职业技术学院图书馆纸质图书采购管理制度​

职业技术学院图书馆纸质图书采购管理制度​

一、总则1.为加强我院图书馆纸质图书采购管理，规范采购流程，提高采购质量和资金使用效益，满足教学、科研和师生阅读需求，特制定本制度。2.纸质图书采购工作应遵循公开、公平、公正的原则，严格按照相关法律法规和学院规定执行。二、采购组织与职责1.图书馆采购工作小组-组成：由图书馆馆长担任组长，成员包括各学科馆员、采编部工作人员等。-职责：负责制定纸质图书采购计划、确定采购渠道、审核采购预算、评估供应商、监督采购过程等。2.图书馆馆长-全面负责图书馆纸质图书采购工作的领导与决策，审批采购计划和预算，协调与学院其他部门的关系。3.学科馆员-深入了解各学科教学、科研动态和师生阅读需求，负责提供本学科纸质图书采购建议清单，参与图书采购的筛选和评估工作。4.采编部工作人员-具体承担纸质图书采购的日常工作，包括与供应商联系、订单处理、到货验收、数据录入、上架等工作，负责整理采购相关资料并归档。三、采购计划制定1.需求调研-每学年末，学科馆员通过问卷调查、座谈会、在线咨询等方式，广泛收集各系部教师、学生对纸质图书的需求信息。-关注各学科专业发展规划、课程设置调整、科研项目进展等情况，分析教学和科研对纸质图书的新需求。2.计划编制-采编部根据需求调研结果，结合图书馆馆藏现状、资源建设规划以及当年采购预算，制定纸质图书采购计划草案。-采购计划应明确采购图书的学科类别、数量、预算分配等内容，同时考虑不同层次读者的需求，确保各类别图书的合理比例。3.审核与审批-采购计划草案提交图书馆采购工作小组审议，经充分讨论后进行修改完善。-修订后的采购计划报图书馆馆长审核，再提交学院主管领导审批。审批通过后的采购计划方可执行。四、采购渠道选择1.供应商选择标准-具有合法经营资质，信誉良好，无不良记录。-具备丰富的图书资源，能提供符合我院学科需求的各类纸质图书。-提供优质的售后服务，包括及时供货、退换货保障等。-价格合理，在保证图书质量的前提下，给予一定的价格优惠。2.供应商评估与确定-图书馆采购工作小组通过实地考察、网络查询、同行推荐等方式，收集潜在供应商信息，并对其进行综合评估。-定期对现有供应商进行考核，考核内容包括供货质量、供货速度、服务态度等方面。根据考核结果，决定是否继续合作。-确定合作供应商后，签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，包括图书质量、价格、交货时间、付款方式、售后服务等条款。五、采购流程1.采购申请-学科馆员根据采购计划和实际需求，填写纸质图书采购申请表，详细列出拟采购图书的书名、作者、出版社、ISBN号等信息，并说明采购理由。-采购申请表经所在部门负责人签字确认后提交采编部。2.订单生成与发送-采编部对采购申请表进行汇总和审核，确认无误后生成采购订单。-采购订单通过邮件、传真或采购平台等方式发送给供应商，并要求供应商在规定时间内确认订单。3.到货验收-供应商按照合同约定的时间和方式送货至图书馆。-采编部工作人员依据采购订单和送货清单，对到货图书进行逐包、逐本验收，检查图书的数量、品种、版本、质量等是否与订单一致。-对于存在质量问题或与订单不符的图书，及时与供应商沟通，要求其在规定时间内更换或补货。4.数据录入与上架-验收合格的图书，采编部工作人员按照图书馆编目规则进行分类、编目，将图书信息录入图书馆管理系统。-完成编目的图书及时上架，确保读者能够尽快借阅。六、采购资金管理1.预算编制-图书馆根据学院财务预算编制要求，结合纸质图书采购计划，编制年度采购预算。预算应详细列出各类图书的采购金额、供应商费用、运输费用等明细。2.预算执行与控制-严格按照批准的预算执行纸质图书采购工作，不得超预算采购。-采编部定期统计采购资金使用情况，向图书馆馆长汇报。如发现预算执行偏差较大，应及时分析原因并采取调整措施。3.付款结算-图书到货验收合格后，采编部根据采购合同和供应商提供的发票，办理付款申请手续。-付款申请经图书馆馆长审核、学院财务部门审批后，按照学院财务规定的付款方式进行结算。七、监督与评估1.内部监督-图书馆采购工作接受学院内部审计和纪检部门的监督，确保采购过程合法合规。-图书馆采购工作小组定期对采购工作进行自查，检查采购计划执行情况、采购流程规范性、供应商服务质量等方面，发现问题及时整改。2.读者监督-设立读者意见箱和投诉电话，接受读者对纸质图书采购工作的意见和建议。-定期开展读者满意度调查，了解读者对采购图书的质量、数量、种类等方面的满意度，根据调查结果改进采购工作。3.采购绩效评估-每学年末，图书馆对纸质图书采购工作进行绩效评估。评估指标包括采购计划完成率、图书利用率、读者满意度等。-根