公司五个印章管理制度

公司五个印章管理制度总则目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司行政章、合同专用章、财务专用章、法人章、业务专用章（以下统称“五个印章”）的管理。印章定义1.行政章：用于公司各类文件、通知、报告、证明等行政事务的盖章。2.合同专用章：专门用于签订公司各类合同、协议等具有法律效力的文件。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。4.法人章：代表公司法定代表人的个人印鉴，用于特定的财务和法律文件签署。5.业务专用章：根据公司业务需要，用于特定业务领域的文件盖章，如销售业务章、采购业务章等。印章的刻制与启用印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。2.行政部门审核通过后，统一安排到公安机关指定的正规刻章单位进行刻制。刻章单位必须具备合法资质，确保印章质量和安全性。3.刻制完成的印章，由行政部门负责领取，并进行登记备案。登记内容包括印章名称、规格、编号、刻制日期、领取人等信息。印章启用1.新印章启用前，行政部门需填写《印章启用申请表》，注明启用日期、启用范围等内容，并附上印章印模。2.《印章启用申请表》经公司领导审批同意后，行政部门负责将印章启用信息通知相关部门和人员。3.印章启用后，原印章如有需要废止，由行政部门填写《印章废止申请表》，说明废止原因和日期，经公司领导审批后，将废止印章交行政部门封存保管。印章的保管保管原则1.实行专人专管制度，确保印章安全存放，防止丢失、被盗用或滥用。2.印章保管人员必须具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理规定。保管职责1.行政章保管：由行政部门指定专人负责保管。保管人员应妥善保管行政章，确保其存放安全，并按照规定的使用流程进行盖章操作。2.合同专用章保管：由公司法务部门或合同管理部门指定专人保管。保管人员负责审核合同文件的合法性和完整性，在确认无误后加盖合同专用章。3.财务专用章保管：由公司财务部门指定专人保管。保管人员严格按照财务制度使用财务专用章，确保财务资金收付的准确性和安全性。4.法人章保管：由公司法定代表人或其授权的专人保管。法人章的使用必须经过严格的审批程序，确保用于合法合规的业务。5.业务专用章保管：由相关业务部门指定专人保管。保管人员根据业务需要，在规定的业务范围内使用业务专用章，并做好使用记录。保管要求1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，钥匙由保管人员专人负责保管，不得随意转交他人。2.印章保管场所应保持清洁、干燥，防止印章受潮、生锈或损坏。3.如遇节假日或特殊情况，印章保管人员需将印章交上级领导或指定的临时保管人员代为保管，并办理交接手续。印章的使用使用流程1.填写《印章使用申请表》：使用部门或个人需填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、盖章份数、使用日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核：根据用印事项的性质和审批权限，分别提交相关领导进行审核。一般性行政事务用印，由行政部门负责人审核。涉及合同签订、财务收支等重要事项用印，需经法务部门、财务部门审核，并报公司分管领导或总经理审批。涉及公司重大决策、对外投资、融资等事项用印，需经公司董事会或股东会审议通过。3.盖章：印章保管人员在审核通过后，按照《印章使用申请表》上的内容进行盖章操作。盖章时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。4.登记：印章使用后，保管人员应及时在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印事项、文件名称、文号、盖章份数、使用部门或个人、审核人、盖章人等信息。使用范围1.行政章使用范围：公司各类文件、通知、报告、证明等行政事务。以公司名义对外发送的信函、邮件、传真等。公司内部会议纪要、工作汇报等文件。其他需要加盖行政章的事项。2.合同专用章使用范围：公司签订的各类合同、协议、合作意向书等具有法律效力的文件。经公司授权代表签订的对外经济合同。其他涉及公司合同业务的文件。3.财务专用章使用范围：公司财务结算票据，如支票、汇票、本票等。财务报表、财务审计报告等财务文件。与财务收支相关的各类凭证、单据等。其他财务制度规定需要加盖财务专用章的事项。4.法人章使用范围：公司法定代表人签署的重要文件、合同、协议等。财务票据上法定代表人的签章。其他需要法定代表人签字或盖章的法律文件。5.业务专用章使用范围：销售业务章用于销售合同、销售订单、发货单、发票等销售业务文件。采购业务章用于采购合同、采购订单、收货单等采购业务文件。其他特定业务领域的文件盖章，由相关业务部门根据业务需要确定。使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。如有特殊情况需要提前盖章，必须经公司领导批准，并在盖章后对文件内容进行严格审核。2.印章使用必须严格按照规定的使用范围和审批流程进行，不得擅自扩大使用范围或超越审批权限盖章。3.印章保管人员不得将印章转借他人使用，如因工作需要临时委托他人盖章，必须经印章保管人员同意，并在现场监督盖章过程。印章的停用与销毁停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由印章保管部门填写《印章停用申请表》，说明停用原因和日期，并附上印章印模。2.《印章停用申请表》经公司领导审批同意后，行政部门负责将印章停用信息通知相关部门和人员，并收回停用印章。销毁1.对于停用的印章，由行政部门负责组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，注明销毁印章名称、数量、销毁原因等信息，并经公司领导审批。2.印章销毁应采用适当的方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，包括销毁日期、销毁方式、监销人等信息。3.销毁后的印章应妥善保存相关记录，以备查阅。监督与检查监督机制1.公司设立印章管理监督小组，由行政部门、法务部门、财务部门等相关人员组成。监督小组负责定期对印章管理情况进行检查和监督，确保印章管理制度的有效执行。2.监督小组有权对印章保管、使用情况进行抽查，查阅相关文件和记录，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。检查内容1.印章保管是否安全，是否按照规定存放在保险柜或保管箱内。2.印章使用流程是否规范，是否按照规定填写《印章使用申请表》，并经审核批准后盖章。3.印章使用范围是否符合规定，有无擅自扩大使用范围或违规盖章的情况。4.《印章使用登记簿》记录是否完整、准确，是否与实际用印情况一致。5.印章停用与销毁是否按照规定程序进行，相关记录是否妥善保存。违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.因印章保管不