电力公司办公服务管理制度

电力公司办公服务管理制度总则目的为了规范电力公司办公服务行为，提高办公效率和服务质量，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于电力公司全体员工，包括总部及各分支机构、子公司。基本原则1.服务至上原则：以客户需求为导向，提供优质、高效、便捷的办公服务。2.规范高效原则：建立健全办公服务流程和标准，确保各项工作规范有序进行，提高工作效率。3.协同合作原则：强调各部门之间的协同合作，形成工作合力，共同完成公司办公服务任务。4.持续改进原则：不断总结经验，发现问题，持续改进办公服务质量和水平。办公服务职责分工综合管理部门1.负责制定和完善办公服务管理制度、流程和标准。2.统筹协调公司办公资源的配置和管理，包括办公场地、设备、用品等。3.负责公司文件、档案的收发、归档和管理工作。4.组织安排公司会议、活动等，做好相关服务保障工作。5.负责公司办公区域的环境卫生管理。人力资源部门1.负责员工招聘、培训、绩效考核等人力资源管理工作，为办公服务提供人员支持。2.制定员工薪酬福利政策，保障员工权益，提高员工工作积极性。3.处理员工劳动关系相关事务，营造和谐稳定的工作氛围。财务部门1.负责公司办公费用的预算编制、审核和报销管理。2.做好办公设备、用品等采购资金的保障工作，确保资金合理使用。3.定期对办公费用进行核算和分析，提出节约成本的建议和措施。信息部门1.负责公司信息化系统的建设、维护和管理，确保办公自动化系统的正常运行。2.提供信息技术支持和培训，提高员工信息化应用水平。3.保障公司网络安全，防范信息泄露风险。各业务部门1.负责本部门办公服务需求的提出和反馈，配合综合管理部门做好相关工作。2.按照公司办公服务制度和流程，做好本部门的日常办公事务处理。3.加强与其他部门的沟通协作，共同完成公司办公服务任务。办公服务流程办公用品管理流程1.需求申请：各部门根据工作需要，定期填写办公用品需求申请表，注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息，提交至综合管理部门。2.审核审批：综合管理部门对需求申请表进行审核，核实需求的合理性和必要性，报相关领导审批。3.采购入库：经审批通过后，综合管理部门按照公司采购流程进行办公用品采购。采购完成后，办理入库手续，登记办公用品的名称、规格、数量、入库时间等信息。4.领用发放：各部门凭已审批的需求申请表到综合管理部门领用办公用品，综合管理部门按照申请表上的数量进行发放，并做好领用登记。5.库存管理：综合管理部门定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。对于库存不足的办公用品，及时进行补货申请。文件管理流程1.文件起草：各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合公司相关规定和格式要求。2.审核把关：文件起草完成后，由部门负责人进行审核，确保文件内容准确、规范。重要文件需经分管领导审核把关。3.编号登记：审核通过的文件由综合管理部门进行编号登记，建立文件台账，记录文件的名称、编号、起草部门、起草人、审核人、印发时间等信息。4.印发归档：综合管理部门按照文件审批意见进行印发，并将文件原件及相关资料整理归档。归档文件应分类存放，便于查阅和管理。5.文件传阅：对于需要传阅的文件，综合管理部门按照规定的传阅范围进行传阅，并做好传阅记录。传阅人应在规定时间内将文件阅毕并签字，如有意见或建议可在文件上注明。6.文件回收：文件传阅完毕后，综合管理部门负责及时回收文件，确保文件的安全和完整。对于需留存的文件，按照档案管理规定进行保管；对于已完成使命的文件，按照规定进行销毁处理。会议管理流程1.会议申请：各部门如需召开会议，应提前填写会议申请表，注明会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容、会议议程等信息，提交至综合管理部门。