公司内部电子发票管理制度

公司内部电子发票管理制度一、总则（一）目的为规范公司电子发票的管理，加强财务监督，保障公司合法权益，提高财务管理效率，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在开展业务活动过程中涉及电子发票的开具、取得、报销、存储等相关事宜。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家税收法律法规及电子发票管理相关规定。2.真实性原则：确保电子发票所反映的经济业务真实、准确、完整。3.规范性原则：电子发票的开具、取得、报销等环节应符合公司财务制度及相关操作规范。4.及时性原则：及时处理电子发票相关业务，保证财务数据的时效性。二、电子发票的开具（一）开具流程1.业务部门在与客户签订合同或提供服务后，应及时确认是否需要开具电子发票。如需开具，应向财务部门提供准确的开票信息，包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。2.财务部门根据业务部门提供的开票信息，在电子发票开具系统中准确录入相关内容，确保信息与实际业务一致。3.核对无误后，点击开具电子发票按钮，系统自动生成电子发票，并发送至客户预留的电子邮箱或手机短信。4.财务部门应及时将电子发票的开具情况进行记录，包括发票号码、开票日期、金额、客户信息等，以便后续查询和核对。（二）开具要求1.电子发票应按照国家税务总局规定的格式和内容开具，确保发票信息清晰、完整、准确。2.发票开具内容应与实际业务相符，不得虚开、错开电子发票。3.对于涉及折扣、折让等情况的电子发票开具，应按照相关税收法规规定进行处理，确保发票金额与实际交易金额一致。三、电子发票的取得（一）取得途径1.员工在开展业务活动过程中，应积极取得电子发票。对于符合开具电子发票条件的交易，应主动向对方索取电子发票。2.员工可通过以下方式取得电子发票：对方直接发送至员工预留的电子邮箱或手机短信；员工自行登录国家税务总局全国增值税发票查验平台（）等官方渠道查询、下载电子发票。（二）取得要求1.取得的电子发票应是由税务机关统一监制的，具有合法有效的发票号码。2.电子发票应包含完整的发票信息，如发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、项目名称、金额、税额等。3.员工取得电子发票后，应及时核对发票信息与实际业务是否相符，如发现信息有误，应及时与开票方联系更正。四、电子发票的报销（一）报销流程1.员工将取得的电子发票打印出来，并按照公司财务报销制度的要求，填写报销单，粘贴发票。2.报销单应注明电子发票的号码、开票日期、金额、业务内容等信息，确保与电子发票内容一致。3.将填写完整的报销单提交给所在部门负责人进行审批。部门负责人应根据公司业务规定和财务制度，对报销事项的真实性、合理性进行审核，并签署审批意见。4.经部门负责人审批通过后，报销单流转至财务部门。财务部门对报销单及电子发票进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、完整性以及报销金额是否符合公司规定。审核无误后，办理报销手续。（二）报销要求1.电子发票报销时，必须同时提供打印件和电子发票原件（可通过电子发票查验平台下载的电子发票版式文件）。打印件应清晰可辨，电子发票原件应存储在公司指定的电子存储介质中，以备查验。2.报销的电子发票应在规定的报销期限内提交，逾期不予受理。3.对于重复报销的电子发票，财务部门一经发现，将不予报销，并按照公司相关规定进行处理。五、电子发票的存储（一）存储方式1.财务部门应建立电子发票专用存储文件夹，按照月份或年份对电子发票进行分类存储。存储文件夹应设置明确的名称和目录结构，便于查找和管理。2.电子发票的存储介质可选用移动硬盘、光盘、云存储等方式，但应确保存储介质的安全性和可靠性，防止数据丢失或损坏。3.对于重要的电子发票，应进行备份存储，备份存储介质应与原始存储介质分开存放，并定期进行检查和维护。（二）存储期限电子发票的存储期限应按照国家税收法律法规及公司财务档案管理规定执行。一般情况下，电子发票应至少保存10年，以备税务机关等相关部门检查。（三）存储安全1.加强对电子发票存储介质的安全管理，设置访问权限，防止未经授权的人员访问和篡改电子发票数据。2.定期对电子发票存储介质进行杀毒、维护，确保数据的安全性和完整性。3.如发生电子发票数据丢失或损坏等情况，应及时采取措施进行恢复，并向公司相关领导报告。六、电子发票的查验（一）查验方式1.财务部门在收到员工提交的电子发票报销申请后，应通过国家税务总局全国增值税发票查验平台等官方渠道对电子发票的真实性进行查验。2.查验时，应输入电子发票的发票代码、发票号码、开票日期、金额、验证码等信息，系统将自动返回查验结果。（二）查验结果处理1.如查验结果显示电子发票信息与实际相符，财务部门应予以受理报销申请。2.如查验结果显示电子发票为假发票或信息有误，财务部门应拒绝受理报销申请，并及时通知员工与开票方联系核实情况。同时，按照公司相关规定对该事项进行处理。七、电子发票的作废与红冲（一）作废条件1.电子发票开具后，如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字电子发票。2.电子发票作废应在开票当月内进行，且发票所有联次均未交付给购买方。（二）作废流程1.由开票方在电子发票开具系统中发起作废申请，并填写作废原因。2.财务部门审核作废申请，确认符合作废条件后，在系统中进行作废操作。3.作废后的电子发票应在系统中进行标记，并妥善保存相关记录，以备后续查询。（三）红冲流程1.如需要开具红字电子发票，开票方应按照国家税务总局规定的流程，在电子发票开具系统中申请开具红字发票信息表。2.税务机关审核通过后，开票方根据红字发票信息表开具红字电子发票。3.开具红字电子发票后，应在系统中进行记录，并将红字发票信息与对应的蓝字发票信息进行关联，确保财务数据的准确性。八、监督与检查（一）内部监督1.财务部门应定期对公司电子发票的管理情况进行自查，检查电子发票的开具、取得、报销、存储等环节是否符合本制度规定。2.审计部门应定期对公司电子发票管理情况进行审计监督，重点检查电子发票业务的真实性、合规性以及内部控制制度的执行情况。（二）外部检查积极配合税务机关等相关部门对公司电子发票管理情况的检查，如实提供电子发票相关资料，接受监督检查。对于检查中发现的问题，应及时整改，并按照相关规定进行处理。九、违规处理（一）对于违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，给予相应的处罚：1.虚开、错开电子发票的，责令改正，并处以相应的罚款；情节严重的，依法追究法律责任。2.取得虚假电子发票报销的，追回已报销款项，并处以相应的罚款；如给公司造成损失的，应承担赔偿责任；情节严重的，给予纪律处分或解除劳动合同。3.未按照规定开具、取得、报销、存储电