工程公司采购日常管理制度VIP

工程公司采购日常管理制度总则1.目的为加强工程公司采购工作的规范化管理，确保采购活动的顺利进行，保障公司工程建设的物资供应，降低采购成本，提高采购效率和质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于工程公司所有采购活动，包括工程建设所需的原材料、设备、构配件等物资的采购。3.基本原则按需采购原则：根据工程建设实际需求进行采购，避免盲目采购和积压浪费。质量优先原则：确保所采购物资的质量符合工程要求和相关标准。成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益和供应商合法权益。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝不正当交易行为。采购流程1.采购计划制定项目需求分析：项目部门根据工程进度和施工要求，详细分析所需物资的规格、型号、数量、质量标准等，并填写《采购需求申请表》。采购计划编制：采购部门根据《采购需求申请表》，结合库存情况，编制采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间、采购预算等内容。审核与批准：采购计划报项目负责人、财务部门负责人和公司主管领导审核批准。审核批准后的采购计划作为采购活动的依据。2.供应商选择与管理供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购物资的类别和要求，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并对其进行初步评估。实地考察：对于重要物资的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产能力、质量控制体系、售后服务等方面。供应商评估与选择：采购部门根据实地考察结果和供应商提供的资料，对潜在供应商进行综合评估，选择合格的供应商。评估指标包括供应商的信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等。供应商管理：采购部门与选定的供应商签订采购合同，并建立供应商档案。定期对供应商进行评价和考核，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行淘汰。3.采购合同签订合同起草：采购部门根据采购计划和供应商协商的结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。合同审核：采购合同报法务部门和财务部门审核。法务部门重点审核合同的合法性和合规性，财务部门重点审核合同的付款方式和财务条款。合同签订：采购合同经审核无误后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订后的采购合同一式多份，分别由采购部门、财务部门、项目部门等留存。4.采购执行与跟踪采购订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、交货期、交货地点等内容。采购进度跟踪：采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，及时掌握物资的生产进度、运输情况等。对于出现的问题，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。到货验收：物资到货前，采购部门通知项目部门和质量检验部门做好验收准备。物资到货后，由项目部门和质量检验部门按照合同要求和相关标准进行验收。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资及时与供应商协商处理。5.采购付款付款申请：采购部门根据采购合同和到货验收情况，填写《付款申请表》，并附上采购合同、发票、验收报告等相关资料。审核与批准：《付款申请表》报项目负责人、财务部门负责人和公司主管领导审核批准。财务部门按照审核批准后的金额办理付款手续。付款方式：采购付款方式应根据合同约定执行，一般包括支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。对于金额较大的采购项目，可采用分期付款方式。采购预算管理1.预算编制采购预算编制原则：采购预算应遵循“以收定支、收支平衡、略有结余”的原则，根据公司年度经营计划和工程建设需求进行编制。预算编制方法：采购预算采用零基预算法，即不考虑以往的采购支出情况，一切从实际需要出发，逐项审议各项采购支出的必要性、合理性和可行性。预算编制流程：采购部门根据公司年度经营计划和工程建设需求，编制采购预算草案。采购预算草案报财务部门审核汇总后，提交公司预算管理委员会审议批准。2.预算执行与控制预算分解与下达：公司预算管理委员会将批准后的采购预算分解到各采购部门，并下达执行。采购部门应根据分解后的预算指标，制定具体的采购计划和措施，确保预算的执行。预算执行监控：财务部门定期对采购预算的执行情况进行监控，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。采购部门应定期向财务部门报送采购预算执行情况报告，包括采购金额、采购数量、预算执行进度等内容。预算调整：在预算执行过程中，如因工程变更、市场价格波动等原因导致采购预算需要调整的，采购部门应提出预算调整申请，报财务部门审核汇总后，提交公司预算管理委员会审议批准。采购风险管理1.风险识别与评估风险识别：采购部门定期对采购活动中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。风险评估：采购部门采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险应对措施市场风险应对：关注市场动态，及时掌握物资价格波动情况，通过与供应商协商、签订价格调整条款、套期保值等方式，降低市场风险。质量风险应对：加强对供应商的质量管理，严格按照合同要求和相关标准进行验收，对于质量不合格的物资及时与供应商协商处理，确保物资质量符合工程要求。供应商风险应对：建立供应商评估和考核机制，定期对供应商进行评价和考核，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行淘汰。同时，与多家供应商建立合作关系，降低供应商风险。合同风险应对：加强合同管理，严格按照合同签订流程进行操作，确保合同的合法性和合规性。在合同执行过程中，及时跟踪合同履行情况，对于出现的问题及时与供应商协商解决，避免合同纠纷。付款风险应对：加强对采购付款的管理，严格按照合同约定和公司财务制度进行付款审批。对于金额较大的采购项目，可采用分期付款方式，降低付款风险。采购人员管理1.人员配备与职责人员配备：根据公司采购业务的需要，合理配备采购人员。采购人员应具备相关的专业知识和技能，熟悉采购流程和市场情况。职责分工：采购人员应明确各自的职责分工，包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订、采购执行与跟踪、采购付款等环节。2.培训与发展培训计划：采购部门制定年度培训计划，定期组织采购人员参加业务培训和学习交流活动，提高采购人员的专业素质和业务能力。培训内容：培训内容包括采购业务知识、法律法规、职业道德、沟通技巧等方面。职业发展：为采购人员提供职业发展规划和晋升机会，鼓励采购人员不断提高自身素质和业务能力，为公司发展做出更大贡献。3.考核与激励考核指标：建立采购人员考核指标体系，考核指标包括采购任务完成情况、采购成本控制、物资质量、供应商管理、合同执行情况、廉洁自律等方面。考核方式：采购人员考核采用定期考核和不定期考核相结合的方式。定期考核每年进行一次，不定期考核根据工作需要随时进行。激励措施：根据采购人员的考核结果，给予相应的奖励和惩罚。对于考核优秀的采购人员，给予表彰、奖励和晋升机会；对于考核不合格的采购人员，进行批评教育、培训辅导或调整岗位。采购档案管理1.档案分类采购计划档案：包括采购需求申请表、采购计划、审核批准文件等。供应商档案：包括供应商基本信息、实地考察报告、评估与选择记录、合作协议等。采购合同档案：包括采购合同、补充协议、变更协议等。采购订单档案：包括采购订单、订单执行记录等。到货验收档案：包括验收报告、检验记录、不合格处理记录等。采购付款档案：包括付款申请表、发票、付款凭证等。2.档案保管保管期限：采购档案的保管期限根据国家法律法规和公司相关规定执行，一般为[X]年。保管方式：采购档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应分类整理、装订成册，并存放于专门的档案柜中；电子档案应进行备份，并存储于安全的服务器或存储设备中。3.档案查阅与借阅查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅。借阅权限：公司内部人员因工作需要借阅采购档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司主管领导