2.审核审批：综合管理部门对会议申请表进行审核，核实会议安排的合理性和必要性，报相关领导审批。3.会议筹备：经审批通过后，综合管理部门负责会议的筹备工作，包括会议场地布置、设备调试、资料准备、通知参会人员等。4.会议组织：会议召开期间，综合管理部门安排专人负责会议服务，如茶水供应、会议记录等，确保会议顺利进行。5.会议纪要：会议结束后，综合管理部门及时整理会议纪要，经会议主持人审核后，发送给参会人员及相关部门。会议纪要应明确会议决议、工作任务及责任人、完成时间等内容。6.会议跟踪：各部门按照会议纪要要求落实相关工作任务，综合管理部门负责对工作任务的执行情况进行跟踪检查，确保会议决议得到有效执行。办公服务质量标准响应及时性1.对于员工提出的办公服务需求，相关部门应在[X]个工作日内给予响应。2.紧急需求应立即处理，并在[X]小时内反馈处理结果。服务态度1.员工应热情、礼貌、耐心地为客户提供服务，不得推诿、敷衍。2.接听电话应在铃响[X]声内接听，使用文明用语，主动询问客户需求。工作准确性1.各项办公服务工作应严格按照规定的流程和标准进行操作，确保工作质量。2.提供的信息、数据等应准确无误，避免因工作失误给公司造成损失。工作效率1.优化办公服务流程，减少不必要的环节，提高工作效率。2.对于能够当场办理的事项，应即时办理；对于需要一定时间办理的事项，应在规定时间内完成。办公设备与用品管理办公设备管理1.设备采购：根据公司实际需求和预算安排，由综合管理部门统一负责办公设备的采购工作。采购前应进行市场调研，选择质量可靠、性价比高的设备。2.设备配置：办公设备采购后，综合管理部门按照各部门工作需要进行合理配置，并做好设备领用登记手续。3.设备维护：信息部门负责办公设备的日常维护和保养工作，定期对设备进行检查、清洁、维修等，确保设备正常运行。建立设备维护档案，记录设备维护情况。4.设备报废：对于已损坏无法修复或已达到使用年限的办公设备，由使用部门提出报废申请，经综合管理部门、财务部门和相关领导审核批准后进行报废处理。报废设备应妥善保管，按照公司资产处置规定进行处理。办公用品管理1.用品采购：综合管理部门根据办公用品库存情况和各部门需求，定期进行办公用品采购。采购时应选择正规供应商，确保用品质量。2.用品库存管理：建立办公用品库存管理制度，定期对库存进行盘点，确保账实相符。合理控制库存数量，避免积压或缺货。3.用品使用监督：各部门应合理使用办公用品，杜绝浪费现象。综合管理部门定期对各部门办公用品使用情况进行检查和统计分析，对浪费严重的部门进行通报批评。办公区域环境管理环境卫生1.各部门负责本部门办公区域的环境卫生清扫工作，保持桌面、地面、门窗等整洁干净。2.综合管理部门定期组织对公司公共区域进行环境卫生检查，对不符合要求的部门下达整改通知，督促其及时整改。安全管理1.加强办公区域的安全防范工作，配备必要的消防器材和安全设施，确保员工生命财产安全。2.员工应严格遵守公司安全管理制度，不得在办公区域内吸烟、使用明火，不得私拉乱接电线。3.定期组织安全检查，及时发现和消除安全隐患。对存在安全问题的部门和个人，按照公司安全管理规定进行处理。人事考核与奖惩考核内容1.工作业绩：考核员工在办公服务工作中的任务完成情况、工作质量、工作效率等。2.服务态度：考核员工对待客户和同事的服务态度，包括是否热情、礼貌、耐心等。3.团队协作：考核员工与其他部门之间的协作配合情况，是否能够积极主动地完成团队任务。考核方式1.定期考核：每季度进行一次定期考核，由员工所在部门负责人按照考核标准对员工进行评价打分。2.日常考核：综合管理部门通过日常工作检查、客户反馈等方式对员工办公服务情况进行日常考核记录。3.上级评价：上级领导根据员工的工作表现和工作成果，对员工进行综合评价。奖惩措施1.奖励：对于在办公服务工作中表现优秀的员工，给予表彰和奖励，包括奖金、荣誉证书