公司制定合同管理制度

公司制定合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同的签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法签订原则。合同的签订必须遵守国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则。合同双方当事人在签订合同时应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，充分协商，达成一致意见。3.风险防范原则。在合同签订、履行过程中，应充分考虑各种风险因素，采取有效措施防范风险，确保公司利益不受损失。4.统一管理原则。公司合同管理实行统一领导、分级负责、归口管理的原则，由公司指定的部门负责合同的审核、签订、履行、监督等工作。二、合同管理部门及职责（一）法务部门1.负责合同的法律审核，对合同条款的合法性、完整性、准确性进行审查，提出法律意见和建议。2.参与合同的谈判、起草、签订等工作，为合同签订提供法律支持。3.负责处理合同纠纷，参与诉讼、仲裁等法律事务，维护公司的合法权益。4.定期对公司合同管理情况进行检查和评估，提出改进意见和建议。（二）业务部门1.负责合同的谈判、起草、签订等工作，确保合同条款符合业务实际需求和公司利益。2.负责合同的履行，按照合同约定及时履行义务，跟踪合同履行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。3.负责收集、整理、保管合同相关资料，包括合同文本、往来函件、履行记录等。4.配合法务部门处理合同纠纷，提供相关证据和资料。（三）财务部门1.负责对合同涉及的财务条款进行审核，确保合同价款、支付方式、结算方式等符合公司财务管理制度。2.负责监督合同款项的收付，按照合同约定及时办理款项收付手续，确保公司资金安全。3.定期对合同执行情况进行财务分析，为公司决策提供财务支持。（四）审计部门1.负责对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行审计监督，检查合同管理是否符合公司制度规定。2.对合同纠纷处理情况进行审计，检查处理结果是否符合公司利益。3.定期对公司合同管理情况进行审计评价，提出审计意见和建议。三、合同的签订（一）合同谈判1.业务部门在签订合同前，应进行充分的市场调研和分析，了解对方的主体资格、经营状况、信誉等情况，选择合适的合作对象。2.业务部门应组织相关人员进行合同谈判，明确合同的标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任等条款，确保合同条款公平合理，符合公司利益。3.在合同谈判过程中，业务部门应及时向法务部门咨询法律问题，听取法务部门的法律意见和建议。（二）合同起草1.合同谈判达成一致意见后，由业务部门负责起草合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，条款应明确、具体、完整，避免歧义。2.合同文本应包括首部、正文、尾部等部分，首部应注明合同双方当事人的名称、地址、联系方式等信息；正文应详细约定合同的标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任等条款；尾部应注明合同的签订日期、签订地点、双方当事人的签字（盖章）等信息。3.合同文本起草完成后，业务部门应将合同文本提交法务部门进行法律审核。（三）合同审核1.法务部门收到业务部门提交的合同文本后，应及时进行法律审核。法律审核主要包括对合同条款的合法性、完整性、准确性进行审查，检查合同是否存在法律风险。2.法务部门在法律审核过程中，如发现合同条款存在问题，应及时与业务部门沟通，提出修改意见和建议。业务部门应根据法务部门的意见和建议对合同文本进行修改完善。3.合同经法务部门法律审核通过后，业务部门应将合同文本提交公司领导审批。公司领导应根据公司的经营方针、发展战略和实际情况，对合同进行审批，决定是否签订合同。（四）合同签订1.合同经公司领导审批通过后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或公章。2.签订合同的双方当事人应在合同文本上签字（盖章），并注明签字（盖章）日期。签字（盖章）应清晰、完整，不得涂改。3.合同签订后，业务部门应及时将合同文本副本送法务部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。四、合同的履行（一）履行通知1.合同签订后，业务部门应及时将合同的主要内容通知相关部门和人员，明确各部门和人员在合同履行过程中的职责和义务。2.业务部门应按照合同约定的履行期限、履行地点、履行方式等要求，及时履行合同义务。如因特殊情况需要变更履行期限、履行地点、履行方式等，应及时与对方当事人协商，并签订书面变更协议。（二）履行跟踪1.业务部门应建立合同履行跟踪台账，及时记录合同的履行情况，包括合同的执行进度、款项收付情况、质量验收情况等。2.