研究生财务报销票据审核制度​

研究生财务报销票据审核制度​

一、总则1.为加强学校研究生财务报销管理，规范财务报销行为，确保报销票据真实、合法、有效，提高资金使用效益，根据国家相关法律法规及学校财务管理制度，特制定本制度。2.本制度适用于学校全体研究生，包括博士研究生和硕士研究生。二、审核主体与职责1.研究生导师：对研究生提交的报销票据进行初步审核，确保报销事项与科研项目或学习活动相关，费用合理，并在报销单上签字确认。2.学院科研秘书或研究生管理人员：对导师签字后的报销票据进行二次审核，重点审核票据的完整性、合规性，检查报销项目是否符合学院相关规定，确认无误后签字，并协助研究生整理报销材料。3.财务部门：作为最终审核主体，依据国家财务法规、学校财务制度以及预算安排，对报销票据进行全面、细致的审核。审核内容包括票据真实性、合法性、有效性，报销金额计算准确性，报销手续完备性等。对于不符合规定的票据，予以退回并说明理由。三、报销票据的基本要求1.真实性要求-报销票据必须是真实发生的经济业务所取得的原始凭证，不得虚构或篡改。-票据上的开票单位、业务内容、金额等信息应与实际经济业务相符。2.合法性要求-报销票据必须符合国家税收法律法规和财务制度规定，是由税务部门监制或财政部门监制的正规票据。-行政事业性收费应取得财政部门统一监制的收费票据；经营性业务应取得税务部门监制的发票。-自制的白条、收据等非正式票据不得作为报销凭证。3.有效性要求-报销票据应加盖开票单位的发票专用章或财务专用章，印章应清晰可辨。-票据上的各项内容应填写完整、准确，字迹清晰，不得有涂改、挖补等现象。若票据内容有错误，应由出具单位重开或更正，更正处应加盖出具单位印章。-发票应在规定的有效期内报销，逾期票据原则上不予报销。四、各类报销票据的具体审核要点1.发票-发票抬头：必须填写学校全称，即“[学校名称]”，不得简写或错写。-发票内容：应详细注明购买的商品或服务名称、规格、数量、单价、金额等信息。若内容较多，可附发票清单，并加盖开票单位发票专用章。-发票金额：大小写金额应一致，不得有涂改痕迹。金额计算应准确无误，注意税率、税额的计算是否正确。-发票日期：应在业务发生的合理期间内，避免出现跨年度或时间间隔过长的发票。2.行政事业性收费票据-审核票据是否为财政部门统一印制和监制的正规票据，票据编号、监制章等标识应清晰完整。-收费项目应符合国家规定的收费范围和标准，收费单位应与实际提供服务或管理的单位一致。-票据上应注明收费依据、收费期限等相关信息。3.差旅费报销票据-车票、机票：必须是实名购买，姓名应与报销人一致。车票、机票上的日期、车次、航班号等信息应与出差行程相符。-住宿费发票：发票上应注明住宿日期、住宿人数、单价、金额等信息，且住宿地点应与出差目的地一致。同时，要关注住宿费标准是否符合学校规定的差旅费标准。-餐饮发票：应根据出差实际情况合理报销，避免出现与出差行程不符或明显不合理的餐饮费用。对于会议期间包含餐饮安排的，应提供会议通知等相关证明材料，扣除相应的餐饮费用。-其他票据：如市内交通费发票、订票手续费发票等，应确保与出差行程相关，且金额合理。4.科研经费报销票据-设备购置发票：应详细注明设备名称、型号、规格、数量等信息，设备购置应符合科研项目预算安排。对于大型设备购置，还需提供设备采购合同、验收报告等相关材料。-实验材料发票：发票内容应清晰反映所购实验材料的名称、规格、数量、单价等信息，材料采购应与科研项目研究内容相关。对于批量采购的实验材料，需提供采购清单及入库单等证明材料。-测试化验加工发票：应注明测试化验加工项目、服务单位、服务内容、收费标准等信息，相关业务应与科研项目紧密相关，并符合预算要求。同时，可能需要提供测试化验加工协议或合同等证明材料。-科研协作费发票：报销时需提供科研协作合同，明确协作内容、经费预算、支付方式等条款。发票金额应与合同约定相符，协作单位应具备相应的资质和能力。五、报销票据的粘贴与整理1.研究生应将报销票据按照类别进行分类整理，如发票、车票、机票、住宿发票等，同类票据应粘贴在一起。2.票据粘贴应使用专用的报销粘贴单，从粘贴单的左上角开始，按照从小到大、从右到左的顺序依次粘贴，确保票据平整、牢固，不得超出粘贴单边缘。3.对于较大的票据，如A4纸大小的发票或合同等，可将其折叠成与粘贴单大小相近的尺寸后再进行粘贴。4.在每张粘贴单上应注明票据的类别、张数、金额合计等信息，便于审核和计算。六、报销手续与流程1.研究生根据实际发生的经济业务，收集整理好相关报销票据，填写报销单。报销单应详细填写报销人姓名、学号、学院、专业、联系电话、报销事由、报销金额等信息，并在报销单上签字确认。2.将填写好的报销单及粘贴好的报销票据一并提交给导师，导师进行初步审核签字。导师应认真核实报销事项的真实性、合理性，并对报销金额进行确认。3.经导师签字后的报销材料提交给学院科研秘书或研究生管理人员，进行二次审核签字。学院审核人员应检查报销材料的完整性、合规性，确保报销事项符合学院规定。4.学院审核通过后的报销材料统一提交至学校财务部门。财务部门对报销票据进行最终审核，审核通过的报销业务，按照学校财务报销流程进行款项支付；对于审核不通过的报销票据，财务部门应及时通知研究生，说明原因并要求补充或更正相关材料。七、违规处理1.对于提供虚假报销票据、虚报冒领等违规行为，一经查实，学校将视情节轻重给予相应的纪律处分，追回违规报销的款项，并取消相关研究生当年的各类评优评先资格。2.导师、学院科研秘书或研究生管理人员、财务部