主管例会管理制度

主管例会管理制度一、总则（一）目的为了加强公司管理层之间的沟通与协作，提高工作效率，及时解决工作中出现的问题，特制定本主管例会管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门主管及以上管理人员。（三）基本原则1.定期召开原则：主管例会每周[X]固定时间召开，如遇特殊情况需提前或推迟，由行政部门提前通知相关人员。2.高效务实原则：会议应聚焦工作重点，简洁明了，注重解决实际问题，避免冗长拖沓。3.充分沟通原则：参会人员应积极发言，充分表达意见和建议，确保信息准确传递和理解。4.决策明确原则：对于会议讨论的事项，应明确责任人和时间节点，确保决策得到有效执行。二、会议组织（一）会议召集主管例会由行政部门负责召集，行政部门负责人担任会议主持人。（二）会议通知1.行政部门应在会议召开前[X]个工作日，通过公司内部邮件、即时通讯工具等方式向参会人员发送会议通知，通知内容包括会议时间、地点、议程、需准备的资料等。2.对于重要议题或需要参会人员提前准备汇报材料的会议，应适当提前通知时间，确保参会人员有足够时间准备。（三）会议准备1.行政部门负责会议场地的预订、布置，确保会议设施设备正常运行。2.行政部门应根据会议议程，准备好会议所需的文件、资料、文具等，并提前发放给参会人员。3.参会人员应提前熟悉会议议程，准备好相关工作汇报材料或问题解决方案，确保在会议上能够清晰、准确地表达自己的观点。三、会议议程（一）开场致辞主持人介绍会议目的、议程安排及参会人员，宣布会议开始。（二）工作汇报1.各部门主管按照既定顺序依次汇报本部门上周工作进展、本周工作计划以及需要协调解决的问题。2.工作汇报应突出重点、数据支撑、条理清晰，避免冗长和无关内容。汇报时间原则上控制在[X]分钟以内。（三）问题讨论与解决1.针对各部门提出的需要协调解决的问题，参会人员共同进行讨论，分析问题产生的原因，提出解决方案和建议。2.对于涉及多个部门的问题，相关部门应积极配合，共同协商解决，明确责任人和时间节点。3.主持人应引导会议讨论方向，确保讨论围绕主题进行，避免出现偏离主题或相互指责的情况。（四）领导指示公司高层领导对会议讨论的情况进行总结和点评，针对公司整体工作提出要求和指示，明确下一阶段工作重点和目标。（五）会议总结主持人对本次会议进行总结，强调会议达成的共识和决议，明确后续工作的跟进要求。（六）会议结束主持人宣布会议结束。四、会议纪律（一）参会要求1.参会人员应提前[X]分钟到达会议现场，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参加会议，需提前向主持人请假，并安排合适人员代为参会。2.参会人员应遵守会议秩序，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间接打电话、玩手机、随意走动或交头接耳。3.参会人员应认真听取他人发言，尊重他人意见，不得打断他人发言或进行恶意攻击。（二）发言规范1.参会人员发言应简洁明了、重点突出，围绕会议主题阐述观点和建议，避免冗长和无关内容。2.发言时应使用礼貌用语，尊重他人，不得使用侮辱性或攻击性语言。3.对于他人的发言，如有不同意见，应在他人发言结束后，以理性、客观的态度进行回应和讨论，不得强行打断或否定他人观点。（三）记录与存档1.行政部门应安排专人负责会议记录，记录内容应准确、完整，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言内容、讨论结果、决议事项及责任人等。2.会议记录应在会议结束后[X]个工作日内整理完毕，并经主持人审核后存档。会议记录作为公司重要的文件资料，应妥善保管，以备查阅。五、会议决议执行与跟踪（一）决议传达1.会议结束后，主持人或行政部门应及时将会议决议传达给相关责任人，并确保其清楚了解决议内容和要求。2.对于涉及多个部门的决议事项，应明确牵头部门和配合部门，确保工作协同推进。（二）执行跟踪1.各责任人应按照会议决议的要求，制定详细的工作计划，明确工作步骤、时间节点和责任人，并将工作计划报上级领导审核。2.上级领导应定期对责任人的工作进展进行跟踪检查，及时了解工作执行情况，协调解决工作中出现的问题。3.行政部门应建立会议决议执行情况跟踪台账，对各项决议事项的执行进度进行实时跟踪和记录，定期向公司高层领导汇报。（三）反馈与调整1.责任人在工作执行过程中，如发现决议事项存在不合理或无法执行的情况，应及时向上级领导反馈，并提出调整建议。2.上级领导应根据反馈情况，及时组织相关人员对决议事项进行评估和调整，确保决议的科学性和有效性。六、会议效果评估（一）评估周期每季度对主管例会的效果进行一次评估。（二）评估方式1.问卷调查：通过向参会人员发放问卷，了解他们对会议组织、议程安排、讨论效果、决议执行等方面的满意度和意见建议。2.面谈交流：与部分参会人员进行面谈，深入了解他们对会议的看法和感受，收集具体的反馈信息。3.数据分析：通过分析会议决议的执行情况、工作效率提升数据等，评估会议对公司整体运营的实际影响。（三）评估内容1.会议组织：包括会议通知的及时性、准确性，会议场地的安排，会议资料的准备等。2.议程安排：议程是否合理、紧凑，是否涵盖了主要工作内容，是否能够有效引导会议讨论。3.讨论效果：参会人员的参与度、发言质量，讨论是否充分、深入，是否能够达成共识。4.决议执行：会议决议的传达是否及时、准确，执行情况是否良好，是否达到了预期目标。5.会议效率：会议时间的控制是否合理，是否能够在规定时间内完成各项议程，解决实际问题。（四）结果应用1.根据会议效果评估结果，总结经验教训，针对存在的问题提出改进措施和建议。2.将会议效果评估结果与相关部门和人员的绩效考核挂钩，激