德令哈市收发文管理制度

德令哈市收发文管理制度一、总则（一）目的为了加强德令哈市[公司名称]收发文管理，确保文件传递的及时、准确、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于德令哈市[公司名称]各部门及全体员工。（三）基本原则1.及时高效原则收文要及时登记、传阅、办理，发文要确保准确、迅速、规范，不延误工作。2.准确规范原则文件内容要准确无误，格式要符合规定，收发流程要严谨规范。3.安全保密原则严格遵守保密规定，确保文件在传递、处理过程中的安全，防止文件丢失、泄密。二、收文管理（一）收文渠道1.公司设立专门的文件收发邮箱，用于接收外部来文。2.各部门指定专人负责接收通过邮寄、专人送达等方式的外部文件，并及时转交给公司文件收发人员。3.公司内部员工在工作中收到的与公司相关的文件，应及时交至文件收发人员处。（二）收文登记1.文件收发人员收到文件后，应立即进行登记。登记内容包括文件名称、来文单位、文号、日期、密级、份数、附件等。2.对于紧急文件，应在登记时注明“紧急”字样，并优先处理。（三）文件传阅1.文件收发人员根据文件内容和性质，填写《文件传阅单》，注明传阅范围、传阅要求等。2.将文件及《文件传阅单》呈送相关领导或部门负责人阅批。领导或部门负责人应在规定时间内阅毕，并签署意见。3.文件传阅应按照规定的顺序进行，不得随意跳过或遗漏传阅环节。传阅过程中，传阅人应妥善保管文件，不得擅自扩大传阅范围或带出公司。4.对于需要多个部门协同办理的文件，应明确主办部门和协办部门，主办部门负责牵头组织办理，协办部门应积极配合。（四）文件办理1.承办部门或人员收到交办的文件后，应按照领导批示和文件要求及时办理。办理过程中，应明确责任人和办理期限，确保工作落实到位。2.对于需要回复的文件，承办部门应在规定时间内起草回复文件，经部门负责人审核后，报相关领导审批签发。回复文件应注明文号，并加盖公司印章。3.文件办理完毕后，承办部门应将办理结果及时反馈给文件收发人员，并将相关文件资料整理归档。（五）文件催办1.文件收发人员应对文件办理情况进行跟踪催办，对于超过办理期限仍未完成的文件，应及时向承办部门或人员发出催办通知。2.催办通知应明确指出未办理事项、办理期限和要求，承办部门或人员应在收到催办通知后及时回复办理进展情况。（六）文件归档1.文件办理完毕后，承办部门应按照档案管理规定，将文件原件及相关资料整理归档。归档文件应保持齐全、完整、准确，便于查阅和利用。2.档案管理人员应定期对归档文件进行整理、分类、编号，建立健全档案管理制度，确保档案的安全和有效保管。三、发文管理（一）发文流程1.拟稿各部门根据工作需要，由相关人员起草文件初稿。拟稿人应确保文件内容准确、表述清晰、格式规范，并注明发文部门、主送单位、抄送单位、密级等信息。2.审核文件初稿完成后，由拟稿部门负责人进行审核。审核内容包括文件内容是否符合政策法规和公司规定，表述是否准确、完整，格式是否规范等。审核通过后，在文件上签署审核意见。3.会签对于涉及多个部门的文件，需进行会签。会签部门应认真审核文件内容，提出意见和建议，并在规定时间内签署会签意见。4.签发经审核、会签后的文件，报公司领导审批签发。公司领导根据文件内容和工作需要，签署签发意见。重要文件需经公司主要领导签发。5.编号文件签发后，由文件收发人员进行编号。编号应按照公司规定的编号规则进行，确保文件编号的唯一性和连续性。6.打印根据领导签发的文件内容，由指定人员进行打印。打印文件应确保格式规范、字迹清晰、排版整齐。7.校对打印后的文件应进行校对，校对人员应认真核对文件内容，确保与签发稿一致，无错别字、漏字等错误。8.盖章校对无误的文件，加盖公司印章。盖章应清晰、端正，确保印章与文件内容相符。9.分发文件盖章后，由文件收发人员按照文件规定的主送单位、抄送单位进行分发。分发时应做好登记，注明文件名称、文号、分发日期、接收单位等信息。（二）发文格式1.公司发文应统一使用公司规定的文件格式模板，包括文件头、文号、标题、主送单位、正文、附件、落款、日期等部分。2.文件标题应准确概括文件主要内容，简洁明了，一般不超过20个字。标题字体应使用二号宋体加粗，居中排列。3.主送单位、抄送单位应使用全称或规范化简称，顶格书写，后加冒号。主送单位之间用逗号隔开，最后一个主送单位后用句号。抄送单位之间用逗号隔开，最后一个抄送单位后用句号。4.正文应使用三号仿宋体，段落间距为1.5倍行距。正文内容应层次分明，条理清晰，首行缩进2个字符。5.附件应在正文后空一行注明附件名称及序号，附件序号用阿拉伯数字标注，如“附件1：[附件名称]”。附件内容应与正文内容紧密相关，格式应与正文一致。6.落款应注明发文单位全称，并加盖公司印章。印章应端正、清晰地盖在落款处，上不压正文，下骑年盖月。7.日期应使用阿拉伯数字，年、月、日齐全，如“[具体日期]”，并与发文单位落款日期一致。（三）发文审批权限1.以公司名义发布的重要文件、涉及公司重大决策和重要事项的文件，需经公司主要领导审批签发。2.以公司各部门名义发布的文件，涉及部门业务范围内的一般性文件，由部门负责人审批签发；涉及多个部门或重要业务事项的文件，需经分管领导审批签发。（四）发文保密1.对于涉及公司机密的文件，应严格按照保密规定进行处理。在拟稿、审核、会签、签发、打印、校对、盖章、分发等环节，要采取相应的保密措施，确保文件不泄露。2.机密文件应标明密级，并严格控制知悉范围。未经批准，不得擅自复印、传播机密文件。四、文件保管与借阅（一）文件保管1.公司设立专门的文件档案室，用于存放各类文件资料。档案管理人员应定期对档案室进行整理、清扫，保持档案室的整洁、通风良好。2.文件应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立详细的档案目录，便于查找和管理。3.对于电子文件，应进行备份存储，并建立电子文件管理制度，确保电子文件的安全和有效保存。（二）文件借阅1.因工作需要借阅文件的人员，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、文号、借阅目的、借阅期限等信息。2.《文件借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，报档案管理人员审批。档案管理人员根据文件的密级和借阅情况，决定是否批准借阅申请。3.批准借阅的文件，借阅人应在档案管理人员处办理借阅登记手续，领取文件。借阅人应妥善保管文件，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录文件内容。4.借阅期限届满，借阅人应及时归还文件。如需延长借阅期限，应重新办理借阅申请手续。档案管理人员应对归还的文件进行检查，如发现文件有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。五、文件销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的文件。2.经鉴定确认不再需要保存的文件。3.因工作失误或其他原因形成的重复、多余文件。（二）销毁程序1.由档案管理人员定期对文件进行清理，提出拟销毁文件清单，报公司领导审批。2.经公司领导批准后，档案管理人员会同相关部门人员对拟销毁文件进行清点、核对，确保销毁文件的准确性和完整性。