职业技术学院科研项目档案管理工作规定​

职业技术学院科研项目档案管理工作规定​

一、总则1.目的：为加强学院科研项目档案管理，确保科研项目档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科研项目档案在学院科研工作中的重要作用，依据国家有关法律法规和档案管理规定，结合学院实际情况，特制定本规定。2.适用范围：本规定适用于学院承担的各级各类科研项目档案的管理工作，包括国家级、省部级、市厅级及横向科研项目等。3.管理原则：科研项目档案管理遵循集中统一管理、分类整理、便于利用的原则，确保档案管理与科研项目实施同步进行。二、管理职责1.学院档案管理部门职责-负责制定和完善学院科研项目档案管理工作的规章制度，并监督执行。-对各部门科研项目档案管理工作进行业务指导、检查和考核。-负责接收、整理、保管和提供利用全院科研项目档案。-组织开展科研项目档案管理人员的业务培训。2.科研项目管理部门职责-负责在科研项目申报、立项、实施和验收等过程中，及时向档案管理部门移交相关档案材料。-指导项目负责人按照档案管理要求整理项目档案材料。-协助档案管理部门对科研项目档案进行检查和验收。3.项目负责人职责-负责本项目档案材料的收集、整理、归档工作，并确保档案材料的真实性、完整性和准确性。-在项目完成后，按照规定时间向学院档案管理部门移交项目档案。-配合档案管理部门和科研项目管理部门对项目档案进行检查、验收等工作。三、档案收集范围1.项目申报阶段：项目申报书、可行性研究报告、论证材料、查新报告、合作协议等。2.项目立项阶段：立项批复文件、任务书、合同书等。3.项目实施阶段-研究计划、方案、总结、进展报告等。-实验记录、测试数据、统计报表、调查问卷等。-研究过程中形成的论文、著作、专利、软件著作权等知识产权成果材料。-科研经费预算、决算、报销凭证等财务资料。-国内外学术交流材料，包括学术会议报告、合作研究协议等。-仪器设备购置、使用、维护记录等相关材料。4.项目验收阶段：验收申请报告、验收意见、验收证书等。四、档案整理与归档1.整理要求-科研项目档案应按照项目进行整理，保持档案材料的内在联系和系统性。-档案材料应分类装订，每卷应编制卷内目录，注明材料名称、日期、页码等信息。-照片、声像等特殊载体档案应进行数字化处理，并与纸质档案建立关联。2.归档时间-项目负责人应在项目完成后的三个月内，将整理好的项目档案移交学院档案管理部门。-对于跨年度的科研项目，应在每年年底将当年形成的档案材料进行整理归档。3.归档手续-档案移交时，项目负责人应填写《科研项目档案移交清单》，经双方签字确认后，完成档案移交手续。-档案管理部门应对接收的档案进行认真核对，确保档案数量准确、质量符合要求。五、档案保管与保护1.保管条件-学院档案管理部门应设置专门的库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案保管环境安全、适宜。-档案库房应保持清洁、通风，定期进行检查和维护，防止档案损坏、霉变、虫蛀等情况发生。2.分类保管-科研项目档案应按照项目类别、年份等进行分类保管，便于查找和利用。-对重要的科研项目档案，应进行备份保存，防止因意外事件导致档案丢失或损坏。3.保密管理-严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的科研项目档案，应采取相应的保密措施，确保档案信息安全。-档案管理人员应签订保密责任书，不得擅自泄露档案内容。六、档案利用1.利用原则：学院科研项目档案应在不违反保密规定的前提下，为学院教学、科研、管理等工作提供服务，充分发挥档案的利用价值。2.利用手续-校内人员查阅科研项目档案，应填写《科研项目档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。-校外人员查阅科研项目档案，需经学院科研项目管理部门和档案管理部门批准，并签订保密协议后，方可查阅。3.利用方式-档案管理部门可根据利用者的需求，提供档案原件查阅、复印件、扫描件等服务。-对珍贵或易损的档案，一般不提供原件查阅，可提供复制件或数字化副本。七、档案鉴定与销毁1.鉴定工作-学院档案管理部门应定期对科研项目档案进行鉴定，确定档案的保存期限和价值。-成立档案鉴定小组，由档案管理部门、科研项目管理部门和相关专家组成，负责对档案进行鉴定。2.销毁程序-对经鉴定确无保存价值的科研项目档案，应填写《科研项目档案销毁清单》，经学院主管领导批准后，进行销毁。-档案销毁应指定专人负责，采用适宜的销毁方式，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录。八、奖励与处罚1.奖励措施-对在科研项目档案管理工作中表现突出的部门和个人，学院将给予表彰和奖励。-对积极提供有价值的科研项目档案，为学院教学、科研和管理工作做出重要贡献的人员，学院将给予适当的奖励。2.处罚措施-对违反本规定，造成科研项目档案丢失、损坏、泄密等情况的部门和个人，学院将视情节轻重，给予批评教育、行政处