珠宝公司会议管理制度

珠宝公司会议管理制度一、总则（一）目的为规范公司会议管理，提高会议效率和质量，确保公司决策的科学性和工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于公司例会、专题会议、部门会议、项目会议等。（三）会议原则1.精简高效：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，注重会议效果。2.明确主题：每次会议都应有明确的主题和目的，避免议题分散。3.充分准备：会议组织者和参会人员应提前做好充分准备，确保会议顺利进行。4.注重落实：会议形成的决议和工作安排应明确责任人和时间节点，确保得到有效落实。二、会议分类（一）公司例会1.总经理办公会参会人员：公司领导班子成员、各部门负责人。会议周期：每周[具体时间]召开一次。主要内容：总结上周工作情况，分析存在的问题，部署本周重点工作；审议重大事项，包括公司发展战略、年度计划、财务预算、重大投资项目等；协调各部门之间的工作关系。2.公司周会参会人员：公司全体员工。会议周期：每周[具体时间]召开一次。主要内容：传达公司总经理办公会精神；各部门汇报上周工作进展和本周工作计划；公司领导对本周重点工作进行强调和部署。（二）专题会议1.业务专题会议参会人员：与业务相关的部门负责人、业务骨干等。会议周期：根据业务需要不定期召开。主要内容：讨论业务发展中的重大问题、解决方案和工作计划；分析市场动态和竞争对手情况；协调业务部门之间的合作。2.管理专题会议参会人员：人力资源部、财务部、行政部等管理部门负责人及相关人员。会议周期：根据管理需要不定期召开。主要内容：研究公司管理体系建设、制度完善、流程优化等问题；分析人力资源、财务、行政等方面的工作情况，提出改进措施；协调管理部门之间的工作关系。（三）部门会议1.部门例会参会人员：各部门全体员工。会议周期：每周[具体时间]召开一次。主要内容：总结部门上周工作情况，分析存在的问题，部署本周重点工作；传达公司相关会议精神；协调部门内部员工之间的工作关系。2.部门专题会议参会人员：部门内部相关人员。会议周期：根据部门工作需要不定期召开。主要内容：讨论部门业务工作中的具体问题、解决方案和工作计划；分析项目进展情况，协调项目团队内部的工作；研究部门内部管理问题，提出改进措施。（四）项目会议1.项目启动会参会人员：项目团队成员、相关部门负责人、公司领导。会议时间：项目启动阶段召开。主要内容：宣布项目正式启动；介绍项目背景、目标、范围和要求；明确项目团队成员的职责和分工；制定项目计划和里程碑；讨论项目可能面临的风险和应对措施。2.项目周会参会人员：项目团队成员。会议周期：每周[具体时间]召开一次。主要内容：汇报项目上周工作进展，包括任务完成情况、遇到的问题及解决方案；讨论本周工作计划和任务分配；分析项目进度偏差原因，提出纠正措施；协调项目团队成员之间的工作关系。3.项目里程碑评审会参会人员：项目团队成员、相关部门负责人、公司领导。会议时间：项目达到重要里程碑时召开。主要内容：对项目在该里程碑阶段的工作成果进行评审，包括项目交付物的质量、进度、成本等方面；评估项目是否达到预期目标；讨论下一阶段的工作计划和重点；总结项目经验教训。三、会议组织与安排（一）会议发起1.发起部门公司例会由总经理办公室发起。专题会议、部门会议由相关部门发起。项目会议由项目经理发起。2.发起流程发起部门提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并填写《会议申请表》（见附件1）。《会议申请表》经部门负责人审核签字后，提交至总经理办公室或相关协调部门进行统筹安排。（二）会议通知1.通知方式采用公司内部办公系统、电子邮件、短信等方式发布会议通知。紧急会议可采用电话通知的方式。2.通知内容会议主题、时间、地点。参会人员名单。会议议程及相关资料（如有）。其他需要说明的事项，如会议准备要求、注意事项等。（三）会议准备1.组织者准备明确会议目的和议程，提前与参会人员沟通，收集相关资料和意见。根据会议需要，准备会议场地、设备、资料、文具等。安排专人负责会议记录、摄影、录像等工作。2.参会人员准备提前了解会议主题和议程，准备好相关资料和发言内容。如有需要，提前与其他参会人员进行沟通协调，确保会议讨论的顺利进行。（四）会议主持1.公司例会、专题会议等重要会议，一般由公司领导主持。2.部门会议、项目会议由部门负责人或项目经理主持。3.会议主持人应把控会议节奏，引导会议围绕主题进行讨论，确保会议有序进行。（五）会议记录1.记录人员公司例会、专题会议由总经理办公室指定专人负责记录。部门会议、项目会议由部门或项目团队指定专人负责记录。2.记录内容会议基本信息，包括会议名称、时间、地点、主持人、参会人员等。会议议程及讨论内容，包括发言要点、提出的问题、解决方案、决策结果等。会议决议及工作安排，明确责任人和时间节点。3.记录要求记录应准确、完整、清晰，能够真实反映会议内容。会议记录应在会议结束后及时整理，形成《会议纪要》（见附件2）。四、会议纪律与要求（一）参会要求1.参会人员应提前10分钟到达会议地点，不得迟到、早退或无故缺席。2.如有特殊情况不能参会，应提前向会议组织者请假，并安排其他人员代为参会。3.参会人员应遵守会议纪律，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间接听电话、发短信、玩手机游戏等。4.参会人员应认真听取他人发言，积极参与讨论，不得随意打断他人讲话。（二）发言要求1.发言应简洁明了，突出重点，避免冗长、啰嗦。2.发言内容应与会议主题相关，不得偏离主题或发表无关言论。3.如有不同意见，应在他人发言结束后，礼貌地提出自己的观点和建议，避免争吵和冲突。（三）保密要求1.会议涉及的公司机密信息、商业秘密等，参会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。2.如需在会议上讨论机密事项，应在保密环境中进行，并采取相应的保密措施，如限制参会人员范围、使用加密设备等。五、会议决议与执行（一）决议形成1.会议讨论结束后，主持人应根据会议讨论情况，及时总结会议决议，并明确责任人和时间节点。2.会议决议应形成书面文件，如《会议纪要》或《决议事项清单》（见附件3），经参会人员签字确认后生效。（二）决议执行1.责任部门或责任人应按照会议决议，认真落实各项工作任务，并及时向会议组织者汇报工作进展情况。2.会议组织者应对决议执行情况进行跟踪检查，确保决议得到有效执行。如发现问题，应及时协调解决，并对相关责任人进行督促和问责。（三）决议变更1.如因客观情况发生变化，需要对会议决议进行变更，责任部门或责任人应及时向会议组织者提出变更申请，并说明变更原因和理由。2.会议组织者应组织相关人员对变更申请进行审议，如确需变更，应形成新的决议，并按照决议执行流程进行落实。六、会议评估与改进（一）评估方式1.会议结束后，参会人员可通过填写《会议满意度调查问卷》（见附件4）的方式，对会议组织、内容、效果等方面进行评价。2.会议组织者可定期对会议管理情况进行总结分析，评估会议制度的执行情况和会议效果。（二）改进措施1.根据评估结果，总结会议管理中存在的问题和不足，制定针对性的改进措施，并及时进行调整和完善。2.将会议评估结果纳入部门和个人绩效考核