公司印章备案管理制度

公司印章备案管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章的管理，规范印章的刻制、使用、保管及备案等行为，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的刻制、使用、保管等活动必须遵守国家法律法规及公司相关规定。2.专人负责原则：明确专人负责印章的保管和使用，确保印章使用安全。3.审批授权原则：严格执行印章使用审批程序，未经授权不得擅自使用印章。4.风险防控原则：加强印章管理，防范印章使用过程中的风险，避免给公司造成损失。二、印章的刻制（一）印章刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人审核后报分管领导审批。2.涉及公司重要事项或对外签订合同等需要刻制的印章，需经总经理审批。（二）印章刻制流程1.经审批同意后，由行政部门统一负责联系具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.印章刻制单位应严格按照《印章刻制申请表》的要求进行刻制，确保印章质量。3.行政部门在收到刻制好的印章后，应进行验收，检查印章的规格、材质、文字等是否符合要求。验收合格后，填写《印章验收单》。（三）印章备案1.行政部门在印章验收合格后，应及时到公安机关进行印章备案。备案所需材料包括营业执照副本原件及复印件、法定代表人身份证明原件及复印件、印章刻制申请表等。2.备案完成后，行政部门应妥善保管印章备案回执，并将印章备案情况登记在《印章管理台账》中。三、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署，以及其他需要加盖公章的事项。2.合同专用章：专门用于公司签订各类合同、协议等法律文件。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。4.法定代表人章：用于特定的财务业务或经法定代表人授权的其他事项。5.部门章：用于部门内部的文件、通知、报表等的加盖，不得用于对外签署合同或重要文件。（二）使用流程1.用印申请申请使用印章的部门或个人，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、编号、用印份数等信息，并附上相关文件或资料。用印申请需经部门负责人审核，涉及重要事项或对外签订合同等用印，还需经分管领导、总经理审批。2.印章使用印章保管人在收到经审批的《印章使用申请表》后，应对申请事项及相关文件进行审核，确认无误后方可用印。用印时应确保印章清晰、端正，用印位置准确，并在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印事项、文件名称、编号、用印份数、审批人等信息。3.盖章登记每一次印章使用完毕后，印章保管人应及时在《印章使用登记表》上进行登记，并将《印章使用申请表》及相关文件资料留存归档。（三）禁止使用情况1.未经审批的用印申请。2.空白纸张、空白合同、空白介绍信等。特殊情况需要使用的，必须经总经理审批，并严格登记使用情况。3.涉及违法违规、损害公司利益的事项。四、印章的保管（一）保管职责1.公司设立专门的印章保管岗位，明确印章保管人。印章保管人应具备较强的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度。2.公章、合同专用章、财务专用章由行政部门指定专人保管；法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管；部门章由各部门指定专人保管。3.印章保管人应妥善保管印章，确保印章安全，防止印章丢失、被盗、损坏等情况发生。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的保险柜或保管箱内，实行双人双锁保管（除法定代表人章外）。2.印章保管人不得擅自将印章交与他人保管或使用，如因特殊原因需要委托他人代管的，必须经分管领导批准，并办理书面委托手续。3.下班时，印章必须存放在保险柜内，不得随意放置在办公桌上。4.定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告并申请更换。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、机构调整等原因导致印章不再使用。2.印章损坏无法使用。3.其他需要停用印章的情形。（二）停用流程1.印章保管人发现印章需要停用时，应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因，并经部门负责人审核后报分管领导审批。2.经审批同意后，印章保管人应将停用的印章及时交行政部门统一保管。（三）销毁流程1.对于需要销毁的印章，行政部门应填写《印章销毁申请表》，经分管领导、总经理审批后，会同财务、审计等部门共同进行销毁。2.销毁印章时，应采用粉碎、熔化等方式，确保印章无法恢复使用，并在《印章销毁登记表》上详细记录销毁时间、印章名称、数量、销毁方式等信息。3.销毁过程应有两人以上在场监督，并在《印章销毁登记表》上签字确认。销毁资料应留存归档。六、监督与检查（一）定期检查1.行政部门应定期对公司印章的使用、保管情况进行检查，检查内容包括印章使用审批程序是否规范、印章保管是否安全、印章使用登记是否完整等。2.每季度至少进行一次全面检查，并形成检查报告。检查报告应包括检查情况、发现的问题及整改建议等。（二）不定期抽查1.公司领导及相关部门可根据工作需要，对印章的使用、保管情况进行不定期抽查。2.对于抽查中发现的问题，应及时责令整改，对违规行为进行严肃处理。（三）责任追究1.对于违反印章管理制度，擅自使用印章、保管不善导致印章丢失或被盗、未按规定进行印章备案等行为，给公司造成损失的，将追究相关责任人