公司各类印章管理制度

公司各类印章管理制度总则目的为加强公司各类印章的管理，规范印章的刻制、使用、保管等行为，维护公司的合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司的各类印章管理。印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的具有最高效力的印章。2.法定代表人章：用于特定的公司业务及文件签署，代表法定代表人的个人意志。3.合同专用章：专门用于签订各类合同的印章。4.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等财务相关业务的印章。5.部门章：各部门为履行职责而使用的印章，如行政章、业务章等。6.其他专用章：根据公司特殊业务需求刻制的印章，如发票专用章等。印章的刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，报分管领导审批同意后，交至行政部门。刻制1.行政部门负责统一办理印章刻制事宜，选择具有合法资质的印章刻制单位。2.刻制单位必须严格按照国家有关规定和公司要求进行印章刻制，确保印章质量和安全性。3.印章刻制完成后，行政部门应及时组织验收，检查印章的规格、字体、图案等是否符合要求。验收合格后，填写《印章验收单》，由行政部门负责人签字确认。启用1.新印章启用前，行政部门应在公司内部发布《印章启用通知》，明确印章的名称、启用日期、使用范围等信息。2.印章启用时，应在《印章使用登记表》上记录首次使用时间、使用人等信息。印章的使用使用原则1.严格按照规定的使用范围和审批程序使用印章，严禁超范围、越权使用印章。2.使用印章应确保文件内容真实、合法、有效，不得在空白纸张、表格、合同等上加盖印章。3.印章使用应建立登记制度，详细记录印章使用的日期、事由、申请人、批准人、用印份数等信息。使用流程1.填写用印申请单：使用印章的部门或个人应填写《用印申请单》，注明用印事项、文件名称、文号、份数等内容，并签字确认。2.审批：一般性文件用印，由部门负责人审批。重要文件、合同、协议等用印，需经分管领导审批，涉及重大事项的还需报法定代表人审批。3.用印：经审批同意后，用印人持《用印申请单》到印章保管部门办理用印手续。印章保管人员应认真核对用印申请单上的审批意见，确认无误后在用印申请单上加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记相关信息。4.留存文件：用印完成后，用印人应将用印后的文件留存一份复印件，交印章保管部门存档。特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法事先履行审批程序的，用印人应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及多个部门的文件用印，由主办部门负责填写用印申请单，并按审批程序办理。其他相关部门应在申请单上签字确认。印章的保管保管责任1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章由行政部门指定专人保管。2.部门章由各部门指定专人保管。3.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员不得将印章转借他人使用，不得擅自委托他人代管印章。如因工作需要临时交接印章，应办理交接手续，并由部门负责人或分管领导监交。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告行政部门，并按规定进行更换。印章的停用与销毁停用1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，需要停用印章的，由行政部门及时发布《印章停用通知》，明确停用印章的名称、停用日期等信息。2.印章停用后，保管人员应立即将印章交回行政部门，不得继续使用。销毁1.对于已停用的印章，行政部门应定期进行清理，并填写《印章销毁申请表》，报分管领导审批。2.经审批同意后，行政部门应选择具有资质的销毁单位进行印章销毁，并在销毁过程中进行监督。3.印章销毁后，行政部门应填写《印章销毁记录单》，由销毁人员、监督人员签字确认，并将销毁记录单存档。监督与检查监督部门公司行政部门负责对印章管理制度的执行情况进行监督检查。检查内容1.印章的刻制、启用、停用、销毁等手续是否齐全。2.印章的使用是否符合规定的范围和审批程序。3.印章的保管是否安全、妥善。检查方式1.定期检查：行政部门定期对印章管理情况进行全面检查，填写《印章管理检查记录表》。2.不定期抽查：行政部门不定期对印章使用情况进行抽查，发现问题及时督促整改。违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，行政部门应及时进行调查核实，并根据情节轻重给予相应的处理。2.对因违规使用印章给公司造成损失的，公司将依法追究相