公司内部烟酒管理制度

公司内部烟酒管理制度一、总则1.目的为加强公司内部管理，规范烟酒使用行为，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。本制度旨在明确公司内部烟酒的采购、存储、使用、管理等相关规定，确保烟酒的使用符合公司利益和相关法律法规要求，同时倡导健康、文明的工作氛围。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及劳务派遣人员等。公司内所有涉及烟酒使用的场合和活动均需遵循本制度规定。3.基本原则合规性原则：烟酒的采购、存储、使用等环节必须严格遵守国家法律法规以及地方相关政策规定。必要性原则：烟酒的使用应基于业务需要、接待工作等合理场景，避免不必要的浪费和滥用。审批管理原则：所有烟酒的采购、领用等行为均需经过严格的审批流程，确保使用的合理性和透明度。二、烟酒采购管理1.采购需求规划各部门应根据业务开展情况，提前制定烟酒采购需求计划。需求计划应明确采购烟酒的种类、数量、预计使用时间等信息，并提交至行政部门。行政部门汇总各部门需求计划后，结合公司过往烟酒使用情况以及当前业务趋势，进行综合分析和评估，制定公司整体烟酒采购预算和年度采购计划。2.供应商选择与管理公司建立烟酒供应商评估与选择机制。行政部门负责对潜在供应商进行调研，评估其资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面情况。优先选择具有良好商业信誉、产品质量可靠、价格合理且能提供优质售后服务的供应商。与选定的供应商签订采购合同，明确双方权利义务，包括产品规格、价格、交货期、付款方式、质量保证等条款。定期对供应商进行考核评估，如发现供应商存在产品质量问题、交货延迟、价格不合理等情况，及时与其沟通协商解决，必要时调整供应商合作关系。3.采购流程当采购需求计划经审批通过后，行政部门根据采购预算和年度采购计划，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应详细注明烟酒的种类、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。供应商按照采购订单要求组织生产或调配货物，并在规定时间内将烟酒送达公司指定地点。行政部门负责对到货的烟酒进行验收，检查产品的数量、规格、质量等是否与采购订单一致。验收合格后，行政部门填写验收报告，并办理入库手续。对于验收不合格的烟酒，及时与供应商沟通协商退换货事宜，确保公司利益不受损失。财务部门根据验收报告和采购合同，按照公司财务管理制度进行付款操作。付款流程应严格遵循审批程序，确保资金支付的准确性和合规性。三、烟酒存储管理1.存储场所设置公司设立专门的烟酒存储仓库，仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件。仓库内设置不同区域，分别存放不同种类和规格的烟酒，确保分类存放、标识清晰。仓库配备必要的存储设备，如货架、货柜、温湿度计、灭火器等，以保证烟酒存储的安全和质量。2.库存管理行政部门安排专人负责烟酒仓库的日常管理工作，建立详细的库存台账。库存台账应记录烟酒的出入库日期、种类、规格、数量、批次等信息，确保账物相符。定期对烟酒库存进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点过程中如发现账物不符情况，应及时查明原因并进行调整。盘点结果形成盘点报告，上报行政部门负责人和财务部门。根据库存情况和采购计划，合理控制烟酒库存水平，避免积压或缺货现象发生。对于临近保质期或长期积压的烟酒，及时采取相应措施，如促销使用、与供应商协商退换货等。3.安全管理仓库管理人员应严格遵守仓库安全管理制度，严禁无关人员进入仓库。仓库内严禁烟火，不得存放易燃易爆等危险物品。定期对仓库的消防设备、电器设备等进行检查和维护，确保其正常运行。如发现安全隐患，应立即采取措施进行整改，确保仓库安全。加强对仓库的防盗措施，安装监控设备，确保仓库24小时处于监控状态。同时，对仓库门窗等进行加固，防止被盗事件发生。四、烟酒使用管理1.业务招待使用公司因业务需要进行招待活动时，需提前填写《业务招待烟酒申请表》，详细说明招待对象、招待事由、预计使用烟酒的种类和数量等信息，并提交至部门负责人审批。