大学档案库房温湿度控制制度​

大学档案库房温湿度控制制度​

一、目的为有效保护大学档案，确保档案库房内温湿度处于适宜范围，防止档案因温湿度不当而受到损坏，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于大学内所有档案库房的温湿度控制与管理。三、职责分工1.档案管理部门-负责制定档案库房温湿度控制计划与应急预案。-安排专人负责温湿度的日常监测、记录与分析工作。-对库房温湿度调控设备进行定期检查、维护和报修。-根据温湿度实际情况，及时采取有效措施进行调控。2.后勤保障部门-负责档案库房温湿度调控设备（如空调、除湿机、加湿器等）的安装、调试与定期保养。-在档案管理部门提出需求时，及时响应并协助处理温湿度调控设备的故障维修。3.主管领导-负责审核档案库房温湿度控制计划与应急预案。-协调档案管理部门与后勤保障部门等相关部门之间的工作，确保温湿度控制工作顺利进行。四、温湿度标准1.温度标准档案库房的温度应控制在14℃-24℃之间。在夏季高温时期，尽量保持温度不超过24℃；在冬季寒冷时期，尽量保持温度不低于14℃。2.湿度标准档案库房的相对湿度应控制在45%-60%之间。根据不同季节和气候条件，合理调节湿度，避免湿度过高或过低对档案造成损害。五、监测与记录1.监测设备在档案库房内合理位置安装温湿度自动监测设备，确保能够准确反映库房内不同区域的温湿度情况。同时，配备一定数量的便携式温湿度测量仪，用于不定期的人工抽检和校准自动监测设备。2.监测频率-温湿度自动监测设备应实时采集数据，并每隔1小时自动记录一次温湿度数值。-档案管理人员每天上班后和下班前应使用便携式温湿度测量仪对库房内重点区域进行人工抽检，并将结果与自动监测设备数据进行比对。3.记录要求-温湿度记录应包括日期、时间、温度值、湿度值、测量位置等详细信息。记录应真实、准确、完整，不得随意涂改。-温湿度记录应采用纸质和电子两种形式保存。纸质记录应存放在专门的档案盒内，保存期限不少于5年；电子记录应定期备份，存储在专用的存储设备或服务器上，保存期限不少于10年。六、调控措施1.温度调控-当库房内温度超过24℃时，应及时开启空调制冷系统，将温度调节至适宜范围。空调的制冷量应根据库房面积、档案存储量等因素合理配置，确保制冷效果良好。-当库房内温度低于14℃时，应根据实际情况开启电暖器、空调制热等设备进行升温。在使用电暖器等设备时，要注意安全，避免引发火灾等事故。2.湿度调控-当库房内相对湿度超过60%时，应及时开启除湿机进行除湿。除湿机的除湿量应根据库房湿度情况和面积大小合理选择，确保除湿效果显著。同时，要定期清理除湿机的水箱，防止积水滋生细菌。-当库房内相对湿度低于45%时，应开启加湿器进行加湿。加湿器应选择适合档案库房使用的类型，避免因加湿不当导致档案受潮。在加湿过程中，要密切关注湿度变化，防止湿度过高。七、设备维护与管理1.定期检查-档案管理部门应每周对温湿度调控设备进行一次外观检查，查看设备是否正常运行，有无异常噪音、漏水等情况。-后勤保障部门应每月对温湿度调控设备进行一次全面检查和维护，包括清洁设备滤网、检查电路系统、校准温湿度传感器等，确保设备性能良好。2.故障处理-当温湿度调控设备出现故障时，档案管理人员应立即记录故障现象，并及时通知后勤保障部门进行维修。-后勤保障部门在接到故障通知后，应尽快安排维修人员到达现场进行维修。对于一般性故障，应在24小时内修复；对于较为复杂的故障，应制定临时应急措施，并在72小时内修复或提供替代设备。3.设备更新-温湿度调控设备使用年限达到规定要求或经维修后仍无法正常运行、性能严重下降时，档案管理部门应及时提出设备更新申请。-设备更新申请经主管领导审核批准后，由后勤保障部门负责按照相关采购规定进行设备采购和安装调试。八、应急处理1.制定应急预案档案管理部门应制定完善的档案库房温湿度异常应急预案，明确应急处理流程、责任分工和应急措施等内容。应急预案应定期进行演练和修订，确保其有效性和可操作性。2.应急响应-当温湿度自动监测设备发出报警信号或人工抽检发现温湿度异常时，档案管理人员应立即启动应急预案。-首先，对温湿度异常情况进行详细记录，包括异常发生时间、温湿度具体数值、可能影响的档案区域等信息。-然后，迅速采取相应的应急调控措施，如加大空调、除湿机或加湿器的运行功率，增加通风设备的开启时间等，尽量将温湿度恢复到正常范围。3.后续处理-在温湿度异常情况得到控制后，档案管理部门应对受影响的档案进行检查，评估档案是否受到损坏。如发现档案有受潮、变形等情况，应及时采取相应的抢救和修复措施。-同时，对温湿度异常事件进行调查分析，找出原因，总结经验教训，针对存在的问题及时完善管理制度和应急预案。九、培训与教育1.定期培训档案管理部门应定期组织档案管理人员参加温湿度控制知识培训，培训内容包括温湿度对档案的影响、温湿度监测与调控设备的操作使用、应急预案的执行等方面。培训频率每年不少于2次。2.新员工培训对于新入职的档案管理人员，应在入职后一周内进行温湿度控制制度和相关操作技能的专项培训，确保其熟悉档案库房温湿度控制的要求和方法。3.宣传教育通过在档案库房张贴宣传标语、发放宣传手册等方式，向全体档案工作人员宣传温湿度控制的重要性，提高大家对档案保护工作的认识和责任感。十、监督与考核1.监督检查主管领导应定期对档案库房温湿度控制工作进行监督检查，检查内容包括温湿度记录是否完整准确、调控设备运行是否正常、应急措施是否落实等方面。档案管理部门应定期开展自查自纠工作，及时发现和解决存在的问题。2.考核评价将档案