海口合同备案管理制度

海口合同备案管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行及备案流程，维护公司合法权益，提高公司经济效益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在海口地区签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行及备案应严格遵守国家法律法规及政策规定。2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，充分表达各自意愿。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害任何一方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订管理（一）合同承办部门及职责1.公司各部门根据业务需要签订合同的，为合同承办部门。合同承办部门负责合同项目的调研、谈判、起草、审查、签订及履行等工作。2.合同承办部门应指定专人作为合同承办人，负责具体办理合同事务。合同承办人应具备相应的业务知识和法律知识，熟悉合同签订流程和相关法律法规。（二）合同签订流程1.合同立项合同承办部门根据业务需求，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目的名称、内容、金额、履行期限等基本情况，并提交分管领导审批。2.合同谈判合同承办部门负责组织合同谈判工作，与合同对方就合同条款进行协商，争取有利于公司的合同条件。谈判过程中，应做好谈判记录，记录谈判时间、地点、参与人员、谈判内容等。3.合同起草合同承办人根据谈判结果，起草合同文本。合同文本应内容完整、条款明确、逻辑严谨，避免出现模糊不清、歧义或容易引起纠纷的条款。合同文本应使用公司统一的合同模板，如无合适模板，可根据实际情况自行起草，但应确保符合法律法规及公司相关规定。4.合同审查合同起草完成后，合同承办人应将合同文本提交本部门负责人和法务部门进行审查。部门负责人主要审查合同内容是否符合本部门业务要求，法务部门主要审查合同条款是否符合法律法规及公司利益。审查意见应书面反馈给合同承办人，合同承办人根据审查意见对合同文本进行修改完善。5.合同审批经审查修改后的合同文本，由合同承办部门负责人签署意见后，提交公司分管领导、总经理审批。审批通过的合同，方可正式签订。（三）合同印章管理1.公司设立合同专用章，由法务部门负责保管和使用。合同专用章的使用应严格按照规定的流程进行审批，未经批准不得擅自使用。2.合同承办人持审批通过的合同文本到法务部门申请加盖合同专用章。法务部门在核对合同文本与审批单一致后，方可加盖合同专用章。盖章后的合同文本应留存一份复印件存档。三、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同签订后，合同承办部门应负责跟踪合同的履行情况，及时掌握合同对方的履行进度和存在的问题。2.合同承办人应定期向部门负责人汇报合同履行情况，重大问题应及时向分管领导和总经理报告。合同履行过程中，如发现合同对方有违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，要求对方纠正违约行为或协商解决问题。（二）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，合同承办部门应及时与合同对方协商，并签订书面的变更或解除协议。变更或解除协议应按照合同签订流程进行审批。2.合同变更或解除后，合同承办部门应及时通知相关部门和人员，并对合同变更或解除的原因、过程及结果进行记录存档。（三）合同纠纷处理1.如在合同履行过程中发生纠纷，合同承办部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，制定解决方案，并及时向分管领导和法务部门报告。2.法务部门负责指导合同承办部门处理合同纠纷，必要时可委托律师代理诉讼或仲裁。合同纠纷处理过程中，应严格按照法律法规的规定进行，维护公司合法权益。四、合同备案管理（一）备案范围公司在海口地区签订的各类合同，均应按照本制度规定进行备案。（二）备案流程1.合同签订后，合同承办人应在[X]个工作日内将合同文本及相关资料提交法务部门进行备案。备案资料包括合同文本原件、合同审批单、对方营业执照副本复印件等。2.法务部门收到备案资料后，应及时进行审核。审核内容包括合同文本是否符合法律法规及公司规定、合同审批手续是否齐全等。审核无误后，将合同资料登记备案，并留存一份复印件存档。3.法务部门应定期对备案合同进行整理和统计，形成合同备案台账，并将合同备案情况定期向公司领导汇报。五、监督检查与考核（一）监督检查1.法务部门负责对公司合同签订、履行及备案情况进行定期监督检查，确保合同管理工作规范、有序进行。2.监督检查内容包括合同签订流程是否合规、合同履行情况是否良好、合同备案是否及时准确等。对发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核机制1.将合同管理工作纳入公司绩效考核体系，对合同承办部门和合同承办人的工作进行考核。考核指标包括合同签订的合规性、合同履行的效果、合同纠纷的处理情况、合同备案的及时性等。2.对在合同管理工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对因工作失误或违规操作给公司造成损失的部门和个人，按照公司相关规定进行责任追究。六、附则（一）解释权本