保洁公司印章管理制度

保洁公司印章管理制度一、总则1.目的为加强保洁公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司利益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于保洁公司总部及各分支机构的所有印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。3.印章管理原则印章管理遵循“谁保管、谁负责”的原则，确保印章安全、规范使用。二、印章的种类及用途1.公司公章用于公司对外的正式文件、报告、合同、协议等的签署，代表公司的法人意志。2.合同专用章专门用于签订各类经济合同，明确合同的法律效力。3.财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。4.法人章主要用于银行预留印鉴，办理与银行相关的重要业务。5.部门章由各部门根据工作需要申请刻制，用于部门内部文件、通知、报表等的盖章确认，不得对外使用。三、印章的刻制与启用1.印章刻制因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。行政部门审核通过后，统一提交公司总经理审批。总经理批准后，由行政部门指定专人负责办理印章刻制手续，选择具有资质的正规印章刻制单位进行刻制。印章刻制完成后，刻制单位应提供印章印模，行政部门将印模与《印章刻制申请表》进行核对，确认无误后，填写《印章启用申请表》，连同印章印模一并报公司总经理审批。2.印章启用经总经理批准后，行政部门负责发布印章启用通知，明确印章启用日期、使用范围、保管人等信息。印章启用通知应发送至公司各部门及相关人员。新印章启用后，原印章同时废止。如有特殊情况需保留原印章的，应经公司总经理批准，并在行政部门备案。四、印章的保管1.保管原则各类印章应指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理制度。印章保管人员不得将印章转借他人使用，不得擅自委托他人代管印章。印章保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失或损坏。2.保管地点公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章应存放于公司保险柜中，保险柜钥匙由保管人员专人保管，密码由保管人员掌握。部门章应存放于各部门指定的安全地点，由部门负责人指定专人负责保管。3.保管人员职责负责印章的日常保管，确保印章存放安全，随时检查印章的使用情况。根据规定的审批流程，正确使用印章，对不符合规定的用印申请有权拒绝。对印章的使用情况进行登记，详细记录用印日期、用印内容、用印申请人等信息，定期将印章使用登记表交行政部门存档。发现印章丢失、被盗或损坏时，应立即向行政部门报告，并采取相应的措施，如挂失、补办等。五、印章的使用1.使用流程用印申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经部门负责人签字确认。根据用印事项的性质和审批权限，分别报公司相关领导审批。具体审批权限如下：涉及公司重大决策、重要合同、协议等事项的用印，需经公司总经理审批。涉及公司日常经营业务、一般性文件等事项的用印，由公司分管领导审批。涉及部门内部事务的用印，由部门负责人审批。审批通过后，用印申请人将《印章使用申请表》交印章保管人员。印章保管人员核对申请表内容与审批意见一致后，在用印文件上加盖相应印章，并在《印章使用登记表》上进行登记。用印完成后，印章保管人员应将印章归还原位，并将《印章使用申请表》交行政部门存档。2.使用范围公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章必须严格按照规定的使用范围使用，不得超出范围使用。部门章只能用于部门内部文件、通知、报表等的盖章确认，不得对外签订合同、协议等具有法律效力的文件。3.禁止事项严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。未经公司总经理批准，不得擅自将印章携带外出使用。如因工作需要确需携带外出的，必须经总经理批准，并由印章保管人员专人携带，确保印章安全。不得在与公司业务无关的文件、资料上加盖印章。六、印章的停用与销毁1.印章停用因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称等信息，并报公司总经理审批。总经理批准后，行政部门负责发布印章停用通知，明确印章停用日期，并收回停用印章。印章保管人员应将停用印章交行政部门统一保管，不得擅自处理。2.印章销毁对于停用的印章，行政部门应定期进行清理，确认不再使用后，填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章名称、数量、销毁原因等信息，并报公司总经理审批。总经理批准后，行政部门应指定专人负责印章销毁工作，销毁过程应进行全程监督，并在《印章销毁登记表》上记录销毁时间、地点、销毁方式等信息。印章销毁完成后，《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等相关资料应存档保管，以备查阅。七、印章使用的监督与检查1.监督机制公司行政部门负责对印章使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章使用符合规定。2.检查内容印章保管是否安全，存放地点是否符合要求。印章使用流程是否规范，审批手续是否齐全。印章使用登记表是否完整、准确，是否及时存档。3.违规处理对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、辞退等。因印章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任