it外包管理制度

it外包管理制度总则目的本制度旨在规范公司IT外包活动，明确外包业务流程、各方职责和管理要求，有效控制IT外包风险，提高IT资源利用效率，确保外包服务满足公司业务需求，保障公司信息系统的稳定运行和数据安全。适用范围本制度适用于公司所有涉及IT外包服务的项目，包括但不限于系统开发、系统维护、网络运营、数据处理、技术支持等外包业务。基本原则1.战略匹配原则：IT外包应与公司的战略目标相一致，支持公司核心业务的发展，提升公司的竞争力。2.风险可控原则：在选择外包商、签订合同、管理过程等各环节，要充分识别和评估风险，并采取有效的风险应对措施，确保风险可控。3.成本效益原则：通过合理的外包决策和成本控制，在保证服务质量的前提下，实现公司资源的优化配置，降低IT运营成本。4.监督考核原则：建立健全的监督考核机制，对IT外包服务进行定期评估和考核，确保外包商按照合同约定提供高质量的服务。5.保密安全原则：明确外包服务中的保密责任，加强对外包商的安全管理，保障公司信息资产的安全和保密。职责分工公司管理层1.审批IT外包战略规划、年度计划和重大外包项目方案。2.决策外包项目的立项、预算、供应商选择等重大事项。3.监督IT外包管理制度的执行情况，协调解决外包过程中的重大问题。信息技术部门1.负责制定IT外包战略规划和年度计划，提交公司管理层审批。2.组织开展IT外包项目的需求调研、方案制定、供应商评估与选择、合同谈判与签订等工作。3.负责对外包项目的实施进行监督、管理和协调，确保外包服务符合公司要求。4.定期评估外包服务质量，对存在的问题提出整改意见，并跟踪整改情况。5.建立外包商档案，记录外包商的基本信息、服务表现、考核结果等。采购部门1.参与IT外包项目的采购招标、合同签订等工作，确保采购活动符合公司采购管理制度。2.协助信息技术部门对采购合同进行审核，确保合同条款符合公司利益和要求。3.负责与外包商的采购结算工作。财务部门1.负责审核IT外包项目的预算，监督项目费用的支出，确保费用合规。2.参与外包项目的成本核算和效益分析，提供财务数据支持。3.负责对外包项目的财务风险进行监控和预警。其他部门1.配合信息技术部门开展IT外包项目的需求调研和验收工作，提供业务需求和使用反馈。2.按照外包合同要求，配合外包商完成相关工作，确保业务的正常开展。外包商选择与管理外包商选择1.需求分析：信息技术部门根据公司业务需求和IT战略规划，确定IT外包项目的具体需求，包括功能要求、性能指标、服务标准等。2.供应商搜索：通过多种渠道收集潜在外包商信息，如行业推荐、招标网站、专业媒体、合作伙伴介绍等，建立外包商候选名单。3.初步筛选：信息技术部门对候选外包商进行初步筛选，评估其基本资质、技术能力、项目经验、服务质量、信誉等方面情况，剔除不符合要求的外包商。4.详细评估：对通过初步筛选的外包商进行详细评估，包括实地考察、技术测试、案例分析、客户评价等方式，深入了解外包商的实际情况和能力水平。5.招标与谈判：对于重要的IT外包项目，采用招标方式选择外包商；对于一般性项目，可通过邀请谈判等方式确定外包商。招标或谈判过程中，要明确服务范围、服务期限、服务费用、质量标准、付款方式、违约责任等条款。6.合同签订：与选定的外包商签订正式合同，明确双方权利义务，合同条款应符合公司利益和法律法规要求。合同签订后，及时报公司管理层备案。外包商管理1.建立沟通机制：与外包商建立定期沟通机制，包括项目例会、进度汇报、问题协调等，确保信息及时传递和问题及时解决。信息技术部门指定专人作为与外包商的联络人，负责日常沟通协调工作。2.项目启动管理：在外包项目启动前，组织召开项目启动会，向外包商介绍项目背景、目标、需求、计划等，明确各方职责和工作要求。外包商应提交详细的项目实施方案，经信息技术部门审核通过后实施。3.