幼儿园档案资料管理制度

幼儿园档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在幼儿园管理、教学、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工。（三）档案资料定义本制度所指档案资料是幼儿园在各项工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于行政管理档案、教学档案、师资档案、学生档案、财务档案、后勤档案等。（四）管理原则1.集中统一管理原则幼儿园档案资料由综合档案室集中统一管理，各部门指定专人负责本部门档案资料的收集、整理和移交工作，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则档案资料应如实反映幼儿园各项工作的实际情况，确保内容真实、数据准确、手续完备。3.安全保密原则加强档案资料的安全保护措施，确保档案资料不丢失、不损坏、不泄密。严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料进行妥善保管。4.方便利用原则建立健全档案资料检索体系，提高档案资料的利用效率，为幼儿园各项工作提供及时、有效的服务。二、档案资料管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善幼儿园档案资料管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园各类档案资料，对档案资料进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.建立档案资料检索系统，编制档案资料目录、索引等检索工具，方便档案资料的查询和利用。4.负责档案资料的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案资料进行检查和维护，确保档案资料的安全完整。5.按照国家有关规定，做好档案资料的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案资料，经批准后进行销毁处理。6.积极开展档案资料的开发利用工作，为幼儿园的管理、教学、科研等工作提供档案信息服务。7.组织开展档案资料管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。（二）各部门档案资料管理员1.负责本部门档案资料的收集、整理、分类、装订等日常工作，并定期移交综合档案室。2.指导本部门教职工做好档案资料的形成、积累和保管工作，确保档案资料的及时、完整。3.协助综合档案室做好档案资料的查询、利用等工作，提供必要的档案信息支持。4.对本部门档案资料的管理情况进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题，不断提高档案资料管理水平。三、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.行政管理档案上级主管部门下发的文件、通知、指示等。幼儿园制定的规章制度、工作计划、总结、报告等。幼儿园各类会议记录、纪要、决议等。幼儿园人事档案、工资档案、考勤档案等。幼儿园财务管理档案，包括财务报表、账目、凭证等。幼儿园资产管理档案，包括固定资产台账、物资采购合同等。幼儿园安全管理档案，包括安全检查记录、事故处理报告等。幼儿园对外交流与合作档案，包括合作协议、交流活动记录等。2.教学档案教学计划、教学大纲、教案、课件等教学文件。教师教学工作总结、教学反思、教学成果等。学生学籍档案，包括学生基本信息、成绩记录、奖惩情况等。教学活动记录，包括课堂教学记录、实验教学记录、实习实训记录等。教学质量监控档案，包括教学评估报告、学生评教结果等。课程建设档案，包括课程申报材料、课程改革成果等。教材建设档案，包括教材选用情况、自编教材编写情况等。3.师资档案教师个人基本信息、学历学位证书、教师资格证书、专业技术职务证书等。教师教学、科研成果，包括发表的论文、出版的著作、科研项目立项及结题情况等。教师培训进修记录，包括参加培训的时间、地点、内容等。教师考核评价记录，包括年度考核、师德考核、教学质量考核等结果。教师荣誉证书、获奖情况等。4.学生档案学生入学登记表、体检表、学籍卡等基本信息材料。学生学习成绩档案，包括各学期考试成绩、补考成绩等。学生奖惩档案，包括获得的奖学金、荣誉称号、违纪处分等情况。学生社会实践档案，包括实习报告、社会实践活动记录等。学生毕业鉴定、毕业成绩单、学位授予材料等。5.财务档案财务预算、决算报告。会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。财务审计报告、税务申报资料等。财务管理制度、财务审批流程等文件。6.后勤档案后勤工作计划、总结、报告等。后勤设施设备档案，包括设备采购合同、安装调试记录、维修保养记录等。食堂管理档案，包括食品采购索证记录、食品加工过程记录、食品安全检查记录等。环境卫生档案，包括卫生检查记录、消毒记录等。水电管理档案，包括水电抄表记录、水电维修记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.档案资料应按照规定的时间和要求进行收集，不得拖延或遗漏。3.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。4.对电子文件应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。（三）整理方法1.分类按照档案资料的形成领域、内容性质、时间顺序等进行分类，确保档案资料分类科学、合理。2.编号对每一类档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案资料的管理和查询。3.装订对纸质档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。4.编目编制档案资料目录，目录应包括档案资料的编号、名称、日期、保管期限等信息，确保目录准确、清晰。四、档案资料的归档与保管（一）归档时间1.