公司各种用章管理制度

公司各种用章管理制度一、总则1.目的为加强公司各类印章的管理，规范印章使用流程，维护公司利益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司的所有印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。3.印章管理原则印章管理遵循“谁保管、谁负责”的原则，确保印章安全、规范使用。严格执行印章使用审批制度，未经批准不得擅自使用印章。印章使用应建立登记台账，详细记录印章使用情况。二、印章的种类及用途1.公章代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。用于公司各类重要文件、合同、协议、信函等的签署。2.合同专用章专门用于签订各类经济合同、业务协议等，明确合同的法律效力。3.财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。4.法人章代表法人行使职权，主要用于银行预留印鉴、财务票据背书等。5.部门章由各部门根据工作需要自行保管使用，用于本部门内部文件、通知、报表等的盖章确认，不具备对外法律效力。三、印章的刻制与启用1.印章刻制因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。行政部门审核通过后，报公司领导审批。审批通过后，由行政部门统一安排到公安机关指定的刻章单位进行刻制。2.印章启用新印章刻制完成后，行政部门应及时组织相关部门进行验收。验收合格后，填写《印章启用申请表》，注明启用日期、使用范围等信息，经公司领导批准后正式启用。印章启用前，应在印章保管部门留存印模，并将印模分发给相关部门备案。印章启用后，原印章如有变更或废止，应及时办理相关手续，并通知相关部门停止使用。四、印章的保管1.保管原则各类印章应指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。印章保管人员不得将印章转借他人使用，不得擅自委托他人代管印章。印章应妥善保管，存放于安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并确保存放环境安全，防止印章被盗、丢失或损坏。2.保管职责公章、合同专用章、财务专用章、法人章由公司行政部门指定专人保管。保管人员应严格按照规定的使用范围和审批程序使用印章，并做好印章使用登记工作。部门章由各部门负责人指定专人保管。保管人员应在本部门负责人的领导下，按照本部门的工作需要使用印章，并做好使用记录。印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形、字迹不清等情况，应及时报告公司行政部门，并申请更换印章。3.印章交接印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、数量、交接日期等信息，并由交接双方及监交人签字确认。交接完成后，原保管人员应将印章及相关资料移交给新保管人员。五、印章的使用1.使用流程用章申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用章事项、文件名称、文号、用章份数、使用日期等信息，并经部门负责人签字确认。根据用章事项的性质和审批权限，报公司相关领导审批。审批通过后，将《印章使用申请表》交印章保管人员。印章保管人员对《印章使用申请表》进行审核，确认审批手续齐全后，在用章登记台账上进行登记，并按照申请表上的要求使用印章。用章完毕后，印章保管人员应在用章登记台账上记录用章日期、用章事项、文件名称、文号、用章份数等信息，并将《印章使用申请表》存档保管。2.审批权限涉及公司重大决策、重要文件、合同协议等事项的用章，需经公司董事长审批。涉及公司日常经营管理、财务收支、人事任免等事项的用章，需经公司总经理审批。涉及各部门内部文件、通知、报表等事项的用章，由各部门负责人审批。紧急情况下需使用印章的，可先电话请示相关领导同意后使用，但事后应及时补办审批手续。3.使用要求印章应加盖在文件规定的位置，确保印章清晰、端正、完整。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需先加盖印章的，必须在印章上注明用途，并严格控制使用范围。用章申请人应对用章事项的真实性、合法性负责。如因用章不当给公司造成损失的，将追究相关人员的责任。六、印章的停用与销毁1.停用条件因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用的。印章损坏、遗失或被盗的。其他需要停用印章的情况。2.停用程序印章保管人员发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，说明停用原因，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。行政部门审核通过后，报公司领导审批。审批通过后，印章保管人员应将印章交回公司行政部门统一保管。3.销毁程序对于停用的印章，由公司行政部门统一组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细记录印章名称、数量、停用日期等信息，并经公司领导审批。印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应有专人负责监督，并在《印章销毁申请表》上签字确认。印章销毁后，应将《印章销毁申请表》存档保管，作为印章管理的重要记录。七、印章使用的监督与检查1.监督职责公司行政部门负责对印章使用情况进行定期监督检查，确保印章使用符合本制度规定。2.检查内容印章保管情况，包括印章存放是否安全、保管人员是否符合要求等。印章使用审批情况，包括审批手续是否齐全、审批权限是否符合规定等。印章使用登记情况，包括登记台账是否完整、记录是否准确等。3.检查方式定期检查：行政部门每月对印章使用情况进行一次全面检查，并形成检查报告。不定期抽查：行政部门不定期对印章使用情况进行抽查，发现问题及时督促整改。4.违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节