中药购进管理制度

中药购进管理制度一、总则1.目的为加强公司中药购进管理，规范中药采购行为，确保所购进中药的质量符合标准，满足临床需求，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及中药购进业务的部门和人员，包括采购部门、质量部门、仓储部门及相关临床使用科室等。3.基本原则依法购进原则：严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保中药购进渠道合法、合规。质量优先原则：把中药质量放在首位，选择质量可靠、信誉良好的供应商，购进优质合格的中药。计划采购原则：根据临床需求和库存情况，合理制定采购计划，避免盲目采购和库存积压。公平公正原则：在采购过程中，遵循公平、公正、公开的原则，维护公司和供应商的合法权益。二、职责分工1.采购部门负责中药采购计划的制定、执行和采购合同的签订。选择合格的中药供应商，建立供应商档案，并定期进行评估和更新。负责与供应商沟通协调，确保采购任务按时、按质、按量完成。及时掌握中药市场价格动态，进行合理的价格谈判，降低采购成本。2.质量部门负责对购进中药的质量进行审核和检验，确保所购中药符合质量标准。参与供应商的评估和选择，对供应商的质量保证能力进行考察。对采购过程中的质量问题进行监督和处理，防止不合格中药进入公司。3.仓储部门负责中药的验收入库工作，核对到货中药的品种、数量、规格等与采购合同的一致性。对入库中药进行妥善保管，确保中药的储存条件符合要求，防止中药变质、损坏。负责中药库存的管理和盘点，及时反馈库存信息，协助采购部门合理调整采购计划。4.临床使用科室根据临床需求，提出中药采购申请，提供准确的中药品种、规格、数量等信息。参与对购进中药的质量评价和反馈工作，为采购决策提供参考依据。三、中药供应商管理1.供应商选择采购部门应根据公司中药采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、药品生产（经营）许可证、GSP认证证书等相关资质证明文件，并进行审核。实地考察供应商的生产经营场所、质量管理体系、仓储物流条件等，评估其质量保证能力。向供应商索取样品，送质量部门进行检验，检验合格后方可确定为合格供应商。2.供应商档案建立采购部门负责为每个合格供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息（名称、地址、联系人、联系电话等）、资质证明文件、质量评估报告、合作记录（采购品种、数量、价格、交货期等）等。供应商档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。3.供应商评估与更新质量部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量稳定性、售后服务质量、价格合理性等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予适当奖励，对于不符合要求的供应商及时进行警告、整改或淘汰。采购部门应每年对供应商进行一次全面评估，根据评估结果调整供应商名单，并及时更新供应商档案。四、中药采购计划管理1.采购计划制定依据临床使用科室应根据临床需求，结合本科室患者数量、病种分布、用药习惯等因素，每月定期向采购部门提交中药采购申请。仓储部门应定期对中药库存进行盘点，及时掌握库存动态，根据库存数量和有效期等情况，向采购部门提供库存预警信息。采购部门应综合考虑临床需求、库存情况、市场供应情况等因素，制定月度中药采购计划。2.采购计划审批采购计划制定完成后，应提交相关部门进行审批。审批流程如下：采购部门负责人审核采购计划的合理性和可行性，确保采购计划符合公司实际需求。质量部门审核采购计划中中药的质量标准和检验要求，确保所购中药质量可控。财务部门审核采购计划的资金预算，确保采购资金的合理性和充足性。公司主管领导审批采购计划，批准后方可执行。3.采购计划执行与调整采购部门应严格按照审批后的采购计划组织采购活动，确保采购任务按时、按质、按量完成。在采购计划执行过程中，如遇市场供应短缺、临床需求变化、质量问题等特殊情况，采购部门应及时与相关部门沟通协调，对采购计划进行调整，并重新履行审批手续。五、中药采购合同管理1.