公司前台出入管理制度

公司前台出入管理制度一、总则1.目的为加强公司安全管理，规范人员出入公司前台流程，保障公司正常办公秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工、外来访客、供应商、合作伙伴等所有需要进出公司前台区域的人员。3.管理原则遵循安全第一、规范有序、服务高效的原则，确保人员出入安全、便捷，同时维护公司的良好形象。二、人员出入管理规定（一）员工出入管理1.正常工作时间员工应佩戴有效工作证件，通过门禁系统或主动向前台工作人员出示证件后进入公司。工作证件应妥善保管，不得转借他人。如发现证件丢失或损坏，应及时向人力资源部门申请补办。2.非工作时间因工作需要加班的员工，应提前向部门负责人报备，并在加班结束后填写加班记录。加班结束离开公司时，需向前台工作人员说明情况并登记离开时间。因特殊情况（如紧急工作任务、设备故障维修等）需在非工作时间进入公司的员工，应提前联系部门负责人或相关领导，经批准后，可通过电话或其他方式通知前台工作人员，说明进入原因和预计离开时间，由前台工作人员做好登记。3.请假外出员工请假外出时，应填写请假申请单，经部门负责人批准后，将请假申请单交至前台备案。请假结束返回公司时，需向前台工作人员出示请假申请单，经确认后进入公司。如未按规定请假外出或逾期未归，前台工作人员应及时通知相关部门负责人。（二）外来访客出入管理1.预约登记外来访客应提前与公司相关部门或人员取得联系，预约来访时间。被访部门或人员应告知访客公司前台的来访登记流程和注意事项。访客到达公司前台时，应主动向前台工作人员说明来访事由、被访对象、预约时间等信息，并出示有效身份证件。前台工作人员应仔细核对访客身份信息，与被访对象进行电话确认后，为访客办理来访登记手续。来访登记内容应包括访客姓名、性别、身份证号码、联系电话、来访时间、来访事由、被访对象等信息。前台工作人员应认真填写《外来访客登记表》，并要求访客签字确认。2.临时访客如遇特殊情况，无法提前预约的临时访客，前台工作人员应先与被访对象取得联系，经同意后，为访客办理临时登记手续。临时访客登记内容与预约访客相同。对于频繁来访的临时访客，公司相关部门或人员可向人力资源部门申请办理临时出入证，以便访客快速通行。临时出入证应注明有效期、使用范围等信息，访客应在有效期内使用，不得转借他人。3.访客陪同访客进入公司后，应由被访对象或其指定人员陪同，不得擅自行动。陪同人员应负责访客在公司内的安全和行为规范，确保访客不进入与来访事由无关的区域。如被访对象无法亲自陪同，应安排其他熟悉公司情况的人员进行陪同，并提前告知前台工作人员。陪同人员应在访客离开公司时，将访客送至前台，确认访客离开公司后，在《外来访客登记表》上签字。4.访客离开访客结束访问后，应在前台办理离开手续。前台工作人员应收回临时出入证（如有），在《外来访客登记表》上记录访客离开时间，并请访客签字确认。如访客在公司内有物品遗留，前台工作人员应及时联系被访对象或陪同人员进行处理。（三）供应商、合作伙伴出入管理1.预约与登记供应商、合作伙伴因业务需要进入公司时，应提前与公司采购部门、业务部门等相关对接人取得联系，预约来访时间。对接人应告知供应商、合作伙伴公司前台的来访登记流程和注意事项。供应商、合作伙伴到达公司前台时，应按照外来访客的管理要求，主动向前台工作人员说明来访事由、被访对象、预约时间等信息，并出示有效身份证件。前台工作人员应认真核对信息，与被访对象进行电话确认后，为其办理来访登记手续。2.特殊要求对于携带大型设备、货物等进入公司的供应商、合作伙伴，前台工作人员应提前通知相关部门做好接应准备，并要求其在进入公司前进行物品登记，注明物品名称、数量、规格等信息。供应商、合作伙伴在公司内进行业务活动时，应遵守公司的各项规章制度，不得影响公司正常办公秩序。如因工作需要使用公司内部设施、设备等，应提前向相关部门申请，经批准后方可使用。3.离开管理供应商、合作伙伴业务活动结束后，应在前台办理离开手续。前台工作人员应检查其是否有物品遗留，确认无误后，在来访登记记录上注明离开时间，并请其签字确认。对于供应商、合作伙伴的车辆出入公司，应按照公司车辆出入管理制度执行，在门卫处进行登记和检查。三、物品出入管理规定（一）办公用品及设备出入管理1.领用员工因工作需要领用办公用品及设备时，应填写《办公用品领用申请表》或《设备领用申请表》，经部门负责人批准后，到公司指定地点领取。前台工作人员应根据申请表内容，核对领用物品的名称、规格、数量等信息，确保与申请表一致。对于贵重设备，应要求领用人签字确认，并提醒其妥善保管和使用。2.归还员工不再使用办公用品及设备时，应及时归还至公司指定地点。归还时，前台工作人员应进行检查，确认物品完好无损后，在申请表上签字确认。对于损坏的办公用品及设备，领用人应说明原因，并按照公司相关规定进行赔偿或维修。如因正常使用导致的磨损，应及时向相关部门申请更换。（二）外来物品出入管理1.来访人员携带物品外来访客携带的物品，前台工作人员应进行检查登记。对于贵重物品、易燃易爆物品、违禁物品等，应禁止其带入公司。如因工作需要必须带入的，应要求访客填写《外来物品登记表》，注明物品名称、数量、规格等信息，并与被访对象进行确认。