下井档案管理制度

下井档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司下井档案的管理，确保下井档案的完整性、准确性和安全性，为公司安全生产、运营管理等提供有力的支持和依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及下井作业的部门、单位及相关人员的下井档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：下井档案应如实反映下井作业的实际情况。2.完整性原则：涵盖下井作业的各个环节和相关资料，确保档案资料齐全。3.规范性原则：档案的整理、归档、保管等应遵循统一的标准和规范。4.保密性原则：对涉及公司机密和敏感信息的下井档案严格保密。二、下井档案的分类与内容（一）人员档案1.下井人员基本信息包括姓名、性别、年龄、身份证号、联系方式等。学历、专业、工作经历等相关背景资料。2.下井资格证书如煤矿安全资格证、特种作业操作证等。证书的有效期、复审记录等。3.培训记录参加下井相关培训的时间、内容、考核成绩等。培训证书及相关证明材料。4.健康档案定期的身体检查报告，包括职业病检查结果。身体状况是否适合下井作业的评估记录。（二）下井作业计划档案1.月度下井作业计划明确各作业区域、作业班组的下井任务安排。计划下井时间、预计作业时长等。2.临时下井作业计划因特殊情况临时增加的下井作业安排。申请原因、审批流程及相关记录。（三）安全技术措施档案1.作业规程针对不同的下井作业类型，制定详细的作业规程。包括作业流程、安全注意事项、质量标准等。2.安全技术措施如瓦斯防治措施、顶板管理措施、防治水措施等。措施的制定依据、执行要求及效果评估。（四）设备档案1.下井设备清单列出各类下井设备的名称、型号、数量等。设备的购置时间、使用年限等基本信息。2.设备维护记录日常维护保养记录，包括维护时间、内容、维修人员等。设备故障记录及处理情况。3.设备检测报告定期的设备检测报告，如防爆性能检测、安全保护装置检测等。（五）环境监测档案1.井下环境监测数据瓦斯浓度、一氧化碳浓度、粉尘浓度等监测数据。监测时间、监测地点及监测人员记录。2.环境变化记录井下地质构造变化、水文情况变化等记录。对环境变化可能影响下井作业的分析及应对措施。（六）事故档案1.下井事故报告事故发生的时间、地点、经过、原因等详细情况。事故造成的人员伤亡、财产损失情况。2.事故调查记录事故调查组成员、调查过程及结果。事故责任认定及处理情况。3.事故整改措施及落实情况针对事故制定的整改措施。整改措施的执行情况及效果评估。三、下井档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门、单位应指定专人负责下井档案的收集工作，确保档案资料及时、准确收集。2.下井作业过程中产生的各类原始记录、报表、报告等应在规定时间内提交至档案管理部门。3.对于外部获取的与下井作业相关的文件、资料等，如政府部门的监管文件、供应商提供的设备资料等，应及时收集归档。（二）整理方法1.分类整理根据下井档案的分类，将收集到的资料进行分类存放。同一类档案按照时间顺序或重要程度进行排序。2.编号编制为每份档案或每组档案编制唯一的编号，便于查找和管理。编号应体现档案的类别、年份、顺序等信息。3.资料装订对纸张较多的档案资料进行装订，确保整齐、牢固。装订时应注意保持资料的完整性，避免损坏或丢失。四、下井档案的归档与保管（一）归档流程1.档案整理人员将整理好的下井档案提交至档案管理部门。2.档案管理部门对提交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核通过后，档案管理人员按照档案编号顺序将档案存入档案柜或档案存储系统，并建立相应的档案目录。（二）保管期限1.人员档案长期保存，直至员工离职后一定期限（如[X]年），根据法律法规和公司规定进行销毁或封存。2.下井作业计划档案月度作业计划档案保存[X]年，临时作业计划档案保存至作业结束后[X]年。3.安全技术措施档案作业规程和安全技术措施档案长期保存，根据实际情况进行修订和更新。4.设备档案设备使用期间档案持续更新保存，设备报废后档案保存[X]年。5.环境监测档案监测数据档案保存[X]年，环境变化记录档案长期保存。6.事故档案长期保存，作为公司安全生产管理的重要参考资料。（三）保管条件1.档案库房应保持干燥、通风、清洁，温度和湿度应符合档案保管要求。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。3.采用电子存储方式的档案，应定期进行备份，并存储在不同的介质和地点，防止数据丢失。五、下井档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅下井档案的，应填写《下井档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.一般员工查阅与本人工作相关的下井档案，由所在部门负责人审批。3.部门负责人查阅本部门相关下井档案，由分管领导审批。4.涉及公司机密或重要事项的下井档案查阅，需经公司主要领导审批。（二）查阅流程1.查阅申请人填写《下井档案查阅申请表》，提交至相应审批人。2.审批人审核通过后，将申请表交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供查阅服务，并做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等。（三）借阅规定1.因特殊情况需要借阅下井档案的，应填写《下井档案借阅申请表》，按照查阅权限进行审批。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损、抽取、撤换等。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。六、下井档案的保密与销毁（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司机密和敏感信息的下井档案进行保密。2.查阅和借阅下井档案的人员应签订保密协议，承诺对档案内容保密。3.档案库房应设置专门的保密区域，限制无关人员进入。4.电子档案应设置访问权限，防止信息泄露。（二）销毁程序1.对于超过保管期限或已无保存价值的下井档案，由档案管理部门提出销毁申请。2.申请应注明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，并经相关部门和领导审批。3.审批通过后，档案管理部门会同相关部门对拟销毁档案进行清点、核对，确保档案准确无误。4.采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录，包括销毁时间、地点、执行人员等。5.销毁记录应长期保存，以备查考。七、档案管理人员职责（一）档案收集与整理职责1.负责组织、指导和监督下井档案的收集工作，确保档案资料的全面性和及时性。2.按照档案整理规范，对收集到的档案资料进行分类、编号、装订等整理工作，保证档案的规范性和完整性。（二）档案归档与保管职责1.及时将整理好的下井档案进行归档，建立准确的档案目录和索引，便于查询和管理。2.负责档案库房的日常管理，确保档案保管环境符合要求，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。3.定期对档案进行检查和盘点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。（三）档案查阅与借阅服务职责1.按照规定的查阅和借阅流程，为公司内部人员提供档案查阅和借阅服务，做好相关记录。2.对查阅和借阅档案的人员进行监督，确保档案的安全和完整，防止档案丢失、损