东莞刻章管理制度

东莞刻章管理制度总则1.目的为加强公司印章管理，规范印章刻制、使用、保管等行为，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于东莞地区公司总部及各分支机构的各类印章管理，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。3.基本原则印章管理遵循“依法合规、分级负责、严格审批、安全保密”的原则。确保印章使用合法合规，明确各级管理责任，严格审批流程，防止印章滥用和丢失，保障公司信息安全。印章的刻制1.刻制申请因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、材质等信息，并经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。2.审批流程部门负责人审核申请的必要性和合理性，确保与公司业务需求相符。公司分管领导根据申请情况进行审批，重点关注印章用途对公司运营和风险的影响。3.刻制选择经审批同意后，由行政部门统一选择具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。选择时应考察刻制单位的信誉、技术水平、服务质量等因素，确保刻制的印章符合国家标准和公司要求。4.印章备案印章刻制完成后，行政部门应及时将印章印模留存，并按照公安部门等相关规定进行备案。备案信息包括印章名称、规格、材质、启用时间等，确保印章的合法性和可追溯性。印章的使用1.使用范围公司公章：用于以公司名义对外发布的重要文件、信函、合同协议、证明材料等。合同专用章：专门用于签订各类经济合同、协议等具有法律效力的文件。财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关财务业务。法人章：主要用于银行预留印鉴、法定代表人授权的特定财务事项等。部门章：用于部门内部文件、通知、报表等的盖章，不得对外使用。2.使用审批一般事项使用印章：由使用人填写《印章使用申请表》，注明用印事项、文件名称、文号、份数等信息，经部门负责人审核签字后，可直接加盖印章。重要事项使用印章：涉及公司重大决策、对外投资、融资、担保、合同签订等重要事项的印章使用，需经部门负责人、分管领导审核，报公司法定代表人审批后，方可加盖印章。紧急事项使用印章：遇紧急情况无法按正常审批流程办理时，使用人应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。3.用印登记印章使用必须进行详细登记，登记内容包括用印日期、用印事项、文件名称、文号、份数、申请人、审批人、盖章人等信息。登记记录应妥善保存，以备查询和审计。4.印章加盖印章管理人员应严格按照审批后的《印章使用申请表》进行用印，确保印章加盖位置准确、清晰，与文件内容相符。禁止在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需先行加盖印章的，必须在空白处注明用途，并严格控制使用范围。印章的保管1.保管职责公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章由行政部门指定专人负责保管，部门章由各部门指定专人保管。印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理制度，确保印章安全。2.保管方式印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管或多人保管制度，钥匙分别由不同人员持有。严禁将印章随意放置或交由他人代管，如遇特殊情况需临时交接，应办理交接手续，并记录交接时间、交接事项、交接双方等信息。3.保管环境印章保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，防止印章受潮、生锈、损坏等情况发生。同时，要配备必要的安全防范设施，如监控设备、报警装置等，确保印章保管安全。印章的停用与销毁1.停用情形因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用的。印章损坏、遗失或被盗的。其他需要停用印章的情形。2.停用程序印章保管人员发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，说明停用原因，经部门负责人审核，报公司分管领导审批后，办理印章停用手续。3.印章销毁经审批同意停用的印章，由行政部门负责组织销毁。销毁前应进行登记，记录印章名称、规格、材质、停用时间等信息。印章销毁可采用粉碎、熔化等方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程应至少有两名印章保管人员在场监督，并在销毁记录上签字确认。销毁后的印章登记记录应长期保存，以备查阅。监督与检查1.内部监督行政部门定期对印章管理情况进行检查，包括印章的使用登记、保管情况、审批流程执行情况等，发现问题及时督促整改。公司审计部门不定期对印章管理进行审计监督，重点审查印章使用的合规性、经济性和效益性，对违规行为提出审计意见和建议。2.外部监督积极配合公安部门等相关外部机构的监督检查，如实提供印章管理的有关资料和信息，接受外部机构的指导和监督。违规处理1.违规行为界定未经审批擅自使用印章的。超越审批范围使用印章的。在空白纸张、空白合同等上加盖印章的。未按规定进行印章保管，导致印章遗失、被盗或损坏的。其他违反印章管理制度的行为。2.处理措施对于违规使用印章的行为，一经发现，立即停止使用，并视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处罚。因违规使用印章给公司造成经济损失或法律纠纷的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依