保险公司采购管理制度

保险公司采购管理制度总则1.目的本制度旨在规范保险公司采购活动，确保采购工作的合法性、合规性、合理性和透明度，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及分支机构的采购活动，包括但不限于办公用品、设备采购、保险业务合作项目采购、服务采购等各类采购事项。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。合规性原则：严格按照公司规定的流程和审批权限进行采购操作。合理性原则：根据实际需求进行采购，确保资源的合理配置和有效利用。透明度原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。采购组织与职责1.采购决策机构公司设立采购管理委员会，负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行监督和指导。采购管理委员会由公司高层管理人员及相关部门负责人组成。2.采购执行部门公司指定专门的采购部门负责具体采购业务的实施。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购计划制定、供应商选择、采购合同签订与执行、采购验收等工作。3.需求部门职责各需求部门负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并配合采购部门进行供应商选择、采购谈判、验收等工作。需求部门应确保所提需求的合理性和必要性，并对需求的准确性负责。采购预算管理1.预算编制各部门应根据年度工作计划和业务需求，在每年末编制下一年度采购预算。采购预算应详细列出采购项目、数量、金额等内容，并经部门负责人审核后报公司财务部门汇总。财务部门结合公司整体预算情况，对各部门采购预算进行审核和平衡，形成公司年度采购预算草案，提交公司管理层审批。2.预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购任务。如遇特殊情况需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及预计增加或减少的采购金额，经采购管理委员会审批后，报财务部门备案。财务部门应根据预算调整情况对相关财务数据进行调整。3.预算监控财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中的问题，并向采购管理委员会报告。采购部门应配合财务部门做好预算监控工作，确保采购活动在预算范围内进行。采购流程1.采购申请需求部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间、用途等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购部门。采购申请表应作为采购活动的起始文件，确保采购需求清晰明确。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。对于符合采购条件的申请，采购部门按照公司规定的审批权限提交相关领导审批。审批通过后，采购部门方可开展后续采购工作。3.供应商选择与管理供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并对其进行初步评估，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面。供应商实地考察：对于重要采购项目或首次合作的供应商，采购部门应组织相关人员对供应商进行实地考察，深入了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、生产能力等情况，确保供应商具备提供符合要求产品或服务的能力。供应商评估与选择：采购部门根据供应商筛选和实地考察情况，对潜在供应商进行综合评估，制定评估标准和评分细则，对各供应商进行打分。根据评估结果，选择得分较高的供应商作为中标候选人或合作伙伴，并报采购管理委员会审批。供应商管理：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。在合同执行过程中，采购部门应定期对供应商进行评价和考核，根据考核结果决定是否继续合作或调整合作策略。对于表现不佳的供应商，采购部门应及时采取措施，如警告、整改、暂停合作等，直至终止合作。4.采购谈判与合同签订采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，争取最有利的采购条件。谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，经公司法律部门审核后，与供应商签订正式采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、完整性和可操作性。5.采购执行与验收采购执行：采购部门按照采购合同要求，及时向供应商下达采购订单，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交付货物或提供服务。在采购过程中，如遇问题或变更，采购部门应及时与供应商沟通协调，确保采购任务顺利完成。采购验收：采购物品或服务到货后，采购部门应组织需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物品或服务的数量、质量、规格等进行检验，填写验收报告。对于验收合格的采购项目，验收人员签字确认后，采购部门方可办理付款手续；对于验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至达到验收标准。6.采购付款采购部门根据验收报告和采购合同，填写付款申请单，经部门负责人审核后提交财务部门。财务部门对付款申请进行审核，核实采购项目的真实性、合法性、合规性以及发票等相关凭证的完整性，审核通过后按照公司财务制度办理付款手续。采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施针对识别出的风险因素，采购部门应制定相应的风险应对措施。例如，对于供应商违约风险，可要求供应商提供履约保证金或选择多家供应商进行合作；对于质量风险，加强采购验收环节的管理，严格把控质量标准；对于价格波动风险，可采用套期保值等金融工具或与供应商协商签订价格调整条款；对于法律风险，加强合同审核和法律合规培训，确保采购活动合法合规。3.风险监控与预警采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和分析，及时发现风险变化情况。当风险指标达到预警值时，采购部门应及时发出预警信号，并采取相应的措施进行处理，确保采购活动的顺利进行。采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。采购管理委员会应定期对采购工作进行检查和指导，确保采购活动符合公司规定和要求。2.外部监督公司应积极接受外部监管部门的监督检查，配合相关部门做好采购项目的审计、检查等工作。对于外部监督检查中发现的问题，公司应认真整改，及时消除风险隐患，确保采购活动合法合规。信息管理1.采购信息收集采购部门应建立采购信息收集渠道，广泛收集与采购活动相关的市场信息、供应商信息、产品信息等，为采购决策提供依据。采购信息收集应包括但不限于行业动态、市场价格走势、供应商资质与信誉、产品质量与性能等方面。2.采购信息分析与利用采购部门应定期对收集到的采购信息进行分析和整理，挖掘有价值的信息，为采购决策提供参考。例如，通过对市场价格走势的分析，合理安排采购时机；通过对供应商信息的分析，优化供应商选择策略；通过对产品信息的分析，选择性价比高的产品。3.采购档案管理采购部门应建立完善的采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件和资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、采购合同