保险公司合同管理制度

保险公司合同管理制度一、总则1.目的为加强本保险公司合同管理，规范合同的订立、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门在经营管理活动中所签订的各类合同，包括但不限于保险业务合同、再保险合同、代理合同、租赁合同、采购合同、服务合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行应严格遵守国家法律法规及相关政策规定。审慎性原则：在签订合同前，应充分评估合同风险，确保合同条款合理、公平，维护公司利益。全面履行原则：合同各方应按照合同约定全面履行各自义务，确保合同目的实现。归口管理原则：合同管理实行归口管理，明确各部门职责，确保合同管理工作的有效开展。二、合同管理部门及职责1.合同管理委员会组成：由公司总经理担任主任，各副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。职责审议合同管理制度、重大合同及合同管理中的重大事项。协调解决合同管理中的重大问题。监督合同管理制度的执行情况。2.法律合规部职责负责合同的法律审查，对合同条款的合法性、合规性提出法律意见。参与重大合同的谈判、起草、审核等工作。处理合同纠纷及法律事务，维护公司合法权益。开展法律培训，提高员工法律意识。3.业务部门职责负责本部门业务合同的起草、谈判、签订、履行等工作。对合同相对方的主体资格、信用状况等进行调查和评估。及时向合同管理部门报送合同签订、履行情况等相关信息。配合处理合同纠纷及其他相关工作。4.财务部门职责参与合同涉及财务条款的审核，确保合同财务条款合理、合规。负责合同款项的收付管理，监督合同款项的支付情况。对合同执行情况进行财务分析，提供财务数据支持。5.办公室职责负责合同文本的编号、归档、保管等工作。协助合同管理部门办理合同审批、盖章等手续。提供合同管理相关的行政支持。三、合同的订立1.合同相对方的选择与调查选择原则：优先选择信誉良好、实力雄厚、具有良好合作记录的合同相对方。调查内容：业务部门应对合同相对方的主体资格、经营范围、经营状况、信用等级、法定代表人身份证明等进行调查，并形成调查记录。调查方式：可通过工商登记信息查询、实地考察、信用评级机构查询、行业口碑了解等方式进行调查。2.合同文本的起草与审核起草要求：业务部门应根据业务需求起草合同文本，确保合同条款清晰、准确、完整，权利义务明确，避免歧义。审核流程业务部门起草合同后，应提交本部门负责人审核，审核通过后送法律合规部进行法律审查。法律合规部对合同进行法律审查，提出法律意见，反馈给业务部门。业务部门根据法律意见对合同进行修改完善。修改后的合同再次提交法律合规部审核，审核通过后报合同管理委员会审议。合同管理委员会审议通过后，方可签订合同。3.合同的签订签订权限：根据合同金额及性质，明确各级管理人员的签订权限。超过一定金额的重大合同，需经合同管理委员会审议通过后，由公司法定代表人或其授权代表签订。签订要求：合同签订应使用公司统一印制的合同文本，由双方法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。签字盖章应齐全、清晰，确保合同的真实性和有效性。四、合同的履行1.履行计划制定：业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人及时间节点，确保合同按时、全面履行。2.履行跟踪与监督业务部门应定期跟踪合同履行情况，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，对发现的问题及时督促整改。3.合同变更变更情形：在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更流程：业务部门提出合同变更申请，说明变更原因及内容，提交本部门负责人审核。审核通过后送法律合规部进行法律审查，法律合规部提出法律意见后报合同管理委员会审议。合同管理委员会审议通过后，双方签订变更协议。4.合同解除解除情形：根据法律法规及合同约定，出现法定或约定的解除情形时，可解除合同。解除流程：业务部门提出合同解除申请，说明解除原因及依据，提交本部门负责人审核。审核通过后送法律合规部进行法律审查，法律合规部提出法律意见后报合同管理委员会审议。合同管理委员会审议通过后，通知对方办理合同解除手续，并签订解除协议。五、合同的归档与保管1.归档要求：办公室应在合同签订后及时将合同文本及相关资料进行归档，确保归档资料完整、准确。归档资料应包括合同文本、合同审批表、法律审查意见、对方主体资格证明文件、授权委托书等。2.保管期限：根据合同性质及重要程度，确定合同的保管期限。一般合同保管期限为[X]年，重大合同保管期限为[X]年。3.保管方式：合同应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应分类存放，便于查阅；电子档案应进行备份，确保数据安全。六、合同纠纷处理1.纠纷预防：在合同签订、履行过程中，各部门应加强沟通协作，严格履行合同义务，避免纠纷发生。如发现可能引发纠纷的迹象，应及时报告并采取措施妥善处理。2.纠纷处理流程发生合同纠纷后，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出处理方案，并报合同管理部门。合同管理部门组织法律合规部、财务部门等相关部门进行研究讨论，制定纠纷处理策略。根据纠纷处理策略，可通过协商、仲裁、诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，应及时向合同管理委员会汇报进展情况。3.纠纷总结与改进：合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时总结经验教训，分析纠纷产生的原因，提出改进措施，避免类似纠纷再次发生。合同管理部门应将纠纷处理情况进行整理归档，作为合同管理工作的参考资料。七、合同管理的信息化建设1.建立合同管理信息系统：利用信息技术手段建立合同管理信息系统，实现合同从起草、审核、签订、履行、变更、解除到归档等全过程的信息化管理。2.系统功能要求合同起草与模板管理：提供合同模板编辑、下载功能，方便业务部门起草合同。流程审批管理：实现合同审批流程的电子化，跟踪审批进度，提醒审批人员及时处理。合同查询与统计分析：提供合同查询功能，方便管理人员随时查阅合同信息；同时具备合同统计分析功能，为公司决策提供数据支持。文档管理：实现合同文档的电子化存储，方便查阅和下载。预警提醒：对合同履行期限、款项支付等关键节点进行预警提醒，避免逾期违约。八、合同管理人员培训与考核1.培训计划：合同管理部门应制定年度培训计划，定期组织合同管理人员参加法律法规、合同管理知识、业务技能等方面的培训，提高合同管理人员的专业素质和业务能力。2.培训内容法律法规培训：学习国家法律法规及相关政策，确保合同管理工作依法合规。合同管理知识培训：包括合同起草、审核、签订、履行、变更、解除等环节的管理要点和操作规范。业务技能培训：如谈判技巧、风险防范、沟通协调