供热公司印章管理制度

供热公司印章管理制度总则目的为加强供热公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于供热公司总部及所属各部门、各分支机构、各子公司的各类印章管理。印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的法定印章。2.合同专用章：用于签订各类经济合同、协议等具有法律效力的文件。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等相关财务业务。4.法定代表人章：用于特定财务事项及其他需要法定代表人签字确认的文件。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、资料等的管理。6.业务专用章：根据公司业务开展需要刻制的专门用于某项业务的印章。印章的刻制与启用印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司办公室审核。2.公司办公室审核通过后，统一提交公司领导审批。经批准后，由办公室负责联系具有资质的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制完成后，由办公室会同使用部门对印章进行验收。验收内容包括印章的规格、样式、文字、材质等是否符合要求，同时检查印章是否清晰、完整。验收合格后，填写《印章验收单》。印章启用1.新刻制的印章启用前，须在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示内容包括印章名称、启用日期、使用范围等。2.公示无异议后，由公司办公室负责在印章上加盖启用章，并登记《印章启用登记表》，注明印章启用日期、启用范围、保管人等信息。3.印章启用后，原相关印章同时废止，由办公室负责收回并妥善保管。印章的保管保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全。印章保管人员须具备高度的责任心和保密意识。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，确因工作需要委托他人使用时，须经印章保管部门负责人批准，并办理相关委托手续。保管职责1.公司公章：由公司办公室指定专人保管。保管人员负责公章的日常使用和维护，确保公章存放安全，并按照规定流程使用公章。2.合同专用章：由公司合同管理部门指定专人保管。保管人员负责合同专用章的使用登记和审核，确保合同签订的合法性和规范性。3.财务专用章：由公司财务部门指定专人保管。保管人员负责财务专用章在财务核算、资金收付等业务中的使用，严格按照财务制度进行操作。4.法定代表人章：由公司法定代表人指定专人保管或由法定代表人本人保管。保管人员负责在规定的财务事项及其他需要法定代表人签字确认的文件上加盖印章。5.部门章：由各部门指定专人保管。保管人员负责部门章在部门内部文件、资料等管理中的使用，不得超出部门范围使用。6.业务专用章：由相关业务部门指定专人保管。保管人员负责业务专用章在特定业务中的使用，确保业务开展的准确性和规范性。保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。3.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，须办理严格的交接手续。交接双方应在监交人的监督下，对印章的名称、数量、完好情况等进行详细核对，并填写《印章交接清单》。交接清单一式三份，交接双方各执一份，公司办公室留存一份。印章的使用使用流程1.填写申请表：使用印章时，须填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经相关部门负责人签字确认。2.审核：申请表提交后，根据印章的使用范围和审批权限，分别由不同层级的领导进行审核。涉及公司重大决策、重要合同、对外担保等事项使用公司公章的，须经公司总经理审批。使用合同专用章签订经济合同、协议等文件的，须经公司合同管理部门负责人审核，报公司分管领导审批。使用财务专用章进行财务核算、资金收付等业务的，须经公司财务部门负责人审核，报公司分管财务领导审批。使用法定代表人章的，须经法定代表人本人或其授权人审批。使用部门章的，由部门负责人审批。使用业务专用章的，由相关业务部门负责人审批。3.用印：经审核批准后，印章保管人员按照申请表上的内容在文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印事项、用印文件名称、份数、审批人等信息。4.留存文件：用印后的文件，使用部门应按照公司档案管理规定进行妥善保管，并将相关文件复印件或扫描件提交公司办公室备案。使用范围1.公司公章：用于公司对外发布的各类文件、信函、证明、报表等；签订各类合同、协议、意向书等具有法律效力的文件；办理公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照的年检、变更、注销等手续；代表公司参加各类会议、活动、招投标等事项，并签署相关文件。2.合同专用章：专门用于签订公司各类经济合同、协议等具有法律效力的文件。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付、开具发票、银行结算等相关财务业务。4.法定代表人章：用于特定财务事项及其他需要法定代表人签字确认的文件，如支票、汇票、财务报表等。5.部门章：仅限于部门内部文件、资料、报表、通知等的发布、流转和管理，不得用于对外签订合同、协议等具有法律效力的文件。6.业务专用章：根据公司业务开展需要，用于某项特定业务的文件、报表、证明等的制作和使用，如工程业务专用章用于工程相关文件的签署，客户服务专用章用于客户服务相关文件的盖章等。禁止使用情况1.未经公司领导批准，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。2.不得将印章用于与公司业务无关的事项。3.不得擅自更改用印文件的内容。4.严禁在虚假或违法违规的文件上加盖印章。印章的停用与销毁停用情形1.公司名称变更、重组、分立、合并等原因导致印章不再适用。2.印章损坏、遗失或被盗。3.因工作需要，原印章使用范围调整，不再使用该印章。停用流程1.印章保管部门或使用部门发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因，并经部门负责人签字确认后，报公司办公室审核。2.公司办公室审核通过后，提交公司领导审批。经批准后，由办公室负责发布印章停用通知，告知公司各部门及相关人员。3.印章停用通知发布后，印章保管人员应立即停止使用该印章，并将印章交回公司办公室。销毁1.对于停用的印章，由公司办公室负责组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、数量、停用原因等信息，并经公司领导审批。2.审批通过后，由办公室会同监察部门等相关人员对印章进行销毁。销毁过程应进行拍照或录像，确保印章彻底销毁。3.销毁完成后，参与销毁的人员应在《印章销毁清单》上签字确认。《印章销毁清单》一式三份，办公室、监察部门、财务部门各留存一份。监督与检查监督职责1.公司办公室负责对印章管理制度的执行情况进行日常监督检查，确保印章使用规范、安全。2.监察部门负责对印章管理过程中的违规行为进行调查处理，严肃追究相关人员的责任。3.财务部门负责对印章使用涉及的财务事项进行监督，确保财务收支合法合规。检查内容1.印章保管情况：检查印章是否存放在安全可靠的地方，保管人员是否符合要求，是否建立了印章保管台账等。2.印章使用情况：检查印章使用是否按照规定流程进行审批，申请表填写是否完整、准确，用印文件是否符合要求，是否存在违规用印情况等。3.印章交接情况：检查印章交接手续是否齐全，交接清单填写是否规范，交接双方是否签字确认等。4.印章停用与销毁情况：检查印章停用通知是否及时发布，停用印章是否及时交回，销毁印章是否按照规定流程进行等。检查频率1.公司办公室每月至少进行一次印章管理情况的自查，并将自查结果报公司领导。2.监察部门不定期对印章管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。3.每年年底，由公司办公室牵头，组织相关部门对印章管理制度的执行情况进行全面检查，并形成检查报告报公司领导。违规处理违规情形1.未按规定流程使用印章，擅自越权审批或使用印章。2.将印章交予他人保管或使用，未办理相关委托手续。3.在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。4.擅自更改用印文件的内容。5.未经批准，将印章用于与公司业务无关的事项。6.因保管不善，导致印章损坏、遗失或被盗。7.未按规定进行印章的停用、销毁等操作。处理措施1.对于违规使用印章的行为，一经发现，立即责令停止，并视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处理。2.因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任，并依法追究其法律责任。3.对于印章保管不善导致印章损坏、遗失或被盗的，责令保管人员立即采取补救措施，并给予相应的纪律处分。如因保管人员失职造成严重后果的，依法解除