职业技术学院教学运行档案管理工作细则​

职业技术学院教学运行档案管理工作细则​

一、总则1.为加强我院教学运行档案管理，确保教学档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥教学档案在教学管理、教学研究及人才培养中的重要作用，特制定本工作细则。2.教学运行档案是指学院在教学活动全过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。3.教学运行档案管理工作遵循集中统一管理的原则，确保档案资料的安全、有效利用。二、管理体制与职责分工1.学院层面-学院设立专门的档案管理机构，负责统筹规划、组织协调和监督指导全校教学运行档案管理工作。-档案管理机构配备专职档案管理人员，负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.部门层面-各教学单位（系部、教研室等）负责本单位教学运行档案的收集、整理和初步审核工作，并按规定向学院档案管理机构移交。-教务处、学生处等职能部门负责收集、整理和归档与本部门业务相关的教学运行档案资料，并及时移交学院档案管理机构。三、档案收集范围1.教学管理文件-上级教育主管部门及学院制定的有关教学工作的政策、法规、条例、规定、办法等文件。-学院教学工作计划、总结、教学工作会议纪要、教学工作简报等。2.专业建设档案-专业人才培养方案、专业申报与评估材料、专业建设规划与总结等。-专业教学团队建设资料，包括团队成员信息、师资培训计划与总结等。3.课程建设档案-课程教学大纲、课程标准、课程教案、课件等教学资料。-课程考核资料，包括考试试卷、评分标准、成绩册、试卷分析等。-精品课程、在线开放课程等课程建设项目申报与建设材料。4.实践教学档案-实习实训教学计划、实习实训指导书、实习实训报告等。-实验教学资料，包括实验教学大纲、实验项目、实验报告等。-毕业设计（论文）资料，包括选题审批表、开题报告、毕业设计（论文）正文、答辩记录、成绩评定等。5.教学改革与研究档案-教学改革项目申报、立项、结题材料。-教学研究论文、著作、教学成果奖申报与获奖材料。6.学生学籍管理档案-学生入学录取材料、学籍卡片、成绩登记表、毕业生登记表等。-学生休学、复学、转学、退学等学籍变动材料。7.教学质量监控档案-教学检查计划、检查记录、检查总结等。-教学评估资料，包括教师教学质量评估、专业评估、课程评估等。-学生评教、同行评教、领导评教等相关材料。四、档案收集要求1.各部门和教学单位应明确专人负责教学运行档案收集工作，确保档案收集工作的及时性和准确性。2.档案收集应保持文件材料的完整性，做到齐全、完整，不得遗漏重要文件和资料。3.收集的文件材料应确保真实、准确，签字盖章等手续完备。4.电子文件应与纸质文件同步收集，存储格式应符合档案管理要求，并确保其可读性和可检索性。五、档案整理与归档1.整理原则-遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。-按照分类标准进行科学分类，同一类别的文件材料应按照时间顺序或重要程度进行排列。2.整理方法-纸质文件应进行分类、编号、编目、装订等整理工作。-电子文件应进行分类存储，建立相应的目录索引，并进行备份存储。3.归档时间-各部门和教学单位应在每年规定时间内将整理好的教学运行档案移交学院档案管理机构。-临时性教学活动结束后，相关部门应及时将档案资料整理归档。4.归档手续-移交档案时，移交单位应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、类别等信息，并由移交人和接收人签字确认。六、档案保管1.学院档案管理机构应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案保管环境符合要求。2.档案应按照分类标准进行上架存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案损坏、丢失等问题。4.对电子档案应定期进行备份，存储介质应妥善保管，并定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。七、档案利用1.学院内部人员因教学、科研、管理等工作需要查阅教学运行档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理机构办理查阅手续。2.查阅档案应在档案管理机构指定的地点进行，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。3.外单位人员查阅学院教学运行档案，应持单位介绍信，经学院相关部门负责人批准后，方可办理查阅手续。4.如需复印或摘录档案内容，应按照学院规定办理相关手续，经批准后方可进行。5.档案管理人员应做好档案利用登记工作，记录查阅人员的姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。八、档案鉴定与销毁1.学院档案管理机构应定期对教学运行档案进行鉴定，确定档案的保存期限和是否具有继续保存的价值。2.对已到保存期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。3.档案销毁前，应编制销毁清册，经学院主管领导审批后，由档案管理人员和监督人员共同进行销毁处理，并在销毁