公司内部报账管理制度

公司内部报账管理制度总则1.目的本制度旨在规范公司内部报账流程，加强财务管理和监督，确保公司资金的合理使用，提高资金使用效益，保障公司各项工作的顺利开展。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在公司经营活动中发生的费用报账。3.基本原则（1）真实性原则：报账凭证必须真实、合法、有效，如实反映经济业务的实际情况。（2）合理性原则：报账费用应符合公司的财务规定和实际工作需要，具有合理的支出依据。（3）合规性原则：报账行为必须严格遵守国家法律法规、公司财务制度以及相关政策要求。（4）及时性原则：报账人员应在经济业务发生后及时办理报账手续，不得拖延。报账审批流程1.报账申请（1）报账人员在完成经济业务后，应及时收集整理相关的原始凭证，并按照要求填写报账申请表。报账申请表应包括报账日期、报账人姓名、部门、报账事由、金额、附件张数等信息。（2）报账人员应对原始凭证的真实性、完整性和合法性进行初步审核，确保原始凭证符合要求。2.部门负责人审核（1）报账人员所在部门负责人对报账申请进行审核，重点审核报账事项是否与本部门工作相关、费用支出是否合理、原始凭证是否齐全合规等。（2）部门负责人应在报账申请表上签署审核意见，并签字确认。如审核通过，应将报账申请提交给财务部门；如审核不通过，应明确指出问题并要求报账人员补充或更正相关信息。3.财务审核（1）财务部门收到报账申请后，对报账凭证进行详细审核。审核内容包括原始凭证的真实性、合法性、完整性、准确性，报账金额是否符合公司规定的标准和范围，报账申请是否按照规定的审批流程进行等。（2）财务人员在审核过程中，如发现问题应及时与报账人员沟通，要求其补充或更正相关信息。对于不符合规定的报账申请，财务部门有权不予受理。（3）财务审核通过后，在报账申请表上签署审核意见，并签字确认。4.审批人审批（1）根据公司授权审批制度，报账申请提交给相应的审批人进行审批。审批人应认真审核报账事项，对其真实性、合理性和合规性负责。（2）审批人应在报账申请表上签署审批意见，并签字确认。如审批通过，报账申请进入报账支付环节；如审批不通过，应说明理由并将报账申请退回。5.报账支付（1）财务部门根据审批通过的报账申请，按照公司财务支付流程进行款项支付。支付方式可根据实际情况选择银行转账、支票、现金等。（2）在支付款项时，财务人员应核对报账人员的身份信息，确保支付的准确性和安全性。（3）报账支付完成后，财务部门应在报账申请表上加盖“已支付”印章，并登记入账。报账凭证要求1.原始凭证种类（1）发票：是报账的主要原始凭证，必须是由税务部门统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等。（2）收据：对于一些确实无法取得发票的情况，可以使用财政部门监制的收据或税务部门认可的其他收据。收据应注明收款单位名称、收款日期、收款事由、金额等，并加盖收款单位公章。（3）其他凭证：如火车票、飞机票、船票、住宿发票、餐饮发票、银行回单、报销单等，应符合相关规定和要求。2.原始凭证填写要求（1）所有原始凭证必须用蓝色或黑色墨水笔填写，不得使用铅笔或红色墨水笔填写。（2）凭证内容应填写齐全，不得遗漏。如发票上的货物或应税劳务、服务名称应具体明确，不得使用统称。（3）大小写金额必须一致，不得涂改。如金额有错误，应要求开票单位重开，不得在原始凭证上更正。（4）原始凭证上的签字、盖章应齐全有效。发票应加盖开票单位的发票专用章，收据应加盖收款单位公章，报销单上应有报账人、部门负责人、财务审核人、审批人等的签字。3.原始凭证粘贴要求（1）原始凭证应按照类别和大小进行整理，同类凭证应粘贴在一起。（2）粘贴时应使用胶水或胶棒，不得使用订书钉、回形针等，避免原始凭证脱落或损坏。（3）粘贴后的原始凭证应平整、整齐，不得有褶皱或重叠。（4）原始凭证的粘贴顺序应与报账申请表上的附件清单顺序一致，便于查阅和审核。费用报销标准1.差旅费报销标准（1）交通费用：乘坐飞机：根据公司规定的航班等级和出差目的地，按照相应的票价标准报销。特殊情况需乘坐高于规定等级航班的，应提前经上级领导批准。