云梦档案管理制度

云梦档案管理制度总则目的为加强云梦公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。适用范围本制度适用于云梦公司各部门及全体员工。档案定义本制度所指档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、会议记录、人事档案、财务档案等。档案管理职责档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。2.集中统一管理公司各类档案，进行分类、编号、整理、装订、存储等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后实施销毁。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的完整与安全。6.组织开展档案管理培训，提高员工的档案意识和管理水平。各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作。员工个人职责1.员工应妥善保管好个人在工作中形成的各类文件资料，按照公司档案管理要求及时归档。2.在借阅、使用公司档案时，应遵守相关规定，不得擅自涂改、转借、丢失档案。档案的收集与整理收集范围1.公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司内部的规章制度、工作流程、通知、通报等文件。3.各类合同、协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。4.财务报表、审计报告、税务资料等财务档案。5.人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核资料等。6.会议记录、纪要、决议等文件。7.项目文件，如项目立项报告、可行性研究报告、项目计划、项目总结等。8.市场调研资料、客户资料、营销方案等文件。9.其他具有保存价值的文件资料。收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.对于重要文件，应在形成后及时收集，防止丢失或损坏。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹或删除。整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于整理和归档，提高工作效率。整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。公司档案可分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.装订：对纸张规格不一致、破损的文件进行整理和修补，然后按照一定顺序进行装订。装订应牢固、整齐，便于翻阅。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于检索和查询。档案的归档归档时间1.各部门兼职档案员应在每年年底前将本年度整理好的档案移交至档案管理部门。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时归档。归档流程1.各部门兼职档案员对整理好的档案进行初步审核，确保档案的齐全、完整、准确。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、日期等信息。3.将档案及移交清单一并移交至档案管理部门，档案管理部门进行核对、签收。4.档案管理部门对接收的档案进行再次整理和编目，按照档案管理制度进行存储。档案的保管保管期限公司档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。保管要求1.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。档案的利用利用原则1.遵循保密原则，确保档案信息不泄露。2.按照规定的程序和权限进行利用，不得擅自扩大利用范围。3.以服务公司工作为宗旨，提高档案利用效率。利用方式1.查阅：员工因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.借阅：员工因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.复制：员工因工作需要复制档案时，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，由档案管理部门进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，以保证其真实性和有效性。利用限制1.涉及公司机密的档案，未经公司领导批准，不得查阅、借阅和复制。2.档案原件一般不得外借，如有特殊情况需要外借的，应经公司领导批准，并采取必要的安全措施。3.查阅、借阅档案时，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。档案的鉴定与销毁鉴定工作1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否已失去保存价值。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，提出鉴定意见。销毁程序1.对已失去保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁申请表，经公司领导批准后实施销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在销毁前应对档案进行清点核对，确保销毁的档案与申请表上的内容一致。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人监销，并在档案销毁清册上签字确认。档案销毁清册应永久保存。档案信息化管理信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务水平。信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备和软件，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.对纸质档案进行数字化处理，将重要档案扫描录入档案信息管理系统，建立电子档案数据库。3.加强档案信息管理系统的安全管理，设置不同的用户权限，防止档案信息泄露。4.定期对档案信息管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。监督与检查监督机制1.公司设立档案管理监督小组，由公司领导、各部门负责人组成，负责对公司档案管理工作进行监督检查。2.档案管理监督小组应定期对公司档案管理工作进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。检查内容1.档案管理制度的执行