合同签订采购部门在确定供应商后，应与供应商签订中药采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括中药品种、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。采购合同签订前，应提交质量部门和法务部门审核，确保合同条款符合法律法规和公司规定要求，避免法律风险。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定，确保合同的顺利执行。2.合同变更与解除在采购合同执行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原采购合同的补充文件，具有同等法律效力。如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致采购合同无法履行或部分无法履行，双方应及时协商解决办法，可依法解除或变更采购合同。3.合同档案管理采购部门负责采购合同的整理、归档和保管工作。采购合同档案应包括合同文本、变更协议、补充协议、验收记录、付款凭证等相关资料。采购合同档案应妥善保管，保存期限应符合国家法律法规和公司规定要求，以备查阅和审计。六、中药购进验收管理1.验收准备仓储部门在接到到货通知后，应根据采购合同和验收标准，准备好验收场地、设备和工具等，安排专人负责验收工作。验收人员应熟悉中药验收标准和方法，具备相关专业知识和技能。2.验收内容数量验收：核对到货中药的品种、规格、数量等与采购合同是否一致。质量验收：按照国家药品标准和公司制定的验收标准，对到货中药的外观、性状、色泽、气味、包装等进行检查，必要时进行抽样检验。包装验收：检查中药包装是否完好，标签是否清晰、准确，说明书是否齐全等。3.验收记录验收人员应如实填写中药购进验收记录，记录内容包括到货日期、供应商名称、药品名称、规格、数量、批准文号、生产批号、有效期、验收结果等。验收记录应字迹清晰、内容完整、准确无误，并由验收人员签字确认。验收记录应妥善保管，保存期限应符合国家法律法规和公司规定要求。4.验收结果处理验收合格的中药，应及时办理入库手续，并在验收记录上注明“验收合格”字样。验收不合格的中药，应及时通知采购部门和质量部门，采购部门负责与供应商协商处理退货、换货等事宜，质量部门负责对不合格中药进行调查和分析，采取相应的纠正措施，防止不合格中药再次流入公司。七、中药购进储存与养护管理1.储存条件仓储部门应根据中药的特性和储存要求，为其提供适宜的储存条件。一般中药应储存在干燥、通风、防潮、防虫、防鼠的仓库内，温度、湿度应符合规定要求。对于易受潮、易霉变、易挥发、易氧化等特殊性质的中药，应采取相应的特殊储存措施，如密封保存、冷藏保存、避光保存等。2.分区分类存放仓储部门应按照中药的品种、规格、性质、用途等进行分区分类存放，便于管理和查找。中药应与非药品、内服药与外用药、处方药与非处方药等分开存放，避免混淆。3.库存管理仓储部门应建立健全中药库存管理制度，定期对库存中药进行盘点，确保账物相符。对库存中药应进行动态管理，掌握中药的出入库情况，及时清理积压、变质、过期等不合格中药。库存中药应按照规定的有效期顺序存放，遵循“先进先出、近期先出”的原则，确保中药质量安全。4.养护措施仓储部门应定期对库存中药进行养护检查，及时发现和处理中药在储存过程中出现的质量问题。根据中药的特性和季节变化，采取相应的养护措施，如通风、除湿、降温、熏蒸、防虫等。对养护检查中发现的质量可疑的中药，应及时送质量部门进行检验，确认合格后方可继续储存。八、中药购进信息化管理1.建立中药采购信息系统公司应建立中药采购信息系统，将中药采购计划、供应商管理、采购合同、购进验收、库存管理等环节纳入信息化管理，实现信息的实时共享和动态监控。2.信息录入与维护采购部门、质量部门、仓储部门等相关人员应及时将中药采购业务信息录入信息系统，确保信息的准确性和完整性。信息系统应定期进行维护和更新，保证系统的正常运行和数据安全。3.数据分析与利用通过对中药采购信息系统中的数据进行分析，能够及时掌握中药采购动态、库存情况、质量状况等，为公司的采购决策、质量管理、库存控制等提供数据支持。九、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门应定期对中药购进业务进行审计监督，检查采购流程是否合规、合同执行是否到位、质量控制是否有效等。质量部门应加强对中药购进质量的监督检查，对发现的质量问题及时进行处理，并跟踪整改情况。2.考核机制建立中药购进业务考核机制，对采购部门、