访客离开公司时，前台工作人员应根据登记表内容，核对物品数量和规格，确认无误后，方可放行。2.供应商、合作伙伴携带物品供应商、合作伙伴携带的物品进入公司时，应按照外来访客携带物品的管理要求进行登记检查。对于与业务相关的样品、设备等，应要求其在进入公司前进行详细登记，并注明用途和预计停留时间。供应商、合作伙伴离开公司时，前台工作人员应检查其携带物品是否与登记信息一致，如有差异，应要求其说明原因并进行核实。（三）快递、邮件出入管理1.接收前台工作人员应负责接收公司的快递、邮件，并进行登记。登记内容包括快递单号、寄件人姓名、寄件地址、收件人姓名、收件部门等信息。对于重要文件、紧急快递等，前台工作人员应及时通知收件人领取，并做好记录。收件人领取快递、邮件时，应在《快递、邮件登记表》上签字确认。2.发放员工领取快递、邮件时，应向前台工作人员出示有效身份证件或工作证件。前台工作人员应根据登记表内容，核对收件人信息，确认无误后，将快递、邮件发放给收件人。如收件人无法亲自领取，可委托他人代领。代领人应向前台工作人员出示收件人的授权委托书和本人有效身份证件，经核实后，方可代领快递、邮件。四、车辆出入管理规定（一）公司车辆出入管理1.车辆登记公司车辆应在车辆管理部门进行登记，包括车辆型号、车牌号、驾驶员姓名等信息。车辆管理部门应建立车辆档案，记录车辆的基本信息、维修保养记录、保险情况等。驾驶员应妥善保管车辆行驶证、驾驶证等相关证件，在驾驶公司车辆出入公司时，应主动向前台工作人员出示证件，经核实后，方可放行。2.门禁通行公司车辆应通过门禁系统自动识别或由驾驶员刷卡进入公司。如门禁系统出现故障，驾驶员应及时向前台工作人员说明情况，由前台工作人员手动开启门禁。车辆进入公司后，应按照指定的停车区域停放，不得随意停放影响公司正常秩序。驾驶员离开车辆时，应确保车辆门窗关闭、车辆安全锁好。3.外出报备公司车辆因工作需要外出时，驾驶员应填写《车辆外出申请表》，注明外出事由、目的地、预计返回时间等信息，经部门负责人批准后，交至前台备案。如车辆因特殊情况需要延长外出时间，驾驶员应提前与部门负责人沟通，并及时通知前台工作人员。（二）外来车辆出入管理1.来访登记外来车辆因业务需要进入公司时，驾驶员应在公司门卫处进行登记。登记内容包括车牌号、驾驶员姓名、联系电话、来访事由、被访对象等信息。门卫工作人员应与被访对象进行电话确认后，为外来车辆发放临时停车证，并告知驾驶员停车区域和注意事项。临时停车证应注明有效期，驾驶员应在有效期内使用，不得随意丢弃。2.停车管理外来车辆应按照门卫工作人员指定的停车区域停放，不得占用消防通道、人行通道等公共区域。驾驶员离开车辆时，应确保车辆门窗关闭、车辆安全锁好。如外来车辆在公司内发生交通事故或其他意外情况，驾驶员应立即报告公司门卫或相关部门，并保护好现场，配合公司进行处理。3.离开确认外来车辆离开公司时，驾驶员应将临时停车证交还给门卫工作人员。门卫工作人员应检查车辆是否有违规停放、损坏公司设施等情况，确认无误后，收回临时停车证，放行车辆。五、门禁管理规定1.门禁卡管理公司为员工配备门禁卡，门禁卡是员工出入公司的重要凭证。员工应妥善保管门禁卡，不得转借他人或随意丢弃。如门禁卡丢失或损坏，员工应及时向人力资源部门申请补办。补办门禁卡时，员工需缴纳相应的工本费。2.门禁使用规定员工应使用本人门禁卡通过门禁系统进入公司，不得尾随他人进入。如发现门禁卡无法正常使用，应及时向前台工作人员报告，由前台工作人员协助处理。外来访客、供应商、合作伙伴等人员进入公司时，应按照本制度的规定，在前台办理登记手续后，由前台工作人员或被访对象带领通过门禁系统。3.门禁系统维护公司应安排专人负责门禁系统的日常维护和管理，确保门禁系统正常运行。如门禁系统出现故障，应及时通知维修人员进行维修，并采取临时措施保障人员出入安全。员工发现门禁系统存在安全隐患或异常情况时，应及时向前台工作人员或相关部门报告，以便及时处理。六、监督与检查1.定期检查公司人力资源部门、行政部门等相关部门应定期对公司前台出入管理制度的执行情况进行检查，确保制度的有效落实。检查内容包括人员出入登记情况、物品出入管理情况、车辆出入管理情况、门禁系统使用情况等。对于检查中发现的问题，应及时督促相关部门进行整改。2.不定期抽查公司领导或相关部门负责人可根据工作需要，不定期对公司前台出入管理情况进行抽查。抽查方式包括现场检查、查看登记记录、询问相关人员等。对于抽查中发现的违规行为，应按照公司相关规定进行严肃处理，并及时通报批评，以起到警示作用。3.投诉处理员工、外来访客等人员如对公司前台出入管理工作有任何疑问或投诉，可向前台工作人员、人力资源部门或行政部门反映。相关部门应及时受理投诉，并进行调查处理，将处理结果及时反馈给投诉人。七、违规处理1.员工违规处理员工违反本制度规定，未按要求佩戴工作证件、未进行请假登记擅自外出等，第一次发现时，由前台工作人员或相关部门进行口头警告，并记录在案。如再次违反本制度规定，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于扣除绩效奖金、通报批评、警告处分、解除劳动合同等