建筑公司采购部流程管理制度

建筑公司采购部流程管理制度总则目的为加强建筑公司采购部的管理，规范采购流程，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司工程建设的物资需求，特制定本制度。适用范围本制度适用于建筑公司采购部所有采购活动，包括工程物资、设备、办公用品等各类物品的采购。原则1.规范化原则：采购流程严格按照既定规范执行，确保采购活动的标准化、科学化。2.效益原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购策略，降低采购成本，提高采购效益。3.公开透明原则：采购过程公开透明，接受公司内部监督，确保公平公正。4.廉洁原则：采购人员应遵守职业道德，廉洁奉公，严禁任何形式的不正当交易。采购流程采购申请1.各部门根据工程进度、生产需求等实际情况，填写《采购申请表》，详细注明所需物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息。2.《采购申请表》需经部门负责人审核签字，确保申请内容真实、合理。对于金额较大或重要物资的采购申请，还需报公司主管领导审批。采购计划制定1.采购部收到经审批的《采购申请表》后，结合库存情况，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购物资的种类、数量、采购时间、预算金额等。2.采购计划需经采购部负责人审核，确保计划的合理性和可行性。如遇特殊情况需要调整采购计划，应及时报相关领导审批。供应商选择与管理1.建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本资料、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等信息。2.根据采购需求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并对其进行实地考察或资质审核。考察内容包括生产能力、质量控制、信誉状况等。3.对于新供应商的开发，应进行严格的评估和审批。评估合格的供应商纳入供应商信息库，并建立合作关系。4.定期对供应商进行考核评价，考核指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格的供应商及时淘汰。采购合同签订1.采购部与选定的供应商就采购物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行协商，并达成一致后签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、完整。合同签订前需经公司法务部门审核，确保合同的法律效力。3.采购合同签订后，采购部应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部、仓库管理部门等，以便各部门按照合同要求做好相应的工作。采购订单下达1.采购部根据采购合同，生成采购订单，明确采购物资的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单下达前，需经采购部负责人审核。审核通过后，将采购订单发送给供应商，并跟踪订单执行情况。3.采购订单如有变更，采购部应及时与供应商沟通协商，签订变更协议，并确保相关部门及时了解变更情况。物资验收1.物资到货前，仓库管理部门应根据采购订单和合同要求，做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具等。2.物资到货后，验收人员按照验收标准对物资的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对。对于重要物资或关键设备，还需进行现场检验或试用。3.验收合格的物资，仓库管理部门应及时办理入库手续，并填写《物资入库单》。入库单应详细记录物资的名称、规格、型号、数量、供应商等信息。4.验收不合格的物资，采购部应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。如因供应商原因造成的损失，采购部应按照合同约定追究供应商的责任。付款结算1.财务部根据采购合同、验收报告、发票等相关凭证，审核采购款项的支付申请。审核无误后，按照公司财务制度办理付款手续。2.采购付款应严格按照合同约定的付款方式和时间执行。对于预付款项，需在合同签订后按照规定办理审批手续；对于货到付款或验收合格后付款的项目，需在收到验收报告和发票后及时付款。3.采购部应及时与财务部核对采购款项的支付情况，确保付款信息的准确无误。如有异常情况，应及时查明原因并进行处理。采购预算管理预算编制1.采购部应根据公司年度工程建设计划、生产经营目标等，结合历史采购数据和市场价格走势，编制年度采购预算。采购预算应涵盖所有采购项目，包括工程物资、设备、办公用品等。2.年度采购预算需经公司预算管理部门审核，报公司管理层审批后执行。预算执行与控制1.采购部应严格按照采购预算执行采购活动，确保采购支出控制在预算范围内。如遇特殊情况需要调整采购预算，应及时报公司预算管理部门审核，经公司管理层审批后调整。2.财务部应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行分析和比对。对于超预算的采购项目，应及时查明原因并提出处理意见。预算调整1.在采购预算执行过程中，如因市场价格波动、工程设计变更、生产经营需要等原因，导致原采购预算无法满足实际需求，采购部应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的金额、调整后的预算安排等内容。经公司预算管理部门审核，报公司管理层审批后进行调整。采购风险管理风险识别与评估1.采购部应定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。2.风险评估应采用科学合理的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行量化分析，确定风险等级。风险应对措施1.针对不同类型的风险，采购部应制定相应的风险应对措施。例如，对于市场风险，可以通过市场调研、价格谈判、套期保值等方式进行防范；对于供应商风险，可以加强供应商管理、多元化采购渠道、签订风险防范条款等方式进行应对；对于质量风险，可以加强质量检验、建立质量追溯体系、要求供应商提供质量担保等方式进行控制；对于合同风险，可以加强合同审核、规范合同签订流程、建立合同执行跟踪机制等方式进行防范。2.采购部应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现问题并进行调整和完善。采购档案管理档案收集1.采购部应负责采购档案的收集工作，确保采购过程中形成的各类文件、资料齐全完整。采购档案包括采购申请表、采购计划、供应商信息、采购合同、采购订单、验收报告、发票等。2.采购人员应在采购活动结束后，及时将相关文件、资料整理归档，并提交给档案管理人员。档案整理与保管1.档案管理人员应按照档案管理的相关规定，对采购档案进行分类整理、编号登记，确保档案的规范性和系统性。2.采购档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中。对于电子档案，应做好备份，并存储在安全可靠的存储设备上。档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理人员处查阅。2.如需借阅采购档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等信息，经采购部负责人和公司分管领导审批后，方可借阅。借阅期限不得超过规定时间，借阅人应按时归还档案。3.查阅和借阅采购档案时，档案管理人员应做好登记记录，确保档案的安全和完整。查阅和借阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。采购人员行为规范职业道德1.采购人员应遵守国家法律法规和公司规章制度，诚实守信，廉洁奉公，严禁任何形式的商业贿赂和不正当交易。2.采购人员应保守公司商业秘密，不得泄露采购过程中的敏感信息和供应商信息。业务能力1.采购人员应具备良好的沟通协调能力、谈判能力和市场分析能力，能够与供应商、内部部门等进行有效的沟通和协作。2.采购人员应不断学习业务知识，了解市场动态和行业发展趋势，提高采购业务水平。工作纪律1.采购人员应严格遵守工作时间，不得迟到、早退、旷工。如有特殊情况需要请假，应按照公司请假制度办理手续。2.采购人员应认真履行工作职责，不得推诿扯皮、敷衍了事。对于工作中出现的问题，应及时向上级汇报并积极解决。3.采购人员应遵守公司的财务制度，不得擅自挪用采购资金或违规报销费用。监督与考核内部监督1.公司审计部门定期对采购部的采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部内部应建立健全内部监督机制，定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。考核评价1.人力资源部门会同采购部制定采购人员的绩效考核指标，包括采购任务完成情况、采购成本控制、采购质量保障、供应商管理、内部协