乘坐火车：根据出差行程和时间，按照规定的火车票价标准报销。乘坐高铁、动车一等座及以上座位的，应经上级领导批准。乘坐长途汽车：按照实际乘坐的票价报销，但不得超过同路段火车硬卧票价标准。市内交通：根据出差天数和实际需要，按照规定的标准报销市内交通费。一般情况下，市内交通费每人每天不超过[X]元。如因工作需要乘坐出租车的，应注明事由并经部门负责人批准。（2）住宿费用：根据出差目的地的不同，按照公司规定的住宿标准报销。一般地区每人每天不超过[X]元，特殊地区（如一线城市、旅游热点地区等）每人每天不超过[X]元。住宿费用应提供正规发票，发票上应注明住宿日期、住宿人数、单价、金额等信息。（3）餐饮补贴：按照出差自然天数，每人每天给予[X]元的餐饮补贴，不再报销市内餐饮费用。如因业务需要发生招待费用的，应按照公司招待费管理制度执行。2.业务招待费报销标准（1）业务招待应遵循必要、合理、节俭的原则，严格控制招待费用支出。（2）招待费用应事先经部门负责人和上级领导批准，填写招待费申请表，并注明招待对象、事由、预计金额等信息。（3）招待费报销时，应提供正规发票，并附上招待费申请表、招待清单等附件。招待清单应详细记录招待时间、地点、参加人员、招待事由等信息。（4）业务招待费的报销标准根据招待对象和业务性质的不同分为不同档次，具体标准如下：招待公司内部员工：一般情况下，每人每次不超过[X]元的工作餐费用。招待客户：根据客户级别和业务往来情况，按照不同标准执行。如招待重要客户或合作伙伴，每次招待费用不超过[X]元；一般性业务招待，每次招待费用不超过[X]元。3.办公用品及设备购置费用报销标准（1）办公用品购置应根据实际工作需要，按照预算进行采购。购置金额在[X]元以下的办公用品，由部门负责人审批；购置金额在[X]元以上至[X]元的办公用品，由分管领导审批；购置金额在[X]元以上的办公用品，由总经理审批。（2）购置办公用品应取得正规发票，并填写办公用品购置清单，清单上应注明办公用品名称、规格、型号、数量、单价、金额等信息。（3）办公设备购置应按照公司固定资产管理制度执行，购置金额在[X]元以上的办公设备应作为固定资产入账，并按照规定计提折旧。办公设备购置需经相关部门审批，审批通过后由采购部门统一采购。购置办公设备应提供发票、设备清单、验收报告等附件。4.通讯费用报销标准（1）公司根据员工的工作岗位和业务需要，制定不同的通讯费用报销标准。（2）员工应选择合适的通讯套餐，并按照公司规定的标准报销通讯费用。报销时应提供电信运营商开具的正规发票，发票上应注明手机号码、套餐名称、费用金额等信息。（3）具体报销标准如下：部门经理及以上人员：每月通讯费用报销标准为[X]元。其他员工：每月通讯费用报销标准为[X]元。5.其他费用报销标准（1）培训费用：员工参加公司组织的培训，培训费用由公司统一支付。员工自行参加外部培训的，需事先经部门负责人和上级领导批准，培训费用在[X]元以下的由部门负责人审批，培训费用在[X]元以上至[X]元的由分管领导审批，培训费用在[X]元以上的由总经理审批。报销培训费用时，应提供培训通知、培训发票、培训证书等附件。（2）会议费用：公司召开会议发生的费用，应按照会议预算进行控制。会议费用报销时，应提供会议通知、会议签到表、会议发票、会议费用明细清单等附件。（3）车辆费用：公司车辆发生的加油费、过路费、停车费等费用，应按照公司车辆管理制度进行报销。报销时应提供正规发票，并注明车辆牌号、加油日期、行驶里程等信息。报账时间规定1.员工应在经济业务发生后的[X]个工作日内办理报账手续。如有特殊情况不能及时报账的，应提前向财务部门说明原因，并经财务部门同意。2.每月[X]日为报账截止日，财务部门将在截止日后对当月的报账申请进行集中审核和处理。在截止日后办理的报账申请，将顺延至下月处理。3.对于跨年度的经济业务，报账时间不得超过次年[X]月[X]日。超过规定时间的，财务部门有权不予受理。报账监督与检查1.财务部门应定期对公司的报账情况进行检查，重点检查报账凭证的真实性、合法性、完整性，报账流程的合规性，费用报销标准的执行情况等。2.审计部门应不定期对公司的报账业务进行审计，对发现的问题及时提出