职业技术学院游泳馆档案管理工作规定​

职业技术学院游泳馆档案管理工作规定​

一、总则1.为加强我校游泳馆档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在游泳馆运营、教学、科研及管理等方面的作用，根据国家有关档案管理的法律法规及学校档案管理的相关规定，结合游泳馆实际情况，特制定本工作规定。2.游泳馆档案是指在游泳馆规划、建设、运营、维护、教学培训、安全管理等各项活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。3.游泳馆档案管理工作遵循集中统一管理、分类科学、便于利用的原则，由学校档案馆统筹指导，游泳馆安排专人负责具体档案管理工作。二、档案管理职责分工1.学校档案馆职责-负责制定和完善学校档案管理的总体规章制度和标准，对游泳馆档案管理工作进行业务指导、监督和检查。-负责接收、保管游泳馆按规定移交的具有长期和永久保存价值的档案。-为游泳馆档案管理工作提供必要的技术支持和培训服务。2.游泳馆职责-建立健全本馆档案管理工作制度和流程，明确档案管理人员职责。-负责收集、整理、归档、保管本馆在日常工作中形成的各类档案资料，并按规定向学校档案馆移交相关档案。-积极配合学校档案馆开展档案管理工作检查、评估等活动，按照要求及时整改存在的问题。3.档案管理人员职责-负责游泳馆档案的日常收集、整理、分类、编号、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。-做好档案的保管工作，维护档案库房的安全与卫生，定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案损坏、丢失等问题。-负责档案的借阅、查阅登记工作，严格执行档案查阅、借阅制度，确保档案的安全和保密。-协助学校档案馆做好档案的移交工作，按照规定的时间和要求，编制移交清单，办理移交手续。三、档案收集范围1.规划建设类-游泳馆建设项目的可行性研究报告、立项批复、规划设计图纸、招投标文件、施工合同、竣工验收报告等相关资料。-游泳馆各类设施设备的采购合同、安装调试记录、使用说明书、维修保养记录等资料。2.运营管理类-游泳馆的管理制度、岗位职责、工作流程等文件。-游泳馆的运营计划、工作总结、统计报表等资料。-游泳馆的安全管理资料，包括安全制度、应急预案、安全检查记录、事故处理报告等。-游泳馆的财务管理资料，包括预算编制、经费使用情况、收费记录等。3.教学培训类-游泳课程教学大纲、教学计划、教案、教材等资料。-游泳培训活动的方案、培训记录、学员成绩等资料。-游泳教学改革、教学研究项目的申报书、研究报告、成果鉴定等资料。4.赛事活动类-承办或参与的各类游泳赛事的组织方案、秩序册、成绩册、赛事总结等资料。-与赛事相关的宣传资料、新闻报道、照片、视频等资料。5.人员管理类-游泳馆工作人员的基本信息、岗位聘任文件、考核评价资料等。-游泳馆志愿者、临时工作人员的相关管理资料。6.其他类-上级部门下发的与游泳馆相关的文件、通知等资料。-游泳馆获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案的照片及相关文字说明。-其他具有保存价值的资料。四、档案整理与归档1.整理原则-遵循档案形成的规律，保持档案之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。-按照档案的类别、时间顺序等进行分类整理，确保档案整理的科学性和系统性。2.整理方法-纸质档案：按照分类标准，对文件资料进行分类、编号、编目，编写卷内目录，将文件资料装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。-电子档案：对电子文件进行分类存储，建立电子档案目录，标注文件名称、日期、来源等关键信息，并定期进行数据备份，确保电子档案的完整性和可读性。-声像档案：对照片、录音、录像等声像资料进行分类整理，编写文字说明，注明拍摄时间、地点、内容、人物等信息，按照一定顺序编号存储，并建立相应的目录清单。3.归档要求-档案管理人员应定期对各类档案资料进行收集、整理，确保档案资料及时归档。一般情况下，当年形成的档案应在次年上半年完成归档工作。-归档的档案资料应齐全、完整、真实、有效，签字盖章等手续完备。-档案管理人员应填写档案移交清单，经游泳馆负责人审核签字后，将整理好的档案移交学校档案馆或在本馆指定地点妥善保管。五、档案保管1.保管条件-设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、防火设备、防虫防鼠设备等，确保档案库房环境符合档案保管要求。-档案库房应保持清洁、整齐，严禁存放易燃、易爆、易腐蚀等物品，确保档案的安全。2.保管期限-根据档案的性质和价值，确定档案的保管期限，分为短期（1-5年）、中期（5-10年）、长期（10年以上）和永久保存。具体保管期限按照学校档案管理相关规定执行。-对已到保管期限的档案，档案管理人员应进行鉴定，根据鉴定结果进行销毁或继续保存。销毁档案应编制销毁清册，经游泳馆负责人审核，报学校档案馆批准后，在指定地点进行销毁，并由专人负责监销。3.档案盘点-档案管理人员应定期对档案进行盘点，一般每半年进行一次全面盘点，核对档案的数量、完整性和存放位置等信息。-如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并向游泳馆负责人和学校档案馆报告，采取相应的补救措施。六、档案查阅与借阅1.查阅制度-本校师生因工作、学习需要查阅游泳馆档案的，应填写《游泳馆档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经游泳馆负责人批准后，到档案管理人员处办理查阅手续。-校外人员查阅游泳馆档案的，应持单位介绍信和本人有效身份证件，填写《游泳馆档案查阅申请表》，经游泳馆负责人审核，并报学校档案馆批准后，方可查阅。-查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.借阅制度-本校师生因特殊情况需要借阅游泳馆档案的，应填写《游泳馆档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、借阅期限等信息，经游泳馆负责人批准后，到档案管理人员处办理借阅手续。档案借阅期限一般不超过两周，如需续借，应办理续借手续。-校外单位因工作需要借阅游泳馆档案的，应持单位介绍信和本人有效身份证件，填写《游泳馆档案借阅申请表》，经游泳馆负责人审核，并报学校档案馆批准后，方可借阅。借阅期限根据实际情况确定，最长不超过一个月。-借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。借阅期满后，应按时归还档案，如发现档案损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。七、档案信息化建设1.积极推进游泳馆档案信息化建设，利用现代信息技术手段，提高档案管理的效率和水平。2.逐步建立游泳馆档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、整理、存储、检索和利用，为师生提供便捷的档案信息服务。3.加强电子档案的管理，按照国家有关电子档案管理的标准和规范，做好电子档案的收集、整理、归档、存储和备份等工作，确保电子档案的真实性、完整性和安全性。八、奖励与处罚1.对在游泳馆档案管理工作中表现突出的