过程监控：信息技术部门定期对外包项目的实施进度、质量、成本等进行监控，检查外包商是否按照合同约定和项目计划开展工作。对于发现的问题，及时要求外包商整改，并跟踪整改情况。4.文档管理：要求外包商建立完善的项目文档管理制度，及时提交项目文档，包括需求文档、设计文档、测试报告、验收报告等。信息技术部门负责对外包商提交的文档进行审核和归档管理。5.人员管理：对外包商驻场人员进行统一管理，明确其工作纪律和行为规范。监督外包商人员的工作表现，对不称职的人员有权要求外包商更换。6.变更管理：如因业务需求变化或其他原因需要对外包项目进行变更，应严格按照公司变更管理制度执行。变更申请需经信息技术部门审核、公司管理层审批后，与外包商协商签订变更协议，明确变更内容、费用调整、工期顺延等事项。服务协议管理服务协议签订1.信息技术部门负责起草IT外包服务协议，明确服务范围、服务标准、服务期限、服务费用、付款方式、违约责任、保密条款、知识产权归属等核心条款。2.服务协议草案经公司法务部门审核通过后，与外包商进行谈判，达成一致意见后签订正式服务协议。3.服务协议签订后，信息技术部门应将协议副本提交给相关部门备案，确保各部门了解协议内容，共同做好外包服务的管理和监督工作。服务协议执行1.信息技术部门负责跟踪服务协议的执行情况，定期检查外包商是否按照协议约定提供服务。2.对于外包商违反服务协议的行为，信息技术部门应及时发出书面通知，要求外包商限期整改，并按照协议约定追究其违约责任。3.如因不可抗力等原因导致服务协议无法正常执行，信息技术部门应及时与外包商沟通协商，采取合理措施减少损失，并根据实际情况对服务协议进行调整或终止。服务协议变更与终止1.因公司业务需求变化、外包商服务质量问题、法律法规调整等原因需要变更服务协议的，信息技术部门应提前与外包商协商，提出变更建议，经公司管理层审批后签订变更协议。2.服务协议期满或提前终止时，信息技术部门应组织相关部门对外包服务进行验收，确认外包商已完成协议约定的工作任务，服务质量符合要求。3.在服务协议终止后，信息技术部门应按照公司档案管理制度对外包项目相关资料进行整理归档，并与外包商办理交接手续，确保公司信息资产的安全和完整。外包服务质量控制质量标准制定1.信息技术部门根据公司业务需求和行业标准，制定IT外包服务质量标准，明确各项服务的具体要求和考核指标。2.服务质量标准应包括服务响应时间、问题解决率、系统可用性、数据准确性、安全性等方面内容，确保外包服务能够满足公司业务正常运转的需要。质量监控与评估1.信息技术部门建立定期质量监控机制，通过现场检查、远程监控、数据分析、用户反馈等方式，对外包商的服务质量进行实时监控。2.每月对外包服务质量进行评估，根据质量标准和监控数据，对外包商的服务表现进行打分评价，形成质量评估报告。3.质量评估报告应包括服务质量总体情况、存在问题分析、改进建议等内容，提交给公司管理层和外包商，作为决策和改进的依据。问题整改与持续改进1.对于质量评估中发现的问题，信息技术部门应及时与外包商沟通，要求其制定整改措施并限期整改。2.跟踪外包商的整改情况，对整改效果进行验证，确保问题得到彻底解决。3.定期对外包服务质量控制工作进行总结分析，总结经验教训，不断完善服务质量标准和监控评估方法，持续提升外包服务质量。外包服务成本管理预算编制1.信息技术部门根据IT外包项目的需求和计划，编制外包服务成本预算，包括人员费用、设备采购、软件授权、差旅费、管理费等各项支出。2.成本预算应详细列出每个项目阶段的费用明细，并进行合理估算，确保预算的准确性和合理性。3.成本预算经财务部门审核和公司管理层审批后，作为控制外包服务成本的依据。成本监控与控制1.财务部门负责对外包服务成本进行监控，定期对比实际成本与预算成本，及时发现成本偏差情况。2.信息技术部门与财务部门密切配合，分析成本偏差原因，采取有效措施进行成本控制。如因业务需求变化导致成本增加，应及时办理变更手续，调整预算。