公司办公报销管理制度

公司办公报销管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范办公报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。2.合理性原则：费用报销应符合公司的相关规定和实际工作需要，杜绝不合理的开支。3.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，避免逾期报销。4.分级审批原则：根据费用金额大小，实行分级审批制度，确保审批流程规范、严谨。二、报销范围及标准（一）差旅费1.交通费用员工因公务需要乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的，应根据公司规定的标准选择合适的舱位或座位等级。乘坐飞机经济舱、火车硬卧（动车二等座）及以下、轮船三等舱及以下的，按照实际发生金额报销；乘坐飞机头等舱、火车软卧（动车一等座）、轮船二等舱及以上的，需经上级领导批准，否则超出部分由个人承担。市内交通费用：员工因公务在市内乘坐出租车、公交车等交通工具的，应保留有效票据，按照实际发生金额报销。原则上，单次市内交通费用超过[X]元的，需注明事由并经部门负责人批准。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用标准根据出差地区的不同分为[具体等级]，具体标准如下：[地区1]：[标准金额1]元/天[地区2]：[标准金额2]元/天……同性员工两人以上（含两人）一同出差的，应根据实际情况安排合住，如需单独住宿的，需经上级领导批准，否则超出部分由个人承担。3.餐饮补贴员工出差期间享受餐饮补贴，补贴标准为[X]元/天。补贴已包含市内出差的误餐费用，不再另行报销市内误餐费。如因特殊情况发生的招待费用，需提前经上级领导批准，并按照公司招待费管理制度执行。（二）办公用品及设备1.办公用品公司统一采购的办公用品，由行政部门负责管理和发放。员工因工作需要领用办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人批准后到行政部门领取。员工个人因工作需要购买办公用品的，应优先选择公司指定的供应商，并保留有效发票。购买金额在[X]元以下的，经部门负责人批准后可自行报销；购买金额在[X]元以上的，需经分管领导批准。2.办公设备办公设备的购置应根据公司实际工作需要，由使用部门提出申请，填写《办公设备购置申请表》，详细说明购置设备的名称、型号、数量、用途等，并附预算明细。申请经部门负责人审核、财务部门审核预算、分管领导审批后，报总经理批准。审批通过后，由行政部门负责统一采购。办公设备的维修、保养费用，由行政部门负责统一安排，并根据实际发生金额进行报销。维修、保养费用在[X]元以下的，经行政部门负责人批准后报销；维修、保养费用在[X]元以上的，需经分管领导批准。（三）通讯费用1.公司为员工提供通讯补贴，补贴标准根据员工的岗位级别分为[具体等级]，具体标准如下：[岗位级别1]：[补贴金额1]元/月[岗位级别2]：[补贴金额2]元/月……2.员工因工作需要发生的额外通讯费用，如长途话费、国际话费等，应保留有效发票，并在发票上注明通话时间、通话对象、通话内容等详细信息。经部门负责人批准后，按照实际发生金额报销，但报销金额不得超过补贴标准与实际补贴金额的差额。（四）业务招待费1.业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用。2.业务招待费应遵循必要性、合理性、适度性的原则，严格控制支出规模。3.因业务需要发生业务招待费的，应提前填写《业务招待费申请表》，详细说明招待事由、招待对象、预计金额等，经部门负责人审核、分管领导审批后，报总经理批准。4.业务招待费报销时，应提供合法有效的发票，并附《业务招待费申请表》及相关招待清单。报销金额不得超过批准金额，否则超出部分由个人承担。5.严禁以业务招待费名义进行私人宴请或其他不合理开支。（五）培训费用1.员工因参加与工作相关的培训而发生的培训费用，如学费、教材费、住宿费、交通费等，经部门负责人批准后，可按照公司相关规定进行报销。2.参加外部培训的员工，应在培训结束后及时将培训资料、培训证书等提交给行政部门备案。3.公司内部组织的培训，培训费用由公司统一承担；员工自行参加外部培训的，需提前经上级领导批准，否则培训费用自理。（六）其他费用1.