研究生档案移交管理细则​

研究生档案移交管理细则​

一、总则1.为了加强我校研究生档案移交管理工作，确保研究生档案的完整性、准确性和安全性，根据国家有关档案管理规定及学校实际情况，特制定本细则。2.本细则适用于我校所有研究生档案的移交管理工作，包括全日制研究生和非全日制研究生档案。3.研究生档案移交管理工作遵循“谁管理、谁负责，及时移交、规范操作”的原则。二、档案移交职责分工1.研究生院-负责统筹规划全校研究生档案移交工作，制定档案移交计划和时间表。-对各学院（培养单位）档案移交工作进行指导、监督和检查。-接收各学院（培养单位）移交的研究生档案，并进行整理、分类、编目等工作，将整理好的档案移交学校档案馆统一保管。2.各学院（培养单位）-负责本单位研究生档案的收集、整理、审核和初步归档工作，确保档案材料齐全、完整、真实、有效。-按照研究生院规定的时间和要求，将整理好的研究生档案移交至研究生院。-协助研究生院和学校档案馆对研究生档案进行查询、利用等相关工作。三、档案移交流程1.档案收集整理阶段-各学院（培养单位）-在研究生入学后，组织研究生填写个人基本信息表，收集研究生的本科毕业证书、学位证书复印件，思想政治表现鉴定材料，党团组织关系材料等入学相关材料。-在研究生培养过程中，及时收集研究生的课程学习成绩单、科研成果材料（论文发表、科研项目参与情况等）、实践活动记录、奖惩材料等。-对收集到的档案材料进行分类整理，按照档案内容的性质和时间顺序进行排列，去除重复、无效的材料，并对每份材料进行编号。-审核档案材料的真实性、完整性和规范性，确保材料内容填写完整、签字盖章齐全。对不符合要求的材料，及时通知研究生本人或相关部门进行补充、更正。-研究生院-定期对各学院（培养单位）档案收集整理工作进行检查指导，提供必要的业务支持和培训。-对各学院（培养单位）提交的档案整理情况进行抽查，发现问题及时反馈并督促整改。2.档案移交准备阶段-各学院（培养单位）-完成档案整理工作后，编制档案移交清单，清单内容应包括研究生姓名、学号、专业、档案材料明细（每份材料名称、数量）等信息。-将整理好的研究生档案按照一定的分类标准（如年级、专业等）进行装袋或装箱，并在包装上标明学院（培养单位）名称、研究生年级、专业、档案数量等信息。-向研究生院提交档案移交申请，说明档案整理情况、移交清单内容及移交时间安排等。-研究生院-收到各学院（培养单位）的档案移交申请后，对申请内容进行审核，确定接收档案的时间和地点。-安排专人负责档案接收工作，提前做好接收场地、设备等准备工作。3.档案移交阶段-各学院（培养单位）-按照与研究生院约定的时间和地点，安排专人将档案运送至指定地点，并携带档案移交清单一式两份。-在移交现场，与研究生院接收人员共同核对档案的数量、清单内容等信息，确保档案移交的准确性。-双方核对无误后，在档案移交清单上签字盖章，各留存一份。-研究生院-接收人员对移交的档案进行认真清点和检查，核对档案数量、清单内容是否一致，档案包装是否完好等。-对接收的档案进行临时存放，并按照后续整理计划进行安排。如发现档案存在问题，及时与学院（培养单位）沟通，要求其进行补充或整改。4.档案整理与再移交阶段-研究生院-对接收的研究生档案进行统一整理，按照学校档案馆的要求进行分类、编目、装订等工作。-整理完成后，编制详细的档案移交目录，包括研究生姓名、学号、专业、档案盒编号、档案内容摘要等信息。-将整理好的研究生档案移交至学校档案馆，办理正式的移交手续，移交目录一式两份，双方签字盖章后各留存一份。-学校档案馆-对研究生院移交的研究生档案进行接收检查，核对移交目录内容与档案实际情况是否一致。-对接收的档案进行妥善保管，按照档案管理规定进行上架存储，并做好档案的安全防护工作。四、档案移交时间要求1.新生档案应在研究生入学后[X]周内完成收集整理工作，并提交档案移交申请，研究生院在收到申请后[X]个工作日内安排接收。2.毕业生档案应在毕业当年[具体日期]前完成收集整理和移交工作，确保毕业生离校前档案能够顺利移交至学校档案馆或就业单位（按照就业派遣情况而定）。3.中途转学、退学、休学等特殊情况的研究生档案，学院（培养单位）应在相关手续办理完成后[X]个工作日内完成档案整理并移交至研究生院，研究生院在收到后[X]个工作日内完成向学校档案馆或其他接收单位的移交工作。五、档案移交的监督与检查1.研究生院定期对各学院（培养单位）档案移交工作进行监督检查，检查内容包括档案收集整理情况、移交时间、移交质量等方面。2.对档案移交工作中存在拖延、档案材料不齐全、不规范等问题的学院（培养单位），研究生院将进行通报批评，并要求其限期整改。3.学校档案馆对研究生院移交的档案质量进行监督，如发现档案整理不符合要求，有权要求研究生院重新整理后再进行移交。六、档案移交的安全管理1.在档案移交过程中，各学院（培养单位）和研究生院应采取必要的安全措施，确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。2.档案运输过程中，应使用专门的档案运输工具，并做好防护措施，避免