当年形成的档案资料，应在次年上半年完成归档工作。2.跨年度的档案资料，应在次年年底前完成归档工作。（二）归档程序1.各部门档案资料管理员对收集整理好的档案资料进行初步审核，确保档案资料符合归档要求。2.填写档案资料移交清单，清单应包括档案资料的名称、数量、编号、日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.将审核后的档案资料连同移交清单一并移交综合档案室，综合档案室进行再次审核，审核无误后办理接收手续。（三）保管期限档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案资料幼儿园制定的重要规章制度、规范性文件等。幼儿园年度工作计划、总结、报告等。幼儿园财务决算报告、审计报告等重要财务文件。幼儿园人事任免文件、职称评定文件等重要人事文件。幼儿园重大活动记录、重要会议纪要等。幼儿园与上级主管部门、其他单位签订的重要合作协议、合同等。幼儿园历史沿革、大事记等。2.长期保管的档案资料幼儿园一般规章制度、工作计划、总结等。教师教学档案、学生学籍档案等。幼儿园财务预算报告、会计凭证、账簿等财务文件。幼儿园资产管理档案、后勤设施设备档案等。幼儿园安全管理档案、环境卫生档案等。幼儿园对外交流与合作档案中的一般性文件。保管期限为10年以上（含10年）的其他档案资料。3.短期保管的档案资料幼儿园临时性工作计划、总结等。幼儿园一般性会议记录、纪要等。幼儿园日常考勤记录、工资发放表等。保管期限为110年的其他档案资料。（四）保管要求1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。2.档案资料应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.对电子档案资料应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护。4.建立档案资料借阅登记制度，严格控制档案资料的借阅范围和借阅期限，确保档案资料的安全。5.定期对档案资料进行清查盘点，做到账实相符，发现问题及时处理。五、档案资料的利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则档案资料的利用应遵守国家有关法律法规和幼儿园档案资料管理制度的规定。2.服务大局原则档案资料的利用应围绕幼儿园的中心工作，为幼儿园的管理、教学、科研等工作提供有力支持。3.方便快捷原则建立健全档案资料利用服务机制，简化利用手续，提高利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。（二）利用方式1.查阅利用者可直接到综合档案室查阅档案资料，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅因工作需要确需借阅档案资料的，应填写借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制利用者如需复制档案资料，应填写复制申请表，经部门负责人签字同意后，到综合档案室办理复制手续。复制档案资料应按照规定收取一定的费用。（三）借阅要求1.借阅档案资料应严格遵守借阅期限，按时归还。如需延期，应提前办理续借手续。2.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借、涂改、污损、丢失档案资料。如发现档案资料有损坏或丢失情况，应及时报告综合档案室，并承担相应的赔偿责任。3.借阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自将档案资料带出档案室或泄露档案资料的内容。如需摘录、引用档案资料，应经综合档案室同意，并注明出处。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则综合档案室应定期对档案资料进行鉴定，一般每年进行一次。2.全面审查原则对档案资料的鉴定应全面审查档案资料的内容、价值、保管期限等情况，确保鉴定结果准确、合理。3.集体鉴定原则档案资料的鉴定工作应由综合档案室牵头，组织相关部门负责人和档案管理人员组成鉴定小组进行集体鉴定。（二）鉴定内容1.档案资料的真实性、完整性和准确性。2.档案资料的保存价值，包括是否反映幼儿园的历史面貌、是否对幼儿园的工作具有参考价值等。3.档案资料的保管期限是否符合规定要求。（三）销毁程序1.经鉴定确已失去保存价值的档案资料，由鉴定小组提出销毁意见，填写档案资料销毁清单。2.档案资料销毁清单经综合档案室负责人审核、幼儿园分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案资料的销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并确保销毁过程的安全、彻底。4.档案资料销毁后，应在销毁清单上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由销毁人员签字确认。同时，应将销毁清单归档保存。七、档案资料管理的信息化建设（一）建设目标逐步建立完善的幼儿园档案资料管理信息系统，实现档案资料的数字化管理，提高档案资料管理的效率和水平，为幼儿园各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）建设内容1.档案资料数字化对幼儿园现有的纸质档案资料进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案资料的数字化存储。2.管理信息系统建设开发或选用适合幼儿园档案资料管理的信息系统，实现档案资料的收集、整理、归档、保管、利用、借阅、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。3.信息安全保障建立健全档案资料管理信息系统的安全保障体系，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等安全措施，确保档案资料信息的安全。（三）实施步骤1.规划阶段制定幼儿园档案资料管理信息化建设规划，明确建设目标、建设内容、实施步骤和