业务部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现合同履行过程中出现的问题，并采取有效措施加以解决。如发现对方当事人存在违约行为，应及时向对方当事人发出书面通知，要求对方当事人承担违约责任。（三）款项收付1.财务部门应按照合同约定的价款、支付方式、结算方式等要求，及时办理款项收付手续。如因特殊情况需要变更款项收付方式，应及时与对方当事人协商，并签订书面变更协议。2.财务部门在办理款项收付手续时，应严格审核相关凭证和资料，确保款项收付的真实性、合法性、准确性。如发现款项收付存在问题，应及时与业务部门沟通，查明原因，并采取有效措施加以解决。（四）质量验收1.业务部门应按照合同约定的质量标准和验收方式，及时组织对合同标的进行质量验收。如发现合同标的存在质量问题，应及时与对方当事人协商，要求对方当事人承担违约责任。2.质量验收合格后，业务部门应及时填写质量验收报告，并由双方当事人签字（盖章）确认。质量验收报告应作为合同履行的重要依据之一。五、合同的变更与解除（一）变更1.合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更的时间等信息。2.变更协议签订后，业务部门应及时将变更协议副本送法务部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（二）解除1.合同履行过程中，如因特殊情况需要解除合同，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面解除协议。解除协议应明确解除的原因、解除的时间、双方当事人的权利义务等信息。2.解除协议签订后，业务部门应及时将解除协议副本送法务部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。如因解除合同给对方当事人造成损失的，公司应按照合同约定承担相应的赔偿责任。六、合同纠纷的处理（一）纠纷协商1.合同履行过程中，如发生合同纠纷，业务部门应及时与对方当事人协商，寻求解决方案。协商应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，充分沟通，达成一致意见。2.在协商过程中，业务部门应及时向法务部门咨询法律问题，听取法务部门的法律意见和建议。法务部门应积极参与合同纠纷的协商处理，为公司提供法律支持。（二）纠纷调解1.如合同纠纷经协商无法解决，业务部门可以根据合同约定或双方当事人的意愿，申请第三方进行调解。调解可以由行业协会、仲裁机构、人民法院等组织进行。2.在调解过程中，业务部门应积极配合调解机构的工作，提供相关证据和资料，如实陈述纠纷情况，接受调解机构的调解意见和建议。（三）纠纷仲裁1.如合同纠纷经协商和调解无法解决，业务部门可以根据合同约定或双方当事人的意愿，申请仲裁机构进行仲裁。仲裁应按照仲裁机构的仲裁规则进行。2.在仲裁过程中，业务部门应积极配合仲裁机构的工作，提供相关证据和资料，如实陈述纠纷情况，接受仲裁机构的仲裁裁决。（四）纠纷诉讼1.如合同纠纷经协商、调解和仲裁无法解决，业务部门可以根据合同约定或双方当事人的意愿，向人民法院提起诉讼。诉讼应按照人民法院的诉讼程序进行。2.在诉讼过程中，业务部门应积极配合人民法院的工作，提供相关证据和资料，如实陈述纠纷情况，接受人民法院的判决。七、合同的归档与保管（一）归档1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料整理归档。归档资料应包括合同文本、往来函件、履行记录、变更协议、解除协议、纠纷处理记录等。2.归档资料应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，建立电子档案和纸质档案，并确保档案的完整性、准确性、真实性。（二）保管1.合同档案应由专人负责保管，保管人员应严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和保密。2.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司制度的规定执行。保管期限届满后，如无特殊情况，合同档案可以按照规定进行销毁。八、监督与检查（一）内部监督1.法务部门、审计部门等相关部门应定期对公司合同管理情况进行监督检查，检查合同的签订、履行、变更、解除等行为是否符合公司制度规定，是否存在法律风险和经营风险。2.监督检查可以采取定期检查、不定期抽查等方式进行。检查结果应及时反馈给公司领导和相关部门，并提出改进意见和建议。（二）外部监督1.公司应积极配合国家有关部门的监督检查，如实提供合同管理相关资料，接受国家有关部门的指导和监督。2.公司可以聘请外部律师、会计师等专业机构对公司合同管理情况进行审计和评估，及时发现问题，采取有效措施加以解决。九、责任追究（一）责任认定1.在合同签订、履行、变更、解除等过程中，如因相关人员的故意或过失行为导致公司利益受损，公司将对相关人员进行责任认定。2.责任认定应根据事实和证据，按照公司制度规定的程序进行。责任认定结果应及时通知相关人员，并告知其享有的权利和应承担的义务。（二）责任追究1.对于因故