公司主管办公室管理制度

公司主管办公室管理制度一、总则（一）目的为规范公司主管办公室的管理，营造良好的办公环境，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司主管办公室的所有工作人员，包括各部门主管及相关办公人员。（三）基本原则1.遵守国家法律法规及公司各项规章制度。2.倡导高效、协作、创新的工作作风。3.确保办公环境整洁、安全、有序。二、办公环境管理（一）办公室布局1.主管办公室应根据工作职能和流程进行合理布局，确保各项工作开展便捷。2.办公区域应划分出办公区、会议区、接待区等不同功能区域，并有明显标识。（二）环境卫生1.每日上班前，工作人员应清理个人办公区域，保持桌面整洁，文件资料摆放整齐。2.定期对办公室进行全面清洁，包括地面、门窗、办公设备等，确保环境干净卫生。3.禁止在办公区域内乱扔垃圾，垃圾应及时分类投放至指定垃圾桶。（三）物品摆放1.办公桌上只能摆放与当前工作相关的文件、资料、办公用品等，不得堆放杂物。2.办公椅应摆放整齐，不得随意挪动或倾斜。3.各类设备、设施应保持正常摆放位置，不得擅自更改。（四）绿化与装饰1.可适当摆放绿色植物，美化办公环境，但不得影响办公秩序。2.办公室装饰应简洁大方，符合公司企业文化，不得张贴或悬挂低俗、不健康的物品。三、办公设备及用品管理（一）设备配备1.根据工作需要，为各主管办公室配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机、传真机等。2.定期对办公设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（二）设备使用1.工作人员应严格按照操作规程使用办公设备，不得擅自拆卸或更改设备设置。2.如设备出现故障，应及时向行政部门报修，并详细说明故障情况。3.禁止使用办公设备从事与工作无关的事情，如玩游戏、看视频等。（三）用品领用1.办公用品由行政部门统一采购和管理，各主管办公室根据实际需要填写领用申请表。2.行政部门根据库存情况和申请数量进行审批，并发放相应办公用品。3.工作人员应节约使用办公用品，避免浪费。（四）设备及用品维护与更新1.行政部门定期对办公设备进行维护保养，延长设备使用寿命。2.根据工作需要和设备使用情况，及时更新办公设备和用品。四、文件与资料管理（一）文件分类1.文件分为内部文件、外部文件、机密文件等类别。2.内部文件包括公司内部发布的通知、报告、制度等；外部文件包括来自上级单位、合作伙伴、客户等的文件；机密文件涉及公司商业秘密、重要信息等，需严格保密。（二）文件收发1.设立专门的文件收发岗位或指定专人负责文件收发工作。2.收到文件后，应及时进行登记，并根据文件内容和性质分发给相关主管或工作人员。3.发送文件时，应确保文件准确无误，并按照规定的方式和渠道进行传递。（三）文件归档1.各部门主管应定期对本部门的文件进行整理和归档，确保文件资料完整、有序。2.文件归档应按照分类标准进行，便于查找和查阅。3.机密文件应单独存放，并采取加密、上锁等保密措施。（四）文件查阅1.因工作需要查阅文件的，应填写查阅申请表，经相关领导审批后，在指定地点查阅。2.查阅机密文件需严格履行审批手续，并在专人监督下进行查阅，不得擅自复印、拍照或带出指定地点。3.查阅完毕后，应及时归还文件，并在查阅记录上签字确认。五、会议管理（一）会议安排1.根据工作需要，定期或不定期召开主管会议，会议时间、地点、议题等应提前通知参会人员。2.会议组织者应提前做好会议准备工作，包括会议资料准备、设备调试、场地布置等。（二）会议纪律1.参会人员应按时到达会议地点，不得迟到、早退或无故缺席。2.会议期间，应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。3.积极参与会议讨论，认真听取他人发言，不得交头接耳、做与会议无关的事情。（三）会议记录1.安排专人负责会议记录，记录内容应准确、完整，包括会议时间、地点、参会人员、会议议题、讨论内容、决议事项等。2.会议记录应及时整理，并在会后形成会议纪要，经会议主持人审核后发送给参会人员及相关部门。（四）决议执行1.会议决议事项应明确责任部门和责任人，确保决议得到有效执行。2.责任部门和责任人应定期向会议组织者汇报决议执行情况，如有问题及时沟通协调解决。六、接待管理（一）接待原则1.热情、周到、礼貌地接待来访客人，展示公司良好形象。2.根据来访客人的身份和目的，安排相应的接待规格和方式。（二）接待流程1.接到来访通知后，应及时了解客人基本信息、来访目的、行程安排等，并做好接待准备工作。2.客人到达时，应安排专人迎接，并引导至接待区就座，提供茶水等饮品。3.向客人介绍公司基本情况、接待人员等，并根据客人需求安排相关人员进行洽谈或参观。4.接待结束后，应安排专人送客，并表示感谢。（三）接待标准1.对于重要客人或合作伙伴，可根据实际情况安排商务宴请，但应严格控制标准，不得铺张浪费。2.接待过程中如需赠送礼品，应根据公司相关规定进行审批和采购，礼品应体现公司特色和文化。七、安全与保密管理（一）安全管理1.加强办公室安全防范意识，确保办公区域安全。2.下班前，应关闭门窗、电器设备等，切断电源，消除安全隐患。3.如发现安全问题或隐患，应及时报告行政部门，并采取相应措施进行处理。（二）保密管理1.严格遵守公司保密制度，保守公司商业秘密和重要信息。2.涉及机密文件、资料等的处理应在保密环境下进行，不得随意透露给无关人员。3.工作人员离职时，应将所保管的机密文件、资料等全部归还，并办理交接手续。八、考勤与请假管理（一）考勤制度1.严格遵守公司考勤时间，按时上下班，不得迟到、早退。2.如需请假，应提前按照公司规定的请假流程进行申请，经批准后方可休假。3.行政部门负责对考勤情况进行统计和监督，每月公布考勤结果。（二）请假流程1.填写请假申请表，注明请假原因、请假时间等。2.部门主管审批，如请假时间较长，需报上级领导审批。3.将请假申请表交至行政部门备案。（三）特殊情况处理1.如遇突发紧急情况无法提前请假的，应在事后及时补办请假手续，并说明情况。2.对于无故