部门负责人根据业务实际情况进行审核，对于合理的招待申请予以批准，并签字确认。审批通过后的申请表提交至行政部门。行政部门根据审批后的申请表，按照规定的标准和数量发放烟酒。发放过程中应做好记录，包括发放时间、领取人、烟酒种类和数量等信息。业务招待活动结束后，经办人员应及时将剩余烟酒交回行政部门仓库，并在申请表上注明实际使用情况。行政部门对交回的剩余烟酒进行核实和登记。2.会议、活动使用公司组织召开会议、举办活动等需要使用烟酒时，由组织部门提前填写《会议/活动烟酒申请表》，注明会议/活动名称、时间、地点、预计参加人数、使用烟酒的种类和数量等内容，提交至行政部门审批。行政部门审核申请表内容，结合会议/活动规模和实际需求，确定烟酒的发放标准和数量，并报分管领导审批。经分管领导批准后，行政部门按照审批结果发放烟酒。组织部门负责在会议、活动现场做好烟酒的管理和使用工作，确保使用过程规范有序。会议、活动结束后，组织部门应及时清理剩余烟酒，并将相关情况反馈给行政部门。行政部门对剩余烟酒进行回收和登记。3.特殊情况使用如遇特殊情况，如上级领导视察、重要客户来访等，确需额外使用烟酒的，相关部门应及时向行政部门提出申请，并说明情况和预计使用量。行政部门根据实际情况进行审核，并报公司主要领导审批。经批准后，按照审批意见发放烟酒。特殊情况使用烟酒后，相关部门应在事后及时补办审批手续，并向行政部门提供详细的使用情况说明。五、审批流程1.采购审批行政部门制定的年度烟酒采购计划需提交至公司管理层会议进行审议，经公司领导班子讨论通过后实施。每次具体采购申请时，行政部门填写《烟酒采购申请表》，详细列出采购烟酒的种类、数量、预算金额等信息，提交部门负责人审核。部门负责人审核申请的合理性和必要性，如无异议则签字批准，然后提交至财务部门审核预算。财务部门审核采购预算是否在公司规定的额度范围内，审核通过后签字确认，最后提交公司分管领导审批。公司分管领导根据公司整体运营情况和资金状况进行审批，批准后采购申请生效，行政部门方可按照流程进行采购操作。2.领用审批员工因业务招待、会议活动等需要领用烟酒时，需填写相应的申请表（《业务招待烟酒申请表》或《会议/活动烟酒申请表》）。申请表首先提交至所在部门负责人处，部门负责人根据业务实际情况和公司相关规定进行审核，判断领用是否合理、必要，审核通过后签字批准。审批通过的申请表再提交至行政部门，行政部门核对申请表内容与库存情况，确认是否有足够库存可供发放。如库存充足，行政部门负责人签字批准，并安排发放；如库存不足，需注明情况并反馈给申请人。对于特殊情况使用烟酒的申请，在经过部门负责人审核后，直接提交公司主要领导审批，批准后方可领用。六、监督与检查1.内部监督机制公司设立专门的监督小组，成员包括行政部门、财务部门、审计部门等相关人员。监督小组负责定期对公司烟酒的采购、存储、使用等情况进行监督检查。行政部门负责对烟酒的采购流程、供应商管理、库存管理等环节进行日常监督，确保各项操作符合规定程序和标准要求。财务部门负责对烟酒采购资金的使用情况进行监督，检查采购费用是否合理、报销凭证是否合规等，防止出现财务违规行为。审计部门定期对公司烟酒管理情况进行审计，审查制度执行情况、财务收支情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.违规处理若发现员工违反本制度规定使用烟酒，如未经审批私自领用、超标准使用、将烟酒用于非公司规定用途等，监督小组将进行调查核实。对于违规行为较轻的员工，给予警告处分，并责令其退还违规使用的烟酒或补缴相应费用。对于违规行为较为严重的员工，除给予警告处分外，视情节轻重给予相应的经济处罚，如扣除绩效奖金、工资等。对于多次违规或违规行为造成严重后果的员工，公司将予以辞退处理，并依法追究其相关责任。3.信息公开与透明度定期向公司员工公开烟酒采购、存储、使用等情况的相关信息，包括采购金额、采购数量、领用记录等，接受员工监督。通过公司内部公告栏、内部网站等渠道发布烟酒管理情况报告，确保信息透明，增强员工对公司管理的信任。七、附则1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由行政部门负责解释和修订。2.在执行过程中，如遇国家法律法