3.对外包商的费用支付进行严格审核，确保费用支付符合合同约定和公司财务制度，防止不合理支出。成本核算与分析1.项目结束后，财务部门负责对外包服务项目进行成本核算，准确计算项目实际成本。2.分析成本核算结果，对比预算成本和实际成本，评估项目成本效益情况，总结成本管理经验教训。3.根据成本核算和分析结果，为今后的IT外包项目提供成本参考数据，优化成本管理流程和方法。外包服务风险管理风险识别与评估1.信息技术部门会同相关部门，对外包服务过程中可能存在的风险进行全面识别，包括技术风险、质量风险、安全风险、人员风险、合同风险、法律风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度，划分风险等级。3.建立风险清单，详细记录风险识别和评估结果，作为风险应对和监控的基础。风险应对措施1.根据风险评估结果，针对不同等级的风险制定相应的应对措施。对于高风险，应采取重点监控、制定应急预案等措施；对于中风险，可采取适当的控制措施进行防范；对于低风险，可进行日常关注和定期检查。2.技术风险方面，要求外包商采用成熟可靠的技术方案，加强技术研发和测试，确保系统的稳定性和可靠性；质量风险方面，加强质量监控和评估，严格执行质量标准，及时整改质量问题；安全风险方面，建立完善的安全管理制度，加强数据保护和网络安全防护，定期进行安全检查和漏洞修复；人员风险方面，对外包商人员进行背景审查和培训管理，签订保密协议和竞业禁止协议；合同风险方面，加强合同管理，明确双方权利义务，严格执行合同条款；法律风险方面，咨询专业法律意见，确保外包活动符合法律法规要求。风险监控与预警1.建立风险监控机制，定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现风险变化情况。2.设置风险预警指标，当风险指标达到预警值时，发出风险预警信号，提醒相关部门采取应对措施。3.根据风险监控和预警结果，及时调整风险应对策略，确保风险始终处于可控状态。保密与安全管理保密管理1.与外包商签订保密协议，明确保密范围、保密期限、保密责任、违约责任等条款，要求外包商严格遵守公司保密制度。2.对外包商人员进行保密培训，使其了解公司保密要求和重要性，提高保密意识。3.规定外包商在处理公司信息时的操作规范，如数据存储、传输、使用、销毁等环节的保密措施，防止公司信息泄露。4.监督外包商的保密工作执行情况，定期检查其保密措施的落实情况，对违反保密协议的行为依法追究责任。安全管理1.要求外包商建立健全的安全管理制度，采取有效的安全技术措施，保障公司信息系统的安全稳定运行。2.对外包商的网络环境、系统架构、数据备份等进行安全评估，确保其符合公司安全要求。3.定期检查外包商的安全设备和软件运行情况，及时发现和处理安全隐患。4.加强对外包商人员的安全管理，规范其操作行为，防止因人员失误或违规操作导致安全事故。5.制定安全应急预案，明确在发生安全事件时的应急处理流程和责任分工，确保能够及时、有效地应对安全事故，减少损失。考核与奖惩考核指标1.信息技术部门制定IT外包服务考核指标体系，包括服务质量、成本控制、进度管理、风险管理、保密安全等方面内容。2.服务质量考核指标可包括问题解决及时率、系统可用性、数据准确性等；成本控制考核指标可包括预算执行率、成本节约率等；进度管理考核指标可包括项目按时完成率、里程碑达成率等；风险管理考核指标可包括风险应对措施执行情况、风险预警次数等；保密安全考核指标可包括保密制度执行情况、安全事故发生率等。考核方式1.采用定期考核与不定期考核相结合的方式，对IT外包服务进行全面评价。2.定期考核每月或每季度进行一次，由信息技术部门根据考核指标体系，对外包商的服务表现进行量化打分评价。3.不定期考核根据项目实际情况和突发事件进行，对外包商在特定时期或特定项目中的表现进行及时评估。奖惩措施