半年进行一次全面盘点，每年进行一次年终盘点。3.盘点前应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等内容。4.盘点过程中应认真核对货物的实际数量与库存账目记录是否一致，检查货物的质量状况和存放情况。5.对盘点中发现的盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，填写盘点报告，并按照公司相关规定进行处理。（二）库存对账1.仓储部门应定期与财务部门进行库存对账，确保库存账目与财务账目一致。2.对账内容包括货物名称、规格、数量、入库时间、出库时间、库存余额等信息。3.如发现库存账目与财务账目不一致，应及时查明原因，进行调整，确保账账相符。八、安全与环保管理（一）安全管理1.仓储部门应建立健全安全管理制度，加强入库环节的安全管理，防止发生火灾、爆炸、泄漏等安全事故。2.对入库货物进行分类存放，避免相互混存引发安全隐患。对于易燃易爆、有毒有害等危险货物，应按照相关规定进行专门存放和管理。3.配备必要的安全消防设备和器材，如灭火器、消防栓、应急照明等，并定期进行检查、维护和保养，确保设备器材完好有效。4.加强对入库人员的安全教育，提高安全意识，规范安全操作行为。如发现安全隐患，应及时采取措施进行整改，确保仓储入库工作安全进行。（二）环保管理1.在入库过程中，应采取有效的环保措施，减少粉尘、噪声、废弃物等对环境的污染。2.对于货物包