员工因工作需要发生的其他费用，如邮寄费、快递费、印刷费、水电费等，应保留有效发票，并在发票上注明费用明细。经部门负责人批准后，按照实际发生金额报销。2.对于一些特殊情况发生的费用，如因公司业务发展需要临时安排的活动费用等，需提前经上级领导批准，并按照公司相关规定进行报销。三、报销流程（一）费用发生员工在办理业务过程中发生费用支出时，应按照公司规定取得合法有效的报销凭证，并在凭证上注明费用发生的日期、事由、金额等详细信息。（二）填写报销单1.员工应根据费用的性质和类别，填写相应的报销单，如《差旅费报销单》、《费用报销单》等。报销单应填写完整、清晰，不得涂改。2.在报销单上，应详细注明费用发生的日期、事由、金额、报销部门、报销人等信息，并粘贴好相关的报销凭证。（三）部门负责人审批报销单填写完毕后，由报销人所在部门负责人对费用的真实性、合理性进行审核。部门负责人应重点审核费用是否与工作相关、是否符合公司规定的报销标准等。如审核通过，部门负责人在报销单上签字批准。（四）财务部门审核1.报销单经部门负责人审批后，提交至财务部门。财务部门对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核。2.财务部门审核的内容包括：报销凭证是否真实有效、发票内容是否与报销单一致、报销金额是否符合规定标准、审批流程是否完整等。3.如发现报销凭证存在问题或报销金额不符合规定标准，财务部门应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息。（五）分管领导审批对于一些金额较大或涉及重要事项的费用报销，需经分管领导审批。分管领导应根据公司的相关政策和实际情况，对报销事项进行全面审查，并在报销单上签字批准。（六）总经理审批对于重大费用支出或涉及公司战略决策的费用报销，需经总经理审批。总经理应从公司整体利益出发，对报销事项进行最终决策，并在报销单上签字批准。（七）报销支付1.报销单经各级领导审批通过后，由财务部门按照公司的财务管理制度进行报销支付。2.财务部门将报销款项支付到报销人指定的银行账户或发放给报销人现金（如有现金支付情况）。3.报销支付完成后，财务部门应及时登记入账，并将报销凭证进行归档保存。四、报销凭证要求（一）发票1.报销必须提供合法有效的发票，发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额、发票专用章等。2.发票内容应与实际业务相符，不得开具虚假发票或与业务无关的发票。发票上的字迹应清晰、工整，不得涂改、挖补。3.发票必须加盖发票专用章，印章应清晰、完整。对于增值税专用发票，还需注意发票的认证期限和抵扣规定。（二）其他凭证1.除发票外，一些费用报销还可能需要提供其他凭证，如车票、机票、住宿发票、会议通知、培训证书等。这些凭证应与报销内容相关，能够证明费用发生的真实性和合理性。2.车票、机票等凭证应保留完整，不得撕毁或涂改。凭证上应注明出发地、目的地、日期、票价等信息。3.住宿发票应注明住宿日期、房间号、住宿人数等信息。会议通知应包含会议名称、会议时间、会议地点、参会人员等内容。培训证书应注明培训课程名称、培训时间、培训机构等信息。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续。如遇特殊情况无法及时报销的，应提前向财务部门说明原因，并在情况消除后的[X]个工作日内办理报销。（二）差旅费报销员工出差结束后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。如因特殊原因未能及时报销的，需经部门负责人批准，但最长不得超过出差返回后的[X]个工作日。（三）其他费用报销对于一些定期发生的费用，如通讯补贴、房租补贴等，应按照公司规定的时间进行报销。具体报销时间由财务部门另行通知。六、违规处理（一）虚假报销1.员工如有虚假报销行为，一经发现，公司将追回已报销的款项，并视情节轻重给予相应的纪律处分。2.虚假报销金额较小的，给予警告处分，并责令退还已报销款项；虚假报销金额较大的，给予记过、记大过、降职、撤职等处分，情节严重的，解除劳动合同，并依法追究法律责任。（二）超标准报销1.员工报销费用超过公司规定标准的，超出部分由个人承担。如因特殊情况确需超标准报销的，需提前经上级领导批准。未经批准超标准报销的，公司将责令其退还超出部分，并给予相应的纪律处分。2.对于多次超标准报销且情节严重的员工，公司将视情况给予警告、记过等处分，直至解除劳动合同。（三）报销凭证不合规1.员工提供的报销凭证不符合公司规