职业技术学院学报档案管理工作管理办法​

职业技术学院学报档案管理工作管理办法​

第一章总则第一条为加强我校学报档案的科学管理，有效保护和利用学报档案资源，更好地服务于学校教学、科研及学报工作的开展，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本办法。第二条本办法所指学报档案，是指我校学报在编辑、出版、发行等各项工作过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条学报档案管理工作遵循统一领导、集中管理、分级负责、确保安全、便于利用的原则。由学校档案管理部门统筹协调，学报编辑部具体负责学报档案的收集、整理、归档和日常管理工作。第二章管理职责第四条学校档案管理部门职责1.负责制定和完善学校学报档案管理的规章制度，并监督执行。2.对学报档案管理工作进行业务指导、检查和考核，组织开展业务培训。3.负责接收、保管学报编辑部移交的档案，并按照规定进行整理、编目、数字化处理等工作，确保档案的安全保管和有效利用。4.负责对学报档案的鉴定、销毁工作进行监督和指导，确保档案处置符合规定。第五条学报编辑部职责1.明确专人负责学报档案的日常管理工作，确保档案管理工作的有序开展。2.按照学校档案管理部门的要求，做好学报档案的收集、整理、分类、编号、装订等工作，保证档案资料的完整性、准确性和系统性。3.定期向学校档案管理部门移交已整理好的学报档案，并办理交接手续。4.负责提供利用本部门保管的未移交档案，并做好利用登记工作。第三章档案收集范围第六条编辑过程档案1.选题策划材料，包括选题计划、选题论证报告、会议记录等。2.组稿材料，如约稿函、作者回复、组稿会议记录等。3.稿件审理材料，包含投稿登记表、初审意见、复审意见、终审意见、外审专家意见及相关通信记录等。4.编辑加工材料，如稿件修改记录、校对记录、排版样稿等。第七条出版发行档案1.出版许可证、准印证等相关文件。2.每期学报的印刷合同、印刷样本、发行记录（包括发行范围、数量、读者反馈等）。3.与发行相关的宣传推广材料，如海报、宣传册、新闻稿等。第八条其他相关档案1.学报获奖材料，包括各级各类奖项的申报材料、获奖证书复印件等。2.参加学术会议、交流活动的相关材料，如会议通知、参会人员名单、交流论文等。3.与学报发展有关的重要往来信件、上级主管部门的指示文件等。第四章档案整理与归档第九条整理要求1.学报档案应按照年度、期次进行分类整理，同一期次的档案材料按照编辑、出版、发行等不同环节进行有序排列。2.对每份档案材料应进行编号，并编制相应的目录，目录应包含档案名称、编号、日期、来源等信息，确保档案材料的清晰可查。3.对于电子档案，应按照规定的存储格式和命名规则进行整理存储，并建立相应的索引目录，以便于检索和利用。第十条归档时间1.学报编辑部应在每年的[具体日期]前，将上一年度的学报档案整理完毕，并向学校档案管理部门移交。2.对于临时性、阶段性工作形成的档案，应在工作结束后的[规定时间]内完成整理归档工作。第十一条归档手续1.学报编辑部向学校档案管理部门移交档案时，应填写档案移交清单，清单应详细列出档案的名称、数量、年度、期次等信息。2.双方在移交清单上签字盖章，完成交接手续。档案移交清单一式两份，双方各留存一份，以备查阅。第五章档案保管与保护第十二条保管条件1.学校档案管理部门应设立专门的库房或区域存放学报档案，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.配备必要的档案保管设备，如档案架、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。第十三条保管期限1.学报档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案包括学报创刊号、重要历史时期的学报样本、获奖材料、上级主管部门重要文件等。2.长期保管的档案期限一般为[X]年，主要包括常规编辑出版过程中的重要文件、稿件审理记录等。3.短期保管的档案期限一般为[X]年，如一般性的宣传材料、临时性工作文件等。具体保管期限可根据档案的重要性和实际利用价值进行确定。第十四条定期检查1.学校档案管理部门应定期对学报档案进行检查，每[检查周期]不少于一次，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如受潮、虫蛀、破损等情况。2.对检查情况应进行详细记录，记录内容包括检查时间、检查人员、发现的问题及处理措施等。第六章档案利用第十五条利用申请1.校内各部门及个人因教学、科研、管理等工作需要查阅学报档案的，应填写《学报档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交学校档案管理部门。2.校外单位或个人查阅学报档案的，应持单位介绍信及本人有效身份证件，填写《学报档案查阅申请表》，经学报编辑部负责人和学校档案管理部门负责人审批同意后，方可查阅。第十六条利用方式1.档案管理部门应根据申请内容，为查阅者提供相应的档案资料，并在指定的场所进行查阅，查阅者不得擅自将档案带出指定场所。2.查阅者如需摘录、复制档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定办理相关手续。摘录、复制的档案内容应注明出处和档案编号。3.档案管理人员应做好档案利用登记工作，记录查阅者的姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。第十七条保密规定1.查阅者必须严格遵守国家有关保密法律法规和学校档案保密制度，不得泄露档案内容。2.对于涉及国家机密、商业秘密或个人隐私等敏感信息的学报档案，应按照相关规定进行严格管理，未经授权不得查阅和利用。第七章档案鉴定与销毁第十八条鉴定工作1.学校档案管理部门应定期组织对学报档案进行鉴定，一般每[鉴定周期]进行一次。鉴定工作由档案管理部门牵头，会同学报编辑部等相关部门组成鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的保管期限、实际利用价值等因素，对档案进行逐一审查，确定档案是否仍具有保存价值。第十九条销毁处理1.对经鉴定确无保存价值的档案，应编制《学报档案销毁清单》，详细列出档案的名称、编号、日期、数量等信息。2.《学报档案销毁清单》经学校档案管理部门负责人审核，报学校主管领导批准后，方可进行销毁处理。3.销毁档案时，应采用合适的销毁方式，如粉碎、焚烧等，并确保档案信息无法恢复。销毁过程应有专人负责监督，并在销毁清单上签字确认。4.销毁清单应永久保存，以备查考。第八章奖励与处罚第二十条奖励措施1.对在学报档案管理工作中表现突出的部门和个人，学校将给予表彰和奖励。表彰形式包括颁发荣誉证书、通报表扬等，奖励可包括物质奖励等。2.对在档案收集、整理、保护、利用等方面提出合理化建议并取得显著成效的，学校将视情况给予相应的奖励。第二十一条处罚规定1.对违反本办法规定，导致学报档案丢失、损坏、泄密等情况的部门或