生产外协费用管理制度

生产外协费用管理制度一、总则1.目的为规范公司生产外协费用的管理，确保外协工作的顺利进行，有效控制成本，提高经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司生产过程中涉及的所有外协加工、外协劳务等费用的管理。3.基本原则合法合规原则：外协费用的发生必须符合国家法律法规及公司相关规定。成本效益原则：在保证产品质量和生产进度的前提下，合理控制外协费用，实现成本最小化。权责明确原则：明确各部门在外协费用管理中的职责和权限，确保管理工作的有效开展。监督考核原则：建立健全监督考核机制，对外协费用的使用情况进行定期检查和考核。二、职责分工1.生产部门负责提出外协需求，编制外协任务书，明确外协项目的内容、质量要求、交货期等。对外协供应商进行初步筛选和考察，参与外协合同的评审和签订。负责外协加工过程的跟踪和协调，确保外协产品按时、按质、按量交付。定期对外协费用进行统计和分析，配合财务部门做好费用核算和控制工作。2.采购部门根据生产部门的外协需求，负责外协供应商的开发、评估和选择。组织对外协合同的谈判和签订，确保合同条款符合公司利益和要求。负责外协物资的采购和供应，确保物资的质量和供应及时性。对外协供应商的交货情况进行跟踪和督促，及时处理供应商的违约行为。3.质量部门制定外协产品的质量检验标准和检验流程，对外协产品进行检验和验收。参与外协供应商的质量评估和审核，提出质量改进建议。对不合格外协产品进行判定和处理，跟踪整改情况，确保产品质量符合要求。4.财务部门负责制定外协费用的核算办法和财务管理制度，对外协费用进行核算和账务处理。审核外协合同中的费用条款，确保费用结算方式和标准合理合规。定期对外协费用进行分析和监控，提出费用控制建议和措施。参与外协供应商的付款审批，确保付款手续齐全、金额准确。5.技术部门提供外协项目的技术要求和技术支持，协助生产部门编制外协任务书。对外协产品的技术问题进行指导和解决，确保产品技术符合要求。参与外协供应商的技术评估和审核，提出技术改进建议。三、外协费用预算管理1.预算编制生产部门应根据年度生产计划和外协需求，提前编制外协费用预算草案，明确各项外协项目的预计费用。预算草案应详细列出外协项目的名称、内容、数量、单价、金额等，并附上相关的说明和依据。采购部门、财务部门等相关部门应根据各自的职责对预算草案进行审核，提出修改意见和建议。生产部门根据审核意见对预算草案进行修订后，报公司管理层审批。经批准后的外协费用预算作为年度控制外协费用的依据。2.预算执行各部门应严格按照批准的外协费用预算执行，不得擅自超预算支出。如因生产计划调整、技术变更等原因需要增加外协费用预算的，应按照预算编制程序进行申报和审批。财务部门应建立外协费用预算执行台账，定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.预算调整在外协费用预算执行过程中，如遇特殊情况需要调整预算的，应按照以下程序进行：由生产部门提出预算调整申请，说明调整的原因、内容、金额等，并附上相关的证明材料。采购部门、财务部门等相关部门对调整申请进行审核，提出审核意见。公司管理层根据审核意见进行审批，批准后的预算调整方案作为预算执行的依据。四、外协供应商管理1.供应商选择采购部门应根据公司的外协需求和供应商管理要求，通过多种渠道寻找潜在的外协供应商。对潜在供应商进行初步筛选，筛选内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量保证能力、价格水平等。组织相关部门对筛选后的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产现场、质量管理体系、设备状况、人员素质等。根据考察和评估结果，确定合格的外协供应商名单，并建立供应商档案。2.供应商评估采购部门应定期对外协供应商进行评估，评估周期一般为每年一次。评估内容包括供应商的交货及时性、产品质量、价格水平、售后服务、合作态度等方面。质量部门、生产部门等相关部门应根据各自的职责对外协供应商的评估提供相关数据和意见。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.供应商考核建立外协供应商考核制度，明确考核指标、考核方式和考核周期。考核指标应包括产品质量、交货期、价格、服务等方面，具体指标可根据不同的外协项目和供应商特点进行设定。考核方式可采用定期考核和不定期抽查相结合的方式，定期考核一般每季度进行一次，不定期抽查根据实际情况进行。根据考核结果，对供应商进行相应的奖惩，如支付违约金、扣除货款、暂停合作、终止合作等。五、外协合同管理1.合同签订采购部门在选择好外协供应商后，应组织相关部门与供应商进行合同谈判，明确双方的权利和义务。合同条款应包括外协项目的内容、质量要求、交货期、价格、付款方式、验收标准、违约责任等。合同文本应使用公司统一的合同模板，确保合同条款的完整性和规范性。合同签订前，应提交法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。经审核通过后的合同，由公司法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖公司合同专用章。2.合同执行合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应负责跟踪合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。生产部门应按照合同要求对外协产品进行验收，确保产品质量符合要求。财务部门应按照合同约定的付款方式和时间对外协供应商进行付款，确保付款手续齐全、金额准确。3.合同变更如因生产计划调整、技术变更等原因需要变更外协合同的，应按照以下程序进行：由采购部门提出合同变更申请，说明变更的原因、内容、金额等，并附上相关的证明材料。相关部门对变更申请进行审核，提出审核意见。经公司管理层审批后，采购部门与供应商协商签订合同变更协议。4.合同终止外协合同履行完毕后，双方应按照合同约定办理终止手续。如因供应商违约等原因导致合同提前终止的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。合同终止后，采购部门应及时整理合同档案，归档保存。六、外协费用结算管理1.费用结算依据外协费用的结算应以双方签订的合同为依据，按照合同约定的结算方式和标准进行结算。结算凭证应包括外协加工单、验收报告、发票等相关资料，确保结算凭证真实、准确、完整。2.费用结算流程生产部门在收到外协产品并验收合格后，应及时填写外协加工单，并提交给财务部门。财务部门根据外协加工单、验收报告等资料，审核供应商提交的发票，核对发票金额与合同约定的结算金额是否一致。经审核无误后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间对外协供应商进行付款，并进行账务处理。3.费用结算争议处理如在外协费用结算过程中发生争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。在争议解决期间，双方应继续履行合同约定的其他义务，不得影响生产经营活动的正常进行。七、外协费用监督与审计1.监督检查财务部门应定期对外协费用的使用情况进行监督检查，检查内容包括费用支出的合理性、合规性、准确性等。审计部门应定期对外协费用进行审计，审计内容包括合同签订、执行情况、费用结算等方面，确保外协费用的管理规范、有效。生产部门、采购部门等相关部门应配合财务部门和审计部门的监督检查和审计工作，提供相关资料和信息。2.违规处理如发现外协