公司印鉴及证照管理制度

公司印鉴及证照管理制度一、总则1.目的为加强公司印鉴及证照的管理，规范印鉴及证照的使用流程，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司。3.定义（1）印鉴：指公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。（2）证照：指公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证明书、资质证书、许可证等各类证件。二、印鉴管理1.印鉴的刻制（1）公司因业务需要刻制印鉴，需由相关部门提出申请，经公司法定代表人批准后，由行政部门统一办理刻制手续。（2）申请刻制印鉴时，需填写《印鉴刻制申请表》，注明印鉴名称、用途、数量等信息，并加盖申请部门公章。（3）行政部门应选择具有资质的印章刻制单位进行刻制，并对刻制的印鉴进行审核，确保印鉴的规格、样式、文字等符合公司要求。2.印鉴的领取与保管（1）印鉴刻制完成后，行政部门应及时通知申请部门领取。领取印鉴时，需由领取人在《印鉴领取登记表》上签字确认。（2）公司各类印鉴应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印鉴保管规定。（3）公章、合同专用章、财务专用章等重要印鉴应实行双人保管制度，即由两人分别持有印鉴的不同部分，使用时需两人同时在场。（4）印鉴保管人员应将印鉴存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并妥善保管钥匙。未经批准，不得将印鉴带出公司或转借他人使用。3.印鉴的使用（1）印鉴使用必须经过严格的审批流程，填写《印鉴使用申请表》，注明使用事项、使用部门、使用人、使用日期等信息，并按规定权限审批。（2）一般事项的印鉴使用，由部门负责人审批；重要事项的印鉴使用，需经公司分管领导或法定代表人审批。（3）印鉴保管人员应严格按照审批后的《印鉴使用申请表》进行用印，对不符合审批要求的用印申请，有权拒绝用印。（4）用印时，应在《印鉴使用登记表》上详细记录用印日期、用印事项、用印份数、批准人等信息，并由用印人签字确认。（5）严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印鉴。如因工作需要确需加盖空白印鉴的，必须经公司法定代表人批准，并在使用后及时收回。4.印鉴的停用与销毁（1）因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因，需要停用印鉴的，由行政部门提出申请，经公司法定代表人批准后，办理停用手续。（2）印鉴停用后，保管人员应及时将印鉴交回行政部门，并在《印鉴停用登记表》上签字确认。（3）行政部门对停用的印鉴进行封存，并定期进行清查核对。对于已无使用价值的印鉴，经公司法定代表人批准后，予以销毁。（4）印鉴销毁时，应填写《印鉴销毁申请表》，注明印鉴名称、销毁原因、销毁日期等信息，并由行政部门、财务部门等相关人员共同监销。销毁后，监销人员应在《印鉴销毁登记表》上签字确认。三、证照管理1.证照的办理（1）公司各类证照的办理，由相关部门负责申请，并按照政府部门的要求准备齐全相关资料。（2）申请办理证照时，需填写《证照办理申请表》，注明证照名称、办理原因、办理部门、联系人等信息，并加盖申请部门公章。（3）相关部门应及时跟踪证照办理进度，确保按时取得证照。如因特殊原因未能按时取得的，应及时向公司汇报，并说明原因。2.证照的领取与保管（1）证照办理完成后，相关部门应及时领取，并在《证照领取登记表》上签字确认。（2）公司各类证照应指定专人负责保管，保管人员应妥善保管证照原件，并建立证照档案，记录证照的领取、使用、归还等情况。（3）证照保管人员应将证照存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并妥善保管钥匙。未经批准，不得将证照带出公司或转借他人使用。3.证照的使用（1）证照使用必须经过严格的审批流程，填写《证照使用申请表》，注明使用事项、使用部门、使用人、使用日期等信息，并按规定权限审批。（2）一般事项的证照使用，由部门负责人审批；重要事项的证照使用，需经公司分管领导或法定代表人审批。（3）证照保管人员应严格按照审批后的《证照使用申请表》进行证照提供，对不符合审批要求的使用申请，有权拒绝提供。（4）使用证照时，应在《证照使用登记表》上详细记录使用日期、使用事项、使用份数、批准人等信息，并由使用人签字确认。（5）严禁擅自涂改、伪造、出借、出租公司证照。如因工作需要确需借用证照的，必须经公司法定代表人批准，并在借用后及时归还。4.证照的年检与换证（1）公司应按照政府部门的要求，及时办理各类证照的年检与换证手续。相关部门应提前做好准备工作，确保按时完成年检与换证。（2）办理年检与换证时，需填写《证照年检（换证）申请表》，注明证照名称、年检（换证）原因、办理部门、联系人等信息，并加盖公司公章。（3）相关部门应及时跟踪年检与换证进度，确保按时取得年检（换证）后的证照。如因特殊原因未能按时完成的，应及时向公司汇报，并说明原因。5.证照的遗失与补办（1）如发现公司证照遗失，保管人员应立即向公司汇报，并采取相应的挂失措施，防止证照被冒用。（2）申请补办证照时，需填写《证照补办申请表》，注明证照名称、遗失原因、补办部门、联系人等信息，并加盖公司公章。（3）相关部门应按照政府部门的要求，准备齐全补办证照所需的资料，并及时办理补办手续。四、监督与检查1.公司行政部门应定期对印鉴及证照的管理情况进行检查，确保印鉴及证照的保管、使用等符合本制度要求。2.对于违反本制