幼儿园档案平台管理制度

幼儿园档案平台管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案平台的规范化管理，确保档案信息的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园全体教职工在档案平台管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案平台由专人负责管理，集中存放各类档案资料，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实准确原则：档案内容应如实反映幼儿园各项工作的实际情况，确保档案信息的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏，确保档案信息的安全性和保密性。4.便捷高效原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为幼儿园各项工作提供及时、有效的档案支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善幼儿园档案平台管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。3.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和准确性。4.负责档案管理系统的维护和管理，保障系统的正常运行。5.组织开展档案业务培训，提高教职工的档案管理意识和业务水平。（二）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案资料的齐全、完整。3.按照档案管理系统的操作流程，及时录入和更新档案信息，保证档案信息的准确性和时效性。4.做好档案的保管工作，定期检查档案的存放情况，防止档案损坏、丢失或霉变。5.积极为教职工提供档案查阅、借阅等服务，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。（三）各部门职责1.负责本部门各类档案资料的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的清查、盘点等工作。3.按照档案管理规定，正确使用和保管档案资料，不得擅自销毁、涂改或转借档案。三、档案收集（一）收集范围1.幼儿园行政管理档案，包括上级文件、园务会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案等。2.教学管理档案，包括教学计划、教案、教学活动记录、学生成绩等。3.师资队伍建设档案，包括教师培训记录、教师考核材料、教师获奖证书等。4.幼儿管理档案，包括幼儿基本信息、健康档案、成长记录等。5.后勤管理档案，包括物资采购记录、设备维护记录、财务报表等。6.安全管理档案，包括安全检查记录、应急预案、事故处理报告等。7.家园合作档案，包括家长委员会记录、家长会记录、家长意见反馈等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏。3.收集的档案资料应按照规定的格式和要求进行整理，便于后续的归档和管理。4.对于重要的档案资料，应进行备份，防止丢失或损坏。（三）收集时间1.行政管理档案应在文件下达或事件发生后的[X]个工作日内收集。2.教学管理档案应在学期结束后的[X]周内收集。3.师资队伍建设档案应根据实际情况及时收集。4.幼儿管理档案应在幼儿入园或离园后的[X]个工作日内收集。5.后勤管理档案应在相关工作完成后的[X]个工作日内收集。6.安全管理档案应在安全检查或事故处理后的[X]个工作日内收集。7.家园合作档案应在相关活动结束后的[X]个工作日内收集。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计，提高档案管理效率。（二）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质，将档案分为行政管理、教学管理、师资队伍建设、幼儿管理、后勤管理、安全管理、家园合作等七大类。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应按照一定的规则进行编排，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于检索和查询。4.装订：对于纸质档案，应进行装订，确保档案的整齐和牢固。（三）整理要求1.档案整理应做到分类科学、编号规范、编目准确、装订整齐。2.整理后的档案应符合档案管理系统的要求，便于录入和存储。3.对于破损或褪色的档案，应进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。五、档案归档（一）归档范围经整理后的各类档案资料均应及时归档。（二）归档时间1.行政管理档案应在收集整理后的[X]个工作日内归档。2.教学管理档案应在学期结束后的[X]周内归档。3.师资队伍建设档案应根据实际情况及时归档。4.幼儿管理档案应在幼儿入园或离园后的[X]个工作日内归档。5.后勤管理档案应在相关工作完成后的[X]个工作日内归档。6.安全管理档案应在安全检查或事故处理后的[X]个工作日内归档。7.家园合作档案应在相关活动结束后的[X]个工作日内归档。（三）归档要求1.档案归档应按照档案管理部门的要求进行，确保档案的质量和规范。2.归档的档案应填写《档案归档登记表》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。3.档案管理部门应定期对归档的档案进行检查和核对，确保档案的完整性和准确性。六、档案保管（一）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。2.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。3.电子档案应存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应存放在不同的物理位置。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括幼儿园的重要文件、历史资料、人事档案等。3.长期保管的档案包括幼儿园的一般性文件、教学档案、师资队伍建设档案等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括幼儿园的临时性文件、幼儿管理档案、后勤管理档案等，保管期限为[X]年。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。2.档案应分类存放，排列有序，并建立档案存放索引，便于查找和利用。3.定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对于超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全。七、档案利用（一）利用范围1.幼儿园内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、相关单位或个人因工作需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据查阅人的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。2.借阅：借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等信息，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。2.查阅、借阅档案时，应爱护档案资料，不得涂改、损坏、丢失档案。3.查阅、借阅档案后，应及时归还档案管理部门，并办理归还手续。4.对于涉及幼儿园机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准不得查阅、借阅。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由档案管理部门负责人组织，相关部门人员参加，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。3.鉴定结果应形成《档案鉴定意见书》，注明档案编号、题名、日期、保管期限、鉴定意见等信息。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》应经档案管理部门负责人审核，报幼儿园领导批准后，方可销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并进行现场监督，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，应在《档案销毁清册》上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由监销人签字确认。九、档案信息化管理（一）系统建设1.建立幼儿园档案管理系统，实现档案的电子化管理。2.档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能，提高档案管理效率。3.档案管理系统应与幼儿园其他管理系统进行数据对接，实现数据共享。（二）数据录入1.档案管理人员应按照档案管理系统的要求，及时将档案信息录入系统，确保数据的准确性和完整性。2.录入系统的档案信息应与纸质档案一致，如有不一致的情况，应及时进行核对和修正。（三）系统维护1.定期对档案管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。2.做好系统数据的备份工作，防止数据丢失或损坏。3.加强系统安全管理，设置用户权限，防止非法访问和数据泄露。十、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.监督检查内容包括档案收